6 e-mailscripts voor de perfecte follow-up-e-mail aan een klant

6 e-mailscripts voor de perfecte follow-up-e-mail aan een klant

Als freelancer, aannemer of eigenaar van een klein bedrijf kan het werken met klanten een van de moeilijkste onderdelen van je werk zijn. Dit geldt vooral wanneer die klanten op mysterieuze wijze niet meer reageren. Wanneer dit gebeurt, moet je waakzaam zijn bij het verzenden van een follow-up e-mail. En dit is waar een aantal handige e-mail scripts in het spel komen.

Wanneer geschreven met een beetje gedachte en vooruitziende blik, kan de juiste follow-up e-mail snel resultaat opleveren.

Als je niet zeker weet hoe je dit moet doen, maak je dan geen zorgen! Het zien van een paar voorbeelden en begrijpen hoe (en waarom) ze werken, is meestal alles wat je nodig hebt om deze tactiek effectief in je bedrijf te gaan gebruiken.

In deze post gaan we zes veelvoorkomende situaties introduceren met niet-reagerende klanten.

Voor elke situatie geven we een voorbeeld van een follow-up e-mail, en leggen we uit waarom het waarschijnlijk resultaten zal opleveren.

E-mail scripts en sjablonen:

👉 1. Opvolging na indiening van een voorstel
👉 2. Herinnering dat je wacht op een reactie
👉 3. Uitnodiging voor nieuw werk
👉 4. Contact opnemen na een tijd van inactiviteit
👉 5. Verzoek om een achterstallige betaling
👉 6. De laatste e-mail

Waarom het loont om een zorgvuldig geformuleerde follow-up e-mail te ontwerpen

Wanneer het aankomt op het maken van e-mailscripts, is het zeker de moeite waard om ze zorgvuldig te ontwerpen. Een overhaast verstuurde e-mail kan meer kwaad dan goed doen, dus u zult strategisch te werk willen gaan.

Dit houdt een aantal overwegingen in. Denk na over de actie die je wilt dat de ontvanger onderneemt, en hoe je hem zachtjes (maar vastberaden) in die richting kunt stimuleren. Daarnaast is het van vitaal belang om aandacht te besteden aan elk woord dat u gebruikt. Toon en intentie zijn hier net zo belangrijk als inhoud – vooral wanneer je te maken hebt met een niet-reagerende of moeilijke klant.

Het schrijven van solide e-mailscripts die resultaat opleveren vergt oefening. Maar om je op weg te helpen, geven we een aantal voorbeelden die je kunt gebruiken en waar je van kunt leren.

We hebben in de loop der jaren met veel uitdagende en moeilijk te benaderen klanten gewerkt, en wat volgt zijn de soorten e-mails waarvan we hebben gemerkt dat ze het beste werken.

Zes e-mailscripts die u kunt gebruiken om niet reagerende klanten op te volgen

Laten we nu eens kijken naar de zes scripts zelf! Door deze e-mails zelf te gebruiken (en misschien een beetje aan te passen), kunt u uw kans op succesvolle contacten aanzienlijk vergroten.

Ze staan niet in volgorde van belangrijkheid of relevantie, dus u bent vrij om te kiezen welke u het eerst aanspreekt!

Volgactie na indiening van een voorstel

Weinig dingen zijn frustrerender dan een gedetailleerd voorstel voor een nieuw project indienen en vervolgens niets terug horen. Je bent klaar om aan de slag te gaan, en elke dag vertraging betekent een dag langer wachten op betaling zodra het project is afgerond.

Het goede nieuws is dat het uitblijven van een reactie op een voorstel zelden betekent dat de klant er niet blij mee is of niet verder wil. Integendeel, meestal laten ze u dat meteen weten. In plaats daarvan zult u vaak merken dat ze het te druk hebben gehad om erover na te denken, of zelfs om uw e-mail volledig te lezen.

In de woorden van Mercedes Cardona van OMH Communications:

Hoe dan ook, u zult zeker een follow-up met deze klant willen uitvoeren. U moet in de voorhoede van hun gedachten blijven en hen eraan herinneren tijd vrij te maken in hun agenda om uw voorstel de aandacht te geven die het verdient. Meestal is een vriendelijk duwtje in de rug voldoende:

Hoi, ik vroeg me af of je al de kans hebt gehad om ons meest recente voorstel te bekijken. We staan te popelen om je gedachten te horen, en om aan dit project te beginnen! Laat het me weten als u vragen heeft over de details van het voorstel (zoals beschreven in mijn vorige e-mail).

Dit bericht begint met een beleefde erkenning van hoe druk de klant het heeft, en dat u begrijpt dat ze misschien nog niet in staat zijn geweest om uw voorstel grondig te bekijken. Vervolgens worden ze kort herinnerd aan de focus van het voorstel, zodat ze niet terug hoeven te gaan naar de vorige e-mail om zich te oriënteren.

De tweede alinea is hier het cruciale element. Het is een goed idee om de klant te laten weten dat je enthousiast bent over het project (zelfs als je je ook gefrustreerd voelt). Dit enthousiasme kan het zetje zijn dat ze nodig hebben. Plus, door vragen te stellen, vertel je hen dat ze je voorstel niet meteen hoeven goed te keuren of af te wijzen, maar dat ze vrij zijn om eerst hun vragen of zorgen te uiten.

Natuurlijk wil je de follow-up e-mail afsluiten met je favoriete sign-off zin en je naam. Bovendien moet u terminologie zoals “er is geen haast” in dit soort berichten vermijden. Hoewel u beleefd en attent wilt blijven, wilt u de klant ook aanmoedigen om zo snel mogelijk actie te ondernemen (uw bankrekening hangt ervan af!).

Herinnering dat u op een reactie wacht

Dit is misschien wel de meest voorkomende situatie waarin u zich bevindt wanneer u te maken krijgt met klanten die niet reageren. U zit midden in een of ander project, en u kunt niet verder totdat de klant een belangrijke vraag beantwoordt of een bepaalde bron beschikbaar stelt. Maar u wordt geconfronteerd met radiostilte.

In deze situatie is het in het belang van zowel u als uw klant om snel contact op te nemen. U wilt immers allebei dat het project goed verloopt en dat er geen tijd wordt verspild. Net als bij het vorige scenario is het zeer waarschijnlijk dat de klant uw e-mail wel heeft gezien, maar het is vergeten of heeft gemarkeerd om het later af te handelen.

Deze follow-up e-mail kan een paar dagen tot een week na de vorige communicatie worden verzonden, afhankelijk van de urgentie van het project:

Hoi, ik wilde opvolgen, en zien of je een kans hebt gehad om mijn vorige e-mail te herzien. Zoals ik al zei, zodra we uw antwoord hebben, kunnen we meteen verder gaan met de volgende fase van het project. Laat het me weten als ik nog meer duidelijkheid kan verschaffen over wat we nodig hebben!

De eerste paragraaf is op dezelfde manier opgebouwd als ons laatste voorbeeld, en dat is met opzet. Ook hier is het belangrijk te erkennen hoe druk de klant het heeft, en te voorkomen dat hij ongeduldig of gefrustreerd overkomt.

Daarnaast laat een korte herinnering aan uw vraag hen precies weten waar u naar op zoek bent. Tegelijkertijd wil je hier niet te gedetailleerd worden, omdat de klant gewoon terug kan gaan naar de vorige e-mail om je volledige verzoek te lezen.

De volgende zin is ontworpen om de klant (beleefd) het belang van dit specifieke bericht te laten weten. Met andere woorden, ze hebben zich misschien niet gerealiseerd dat het uitblijven van een reactie heeft geleid tot een wegversperring aan uw kant.

Het aanbod om opheldering te verschaffen rondt deze korte follow-up e-mail af, terwijl het duidelijk maakt dat u klaar bent om alles te bespreken wat onduidelijk is in uw oorspronkelijke bericht (waardoor hun reactie wordt uitgesteld).

Aanvragen voor nieuw werk

Nauwe communicatie met uw klanten is altijd belangrijk. Het is echter nooit belangrijker dan vlak nadat een project is afgerond. Het is maar al te gemakkelijk voor een klant om je te vergeten en op dit punt naar het volgende te gaan – wat het laatste is wat je wilt.

Daarom, als je een project voor een bepaalde klant hebt afgerond en een tijdje niets van hen hebt gehoord, wil je een verzoek voor nieuw werk meesturen. De beste aanpak voor deze e-mail kan een beetje variëren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden, maar hier is een voorbeeld van een effectief bericht:

Hi, Zoals u weet, hebben we onlangs afgerond . We hopen dat u tevreden bent met het resultaat! We staan te popelen om verder te gaan met het volgende project - dit is alles wat we van u nodig hebben:- Zodra we deze inbreuk hebben, kunnen we verder gaan naar de volgende fase. Natuurlijk, laat het me weten als er vragen zijn die ik ook kan beantwoorden.

Deze follow-up e-mail is enigszins gebaseerd op de veronderstelling dat zowel u en uw klant op de hoogte zijn van uw gebruikelijke proces, en hebben gewerkt aan meerdere projecten in het verleden. Het kan een beetje personalisatie nodig hebben om het type projecten te weerspiegelen waar u aan werkt, maar het biedt niettemin een solide kader.

De eerste alinea dient twee doelen (behalve dat het gewoon een inleiding tot de e-mail is). Het herinnert de klant aan het onlangs voltooide project, en aan hun (hopelijk) positieve reactie op de kwaliteit ervan. Door je te herinneren aan het goede werk dat je eerder hebt verricht, krijg je weer zin in meer van hetzelfde.

Het is altijd goed om te laten merken dat je zelf ook staat te popelen om aan de slag te gaan. Maar de echte ster van de show is hier de opsomming van vragen/verzoeken. Door op te sommen wat je van de klant nodig hebt (in plaats van alles in alinea’s op te schrijven) worden je eisen kristalhelder. Het verhoogt ook de kans op een reactie op elke specifieke vraag.

Verpak het geheel met een duwtje in de rug en een verzoek om eventuele vragen van de klant, en je hebt een eenvoudige maar effectieve follow-up e-mail in handen.

Touching base na een tijdje van inactiviteit

De vorige follow-up e-mail ging over in contact blijven met uw klant en proberen om opeenvolgende projecten te landen de een na de ander. Deze e-mailsjabloon gaat over het opnieuw contact maken met een klant na een langere periode van tijd.

In dit stadium moeten we er niet van uitgaan dat de klant zich nog precies herinnert wie we zijn of wat voor soort projecten we samen in het verleden hebben voltooid. Enige vertrouwdheid is er wel, maar die moet je eerst weer aanwakkeren, bij wijze van spreken.

Dit e-mailsjabloon kan daarbij helpen:

Hoi, ik heb in mijn agenda genoteerd dat ik je nu ga bellen. Even ter herinnering, het laatste project dat we samen hebben gedaan was. Ik wilde even contact met je opnemen om te kijken of er mogelijkheden zijn om weer samen te werken. Is er iets veranderd met betrekking tot uw project? Gezien wat we in het verleden samen hebben gedaan, denk ik dat we in dezelfde voetsporen kunnen treden door te werken aan . Als u meer details wilt over hoe dit precies zou kunnen werken, laat het me weten en ik zal een meer diepgaand voorstel sturen en de dingen stap voor stap uitsplitsen.

Dit follow-up e-mail script bereikt een paar dingen:

• Het is vriendelijk van aard en maakt opnieuw contact met de persoon op een natuurlijke manier – het lijkt niet geforceerd.
• Het herinnert de klant waar je in het verleden aan hebt gewerkt en suggereert ook dat je meer dan één project samen hebt gedaan (als dat het geval is).
• Het suggereert een paar kant-en-klare ideeën voor projecten waar je de volgende keer aan zou kunnen werken.

Dat laatste punt is bijzonder belangrijk. Mensen hebben het druk. Als u kunt komen naar uw klanten en suggereren exacte ideeën die je zou kunnen uitvoeren voor hen, het verhoogt uw kansen op het landen van de deal. Het feit dat je al een gevestigde relatie hebt helpt daarbij, omdat je niet meer hoeft te bewijzen dat je in staat bent om te leveren.

Vraag om een achterstallige betaling

Deze is een beetje lastig. Praten over geld kan stressvol zijn, vooral als je een creatieveling bent die liever niets te maken heeft met de financiële kant van de zaak. Dit geldt des te meer als het gaat om het opvolgen van een moeilijke klant die te laat is met betalen.

In de eerste plaats wil je deze communicatie zo beleefd mogelijk aangaan. Niet insinueren dat de klant nalatig is, of beginnen met het maken van bedreigingen. Ga er in plaats daarvan van uit dat de klant gewoon vergeten is te betalen. Zelfs als er een andere reden voor hun achterstand, kan deze aanpak in wezen schuld hen in het trekken van hun portemonnee:

Hi, ik wilde touch base, en u eraan herinneren over de betaling verschuldigd op . Tot nu toe hebben we uw betaling nog niet ontvangen. Kunt u ons laten weten wanneer we het kunnen verwachten? 

Het is het beste om dit soort follow-up e-mail kort en krachtig te houden. U wilt niet dat de belangrijkste boodschap over het hoofd wordt gezien. Plus, er is geen reden om te gooien in een bos van kwalificeerders. Gewoon herinneren dat de betaling verschuldigd is – beleefd – is vaak voldoende. U wilt hen echter wel alle relevante informatie geven, zoals een factuurnummer en de e-mail waar de factuur oorspronkelijk naartoe is gestuurd. Het idee is om de betaling zo gemakkelijk mogelijk te maken.

U kunt deze e-mail in wezen zo vaak herhalen als u nodig acht. Echter, als je nog steeds geen reactie ontvangt, moet je uiteindelijk misschien dwingender worden. Hier is een follow-up e-mail die u zou kunnen sturen als ze niet reageren op een paar berichten zoals degene hierboven:

Hi, We hebben nog steeds niet ontvangen uw betaling voor . We verwachten het volledige factuurbedrag - - voor , of we zullen mogelijk moeten verwijzen deze zaak aan een incassobureau.

Dit is een stevige en duidelijke boodschap, die geschikt is voor een klant die zowel niet te betalen en te reageren. Het geven van een herinnering aan het te betalen bedrag en een nieuwe vervaldatum kan hen eindelijk aanzetten tot actie.

Zo niet, dan moet u misschien uw verlies met deze specifieke klant beperken en dit als een leerervaring beschouwen. U kunt natuurlijk een incassobureau inhuren om de zaak voor u op te volgen, maar de rompslomp en de kosten maken dit een minder wenselijke optie, tenzij de verschuldigde rekening erg hoog is.

De laatste e-mail

De vorige follow-upmails zijn bedoeld om waar mogelijk een reactie te krijgen. Soms is een klant echter gewoon stil ondanks je beste inspanningen.

Als je verschillende berichten naar een klant hebt gestuurd en hij reageert gewoon niet (en hij is je geen geld schuldig), is het tijd om een laatste follow-up e-mail te sturen. Het zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

Hoi, Het is al een tijdje geleden dat we iets van je hebben gehoord. Op dit punt moeten we aannemen dat uw prioriteiten zijn veranderd, of dat u met uw bedrijf een andere richting opgaat. Aarzel niet om in de toekomst contact met ons op te nemen als we u verder van dienst kunnen zijn! 

Dit bericht bereikt een paar dingen. Het is ten eerste beleefd en begripvol, en laat zien dat u de klant niet kwalijk neemt dat hij niet reageert. Zelfs als je nu niets meer van ze hoort, wil je de relatie zo positief mogelijk houden.

Wat meer is, door duidelijk te maken dat je op deze manier verder gaat, speel je in op de angst van de klant om iets te missen (FOMO). Ze moeten inzien dat als ze willen blijven profiteren van uw diensten, ze snel zullen moeten handelen.

Tot slot, je hebt duidelijk gemaakt dat je open staat voor toekomstige communicatie. Het is niet ongewoon om plotseling terug te horen van een oude klant maanden of jaren later, wanneer prioriteiten en personeel zijn veranderd. Door uw e-mail op deze manier af te ronden, maakt u de best mogelijke kans om een reactie te krijgen.

Conclusie

Er is helaas (nog!) geen manier om door uw computerscherm heen te reiken en uw klant te laten reageren op een cruciale boodschap. Een zorgvuldig opgestelde follow-up e-mail kan echter wel de resultaten opleveren die u zoekt, terwijl uw relatie op een positieve noot blijft.

In dit artikel hebben we zes e-mailscripts geïntroduceerd die u kunt gebruiken om niet-reagerende klanten op te jagen:

Heb jij ooit succes gehad om een niet reagerende klant aan de praat te krijgen? Vertel ons wat je hebt gedaan in het commentaarveld hieronder!

Je kunt ook onze gids bekijken over hoe je de beste automatiseringstools voor e-mailmarketing kiest.

Vergeet niet om mee te doen aan onze spoedcursus over het versnellen van je WordPress-site. Met een paar eenvoudige reparaties kunt u de laadtijd zelfs met 50-80% verminderen: