AccountingTools
Journalen en grootboeken zijn de plaatsen waar zakelijke transacties worden vastgelegd in een boekhoudsysteem. In essentie wordt detailinformatie voor individuele transacties opgeslagen in een van de mogelijke journalen, terwijl de informatie in de journalen vervolgens wordt samengevat en overgebracht (of geboekt) naar een grootboek. Het boekingsproces kan vrij frequent plaatsvinden, maar kan ook zo onregelmatig zijn als het einde van elke verslagperiode. De informatie in het grootboek is het hoogste niveau van informatie-aggregatie, waaruit proefbalansen en financiële overzichten worden geproduceerd.
Typisch zal een gebruiker van financiële informatie de samengevatte informatie die in een grootboek is opgeslagen, bekijken, misschien met behulp van ratio-analyse of trendanalyse, om anomalieën te lokaliseren die nader onderzoek vereisen. Vervolgens wordt de onderliggende journaalinformatie geraadpleegd om toegang te krijgen tot de details van de informatie in het grootboek (hetgeen kan leiden tot een nog gedetailleerder onderzoek van bewijsstukken). De informatie kan dus van journaals naar grootboeken worden gerold om financiële overzichten te produceren, en weer naar beneden worden gerold om afzonderlijke transacties te onderzoeken.
Er kunnen verschillende journaals zijn, die elk gewoonlijk betrekking hebben op gebieden met een hoog volume, zoals aankooptransacties, kasontvangsten, of verkooptransacties. Minder frequente transacties, zoals afschrijvingen, worden meestal geclusterd in het algemene journaal.
Informatie wordt vastgelegd in journalen in chronologische volgorde per individuele transactie, waardoor het gemakkelijker is om door informatie te sorteren en de specifieke items te vinden die gebruikers nodig hebben. Informatie wordt in een grootboek vastgelegd in een aantal rekeningen, die gewoonlijk in de volgende volgorde worden gesorteerd:
-
Rekeningen voor activa
-
Liability-rekeningen
-
Rekeningen voor eigen vermogen
-
Rekeningen voor inkomsten
-
Rekeningen voor uitgaven
In een geautomatiseerd boekhoudsysteem worden de begrippen journaal en grootboek wellicht niet eens gebruikt. In een kleinere organisatie kunnen gebruikers denken dat al hun zakelijke transacties worden geregistreerd in het grootboek, zonder dat informatie wordt opgeslagen in een journaal. Bedrijven met een enorm transactievolume kunnen nog steeds systemen gebruiken die de scheiding van informatie in journalen vereisen. De concepten zijn dus enigszins vertroebeld in een geautomatiseerde omgeving, maar gelden nog steeds in een handmatige boekhoudomgeving.
Gerelateerde cursussen
Boekhoudersopleidingsbundel
Boekhoudershandleiding