Účty vs. účtenky vs. faktury: Jaký je mezi nimi rozdíl?
Účty, účtenky a faktury jsou jen některé typy účetních dokladů, které vaše firma může pravidelně používat. Existuje celá řada dalších, jako jsou proforma faktury, dobropisy, zálohové faktury, odhady účtů a další. V tomto článku se však zaměříme na účtenky, paragony a faktury, protože mnoho uživatelů si plete jejich rozdíly a neví, kterou z nich odeslat.
Co je to faktura?
Zjednodušeně řečeno, faktura je doklad, který firma vystavuje zákazníkovi. Jsou na ní uvedeny prodané výrobky nebo služby a částka, která má být zaplacena. Faktury slouží jako výzva k zaplacení a zasílají se před tím, než zákazník provede platbu. Slouží k efektivní evidenci prodaných položek, jejich cen, daní a dalších informací souvisejících s transakcí. Obvykle se faktury vystavují po dodání služby nebo zboží, přičemž platba ještě nebyla provedena. V minulosti se faktury běžně tiskly a zasílaly poštou nebo faxem. V roce 2021 a později jsou však online faktury zasílané ve formátu pdf e-mailem nákladově efektivnějším, pohodlnějším a ekologičtějším řešením. Sledování faktur pomocí jednoho jednotného fakturačního systému pomáhá snížit administrativu kolem účetnictví a výkaznictví.
Co je to faktura?
Faktura uvádí dlužnou částku, kterou má zákazník zaplatit. Když podnik zašle zákazníkovi fakturu, musí zákazník zadat informace o faktuře ve formě účtu do svého rezervačního systému. Účet se vytváří před platbami.
Co je to účtenka?
Účtenka je potvrzení o zaplacení. Tento doklad potvrzuje, že zákazník obdržel zboží nebo služby. Zákazník může účtenku použít jako doklad o provedené platbě za zboží nebo služby. Účtenky se zákazníkům předávají v digitální nebo papírové podobě po provedení platby. Tento dokument je běžný pro tradiční i elektronické obchody a je důležitým důkazem v případě, že se objeví nějaké problémy s produktem. Prodejce pomocí účtenky ověřuje, zda jsou nároky na výměnu nebo vrácení zboží oprávněné.
Faktury, účty a účtenky: hlavní rozdíly
Hlavní rozdíl mezi fakturou a účtenkou závisí na tom, kdo dokument odesílá. Pokud je doklad odesílán z podniku nebo od fyzické osoby (např. podnikatele na volné noze) jiné firmě, od které požaduje náhradu, pak se jedná o fakturu. Příjemce faktury nebo společnost, která fakturu dostává, však fakturu označuje jako účet nebo může vytvořit samostatný účet, na kterém transakci vykáže a zaznamená ji ve svém účetnictví.
Druhý hlavní rozdíl mezi těmito dvěma pojmy spočívá v tom, že když je faktura rozesílána, společnost nebo jednotlivec žádá o zaplacení a často na faktuře uvádí zákazníkovi lhůtu splatnosti nebo platební podmínky. Naproti tomu faktura je zaznamenána ihned po provedení platby nebo přímo dopředu v době, kdy je služba nebo výrobek získán a platba zpracována.
Představte si, že jdete nakupovat a dostanete účet z obchodu. Majitel obchodu chce dostat zaplaceno okamžitě, místo aby vám vystavil fakturu a očekával platbu později.
Účtenka je naopak dokladem o zaplacení. Není to účet za platbu nebo faktura, kde je platba splatná později, ale důkaz, že již byla provedena (platba). Je tedy podobná faktuře i účtu, ale platba již byla provedena.
Jak vidíte, je snadné všechny tyto tři pojmy zaměnit, ale jsou zde jasné rozdíly, na které je třeba si dát pozor. Je třeba si také uvědomit, že náš systém nabízí všechny tři možnosti, které můžete využít, pokud se pro ně rozhodnete.
Jak vystavovat faktury?
Pokud se chystáte použít k vystavení faktury fakturační software, museli byste vyplnit několik údajů.
Zde jsou uvedeny hlavní údaje:
- Informace o prodávajícím (název vaší společnosti, IČ DPH (pokud existuje), adresa vaší společnosti, bankovní účet a SWIFT, na který má být platba provedena)
- Informace o kupujícím (název společnosti vašeho zákazníka, IČ DPH (pokud existuje), adresa zákazníka)
- Zápisy na faktuře (názvy výrobků, množství, čisté ceny, sazba daně
- Údaje o platbě (typ platby, datum splatnosti, číslo OP)
- Měna, směnný kurz (vlastní nebo národní banky)
Chcete-li ušetřit čas při generování faktur pro stejné klienty v budoucnu, můžete ve fakturačním programu vytvořit klienta a předvyplnit informace o faktuře.
Kromě jednorázových faktur můžete vytvářet také opakující se faktury a odesílat je v určitý den v měsíci.
.