10 jednoduchých způsobů, jak zlepšit komunikaci v práci
Dobrá komunikace je jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, aby každý člen týmu pochopil, co se od něj očekává. Nejenže díky ní všichni pracují na dosažení celkových cílů společnosti, ale také pomáhá budovat důvěru a vytvářet příjemnější místo pro práci. když komunikace nefunguje, může to způsobit zmatek, frustraci a nedostatek důvěry mezi různými úrovněmi organizace. V nejhorším případě může mít špatná komunikace za následek zvýšenou fluktuaci, absenci a nižší úroveň spokojenosti zákazníků.
Jak zlepšit komunikaci v práci?
Dobrou zprávou je, že existuje nespočet způsobů, jak zlepšit komunikaci na pracovišti, přičemž žádný z nich nevyžaduje mnoho peněz ani času na realizaci. Některé zahrnují práci na tom, jak komunikujete, a zavedení formálnějších procesů, zatímco jiné se zaměřují na vytvoření prostředí, které lidem umožní komunikovat otevřeněji.
Vyhraďte si čas na pravidelné schůzky 1:1
I když máte pro svůj tým k dispozici politiku „otevřených dveří“, pro některé lidi bude vždy snazší říci svůj názor v soukromí. Ať už se rozhodnete pro týdenní nebo měsíční schůzku 1:1, ujistěte se, že je ve vašem kalendáři nastavena jako opakující se událost. je v pořádku, že občas vynecháte schůzku, ale dejte to druhému člověku nejdříve vědět. Pokud budete schůzku 1 na 1 neustále přesouvat nebo rušit, vyšlete tím signál, že si času a názorů svých zaměstnanců nevážíte, což může narušit důvěru a vést k narušení komunikace. nemusíte mít striktní program schůzek 1 na 1, ale je dobré zaměřit se na aktuální priority, stanovit krátkodobé cíle a zjistit, zda má váš tým dostatek času a zdrojů na splnění svých cílů. Je také důležité vytvořit prostor pro to, aby lidé mohli vyjádřit své případné obavy a podělit se o nové nápady na projekt, které by mohly být cenné pro širší tým.
Naplánujte si týdenní týmové schůzky
1-to-1 jsou důležité pro pochopení individuálních problémů, ale stejně důležité je ujistit se, že je celý tým v souladu. Týdenní týmové schůzky jsou ideální příležitostí k tomu, aby se lidé podělili o své cíle pro daný týden, upozornili na blokátory a zjistili, na čem pracují ostatní lidé v týmu. Výsledkem je větší transparentnost a více příležitostí ke spolupráci. týmové schůzky jsou také ideálním místem, kde mohou manažeři oznámit nové projekty, pokrok v plnění týmových cílů a cokoli dalšího, co by mohlo být důležité. Na konci porady si udělejte čas na otevřené otázky&A, kde mohou lidé klást otázky a vyjádřit své obavy celému týmu. ve společnosti Peakon začínáme týden týmovou poradou, kde se všichni podělí o jeden cíl, kterého chtějí dosáhnout, spolu s dalšími projekty, na kterých právě pracují. Na konci týdne se pak všichni sejdeme, abychom se podělili o své úspěchy a neúspěchy, a poté následuje otevřené zasedání, kde můžeme diskutovat a podělit se o své poznatky s celým týmem.
Následná schůzka s poznámkami a jasným stanovením očekávání
To se nemusí dít po každé schůzce, ale je to užitečné zejména u schůzek 1 na 1 a schůzek zaměřených na konkrétní projekt. Místo ústního domlouvání termínů a odpovědností je mnohem efektivnější, když si někdo udělá poznámky a následně je sdílí. cílem není okřiknout někoho, kdo nesplní svůj cíl nebo nedodrží termín, ale ujistit se, že každý chápe, co se od něj očekává. Díky tomu budou mít všichni v týmu jasné zaměření a budou si moci podle toho stanovit priority. Je to také skvělý způsob, jak zjistit, kdy je třeba konkrétní úkoly ještě více rozdělit nebo upravit termíny. aby vše bylo spravedlivé, střídejte se v osobách, které zapisují poznámky a následně je sdělují. Dbejte také na to, aby věci byly stručné. Kdo co dělá a do kdy. Je třeba zapojit další osoby nebo existují nějaké závislosti, které by mohly ovlivnit termín dokončení?“
Vytvořte v týmu bezpečný prostor pro komunikaci
Aby byly týmové porady efektivní, musíte nejprve v týmu vytvořit pocit „psychologického bezpečí“. Ten je definován jako „možnost projevit se a uplatnit se bez obav z negativních důsledků pro sebeobraz, postavení nebo kariéru“. Jako jedna ze základních složek efektivního týmu byla identifikována i ve dvouleté studii provedené společností Google. v podstatě je třeba vytvořit prostředí, ve kterém se lidé cítí pohodlně při vyjadřování svých nápadů, vyslovování kritiky a kladení „hloupých“ otázek. Když se tak stane, zaměstnanci jsou ochotnější říkat to, co si skutečně myslí, místo aby to jen hráli. jedním z nejlepších způsobů, jak vytvořit psychologické bezpečí, je jít příkladem. Ptejte se lidí, když je jim něco nejasné. Přiznejte, když jste udělali chybu nebo neznáte odpověď na něčí otázku. Jako manažer musíte také řídit průběh konverzace. Pokud je někdo příliš agresivní nebo neustále přerušuje, musíte vytvořit prostor pro ostatní, aby mohli mluvit.
Vysvětlete, proč po někom něco žádáte
Dat někomu úkol bez jakéhokoli vysvětlení, proč je důležitý nebo jak zapadá do celkového obrazu, je spolehlivý způsob, jak lidi v týmu frustrovat. Aby naše práce měla větší smysl, potřebujeme mít pocit, že přispíváme k něčemu většímu, než jsme my sami. možná jste někoho požádali, aby ručně aktualizoval několik set záznamů CRM. Není to zrovna oslnivý úkol, ale co když mu vysvětlíte, že je to součást větší iniciativy, jejímž cílem je obohatit nové potenciální zákazníky, aby prodejci mohli dosáhnout svého čtvrtletního cíle? Najednou jste z poněkud bezvýznamného úkolu udělali něco, co má pro firmu skutečnou hodnotu. ne vždy se vám podaří učinit úkoly smysluplnějšími. Někdy je lepší přiznat, že je prostě potřeba něco udělat. Upřímnost ukáže zaměstnancům, že se dokážete vcítit do jejich situace, a pomůže jim vybudovat důvěru pro chvíle, kdy budete potřebovat, aby se semkli a pracovali na neoslnivějších úkolech než obvykle.
Udržujte zpětnou vazbu konstruktivní
Lidé potřebují zpětnou vazbu, aby pochopili, zda plní očekávání, nebo ne. Při špatném provedení se může jevit jako osobní útok, ale pokud je zpětná vazba konstruktivní, může zaměstnancům pomoci pochopit, co dělají dobře a co je třeba udělat, aby se zlepšili. zde je několik tipů pro poskytování konstruktivní zpětné vazby:
- Zakládejte zpětnou vazbu na pozorování a faktech, nikoli na soudech. Pokud je to možné, používejte konkrétní příklady a při popisu konkrétního scénáře používejte slovesa místo přídavných jmen. Např. věta: „Všiml jsem si, že jste Jamese přerušil dřív, než domluvil, abyste mohl přednést svůj vlastní nápad,“ namísto: „Na poradách umíte být dost hrubý a všiml jsem si, že vždycky přerušujete lidi dřív, než domluví.“
- Dejte lidem v týmu možnost reagovat na zpětnou vazbu. Cílem není, aby se lidé obhajovali nebo ospravedlňovali své chování, ale abyste získali jejich pohled na konkrétní situaci. Kdykoli je to možné, proměňte zpětnou vazbu v diskusi, abyste mohli společně přijít na řešení – namísto pouhého předepisování rad.
- Představte si, jak byste se cítili, kdybyste stejnou zpětnou vazbu dostali vy. Bolelo by vás to? Rozzlobený? V obraně? Pak pravděpodobně potřebujete zapracovat na svém podání. Zpětná vazba je příležitostí k růstu, jen se ujistěte, že byste byli spokojeni na straně příjemce.
Pamatujte, že komunikace je obousměrná činnost
Jako manažer nemáte za úkol pouze rozdávat příkazy. Komunikace musí být obousměrná, což znamená žádat od svého týmu zpětnou vazbu k vašim nápadům, dávat ostatním lidem na poradách možnost promluvit a snažit se jim na oplátku naslouchat. můžete mít konkrétní cíl nebo úkol, kterého chcete, aby váš tým dosáhl, ale diskuse s jednotlivci o tom, jak přesně těchto cílů dosáhnout, jim dá větší pocit samostatnosti a odpovědnosti. To vše přispívá k lepšímu zapojení.
Poznejte lidi na osobní úrovni
Komunikace není jen o tom, aby správní lidé v organizaci měli správné informace, ale také o schopnosti navázat s lidmi kontakt. Nemůžete na poradě vychvalovat přednosti komunikace a po jejím skončení se hned zavřít do rohové kanceláře. jděte příkladem. Poznejte svůj tým. Může to být tak jednoduché, jako se zeptat na jejich víkend, zapamatovat si jméno jejich partnera nebo najít několik společných zájmů, o kterých můžete mluvit, když se konverzace nezaměřuje čistě na pracovní záležitosti. čas od času vyrazte z kanceláře. Možnost trávit čas s kolegy mimo pracovní prostředí může pomoci vybudovat skutečné přátelství, což může vést k upřímnější komunikaci a mnohem vstřícnějšímu a příjemnějšímu pracovnímu prostředí.
Nespoléhejte se na Slack a další nástroje pro zasílání zpráv
Pokud všichni vaši zaměstnanci nepracují na dálku, je dobré mít na paměti, že komunikace tváří v tvář může být efektivnější než chatování přes Slack nebo dokonce skok na videohovor. Můžete zachytit řeč těla a další jemné náznaky, které byste jinak mohli přehlédnout. osobní schůzky jsou skvělým způsobem, jak si procvičit umění dlouhého mlčení. Zeptejte se lidí na upřímný názor a dejte jim dostatek času na odpověď. Sledujte, jak reagují fyzicky. Jsou defenzivní? Jsou vzrušení? Nezájem? Místo toho, abyste jen tak procházeli, věnujte pozornost tomu, jak lidé reagují, a pokud si myslíte, že je něco pod povrchem, pátrejte hlouběji.
Nabídněte lidem způsob, jak poskytnout anonymní zpětnou vazbu
I v dokonalém světě stále existují věci, které se lidé cítí pohodlně vyjádřit pouze anonymně.
Nabídnete-li svému týmu způsob, jak poskytnout zpětnou vazbu anonymně, dává vám to jako manažerovi možnost odhalit skryté problémy, které ovlivňují váš tým. V menších organizacích můžete k pravidelnému sběru zpětné vazby od zaměstnanců použít nástroj, jako je SurveyMonkey.
Dobrá komunikace vyžaduje soustavné úsilí
Většina z nás ví, jak komunikovat se svými přáteli, rodinou a blízkými osobami, ale proč je tak těžké dělat totéž v práci?“ Často to spočívá ve vytvoření prostředí, kde se lidé cítí dostatečně pohodlně na to, aby mohli vyjádřit, co si skutečně myslí, zpochybnit své nápady a položit otázky, které by se mohly zdát hloupé. Manažeři musí jít svému týmu příkladem a ukázat, co znamená být dobrým komunikátorem. To znamená trénovat dovednosti dobrého naslouchání, dávat členům týmu příležitost promluvit, stanovovat jasná očekávání a poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu. co právě teď děláte pro zlepšení komunikace v práci?