Co byste měli vědět o osvědčeních o osvobození od daně z obratu a daně z užívání
Jako odborník na státní a místní daně („SALT“) pomáhám klientům plnit jejich povinnosti v oblasti daně z obratu a daně z užívání ve více státech. To se samozřejmě vztahuje i na zastupování v případech, kdy se jejich podání (nebo nepodání) dostanou pod kontrolu. Jedny z nejčastějších dotazů klientů se týkají zajištění osvědčení o osvobození od daně od kvalifikovaných zákazníků. Každý majitel podniku by se měl zajímat o osvědčení o osvobození od daně a pochopit, kdy a proč by je měl získat, aby mohl minimalizovat riziko daně z prodeje v případě, že by byl podnik kontrolován.
Proč jsou osvědčení o osvobození od daně vyžadována?
Osvědčení o osvobození od daně z prodeje jsou vyžadována vždy, když prodejce uskutečňuje prodej zdanitelného zboží nebo služeb a nevybírá daň z prodeje v jurisdikci, ve které je povinen ji vybírat. Osvědčení vydává kupující, aby mohl uskutečnit nákupy osvobozené od daně, které by za normálních okolností podléhaly dani z prodeje. Platnost většiny státních certifikátů o osvobození od daně z prodeje nekončí a prodávající je povinen udržovat certifikáty o osvobození po dobu, po kterou je kupujícímu uskutečňován prodej a není vybírána daň z prodeje. Osvědčení o osvobození od daně se nevyžaduje u položek, které podle zákona nepodléhají dani.
Existuje globální osvědčení o osvobození od daně, které lze použít ve více státech?
Ne, bohužel neexistují žádná globální pravidla týkající se osvědčení o osvobození od daně. Každý stát má vlastní soubor osvědčení o osvobození od daně a také vlastní pravidla a předpisy týkající se jejich použití, nicméně platí některá obecná pravidla. Například většina států má široké kategorie osvobození – další prodej, státní správa, výroba, osvobozené organizace, telekomunikace, zemědělství atd. Protože ne v každém státě platí všechna osvobození, je třeba vzít v úvahu místní pravidla a místní požadavky na dodržování předpisů.
Rozlišují se státy v zacházení s prodejem osvobozeným organizacím a vládním agenturám?
Ano, státy se liší v zacházení s prodejem osvobozeným organizacím (status 501 (c) (3) pro účely daně z příjmů) a vládním agenturám. Obecným pravidlem je, že nákupy federální vlády jsou osvobozeny od daně v každém státě, ale požadavky na dokumentaci se liší. Některé státy zdaňují nákupy státní správy a samosprávy, například MN, SC, WA, CA, AZ a HI. Státy, které osvobozují státní a místní vládní agentury, obecně vyžadují, aby nákupy byly určeny výhradně pro potřeby osvobozeného subjektu a aby osvobozený subjekt byl evidovaným plátcem.
Většina klientů si myslí, že všechny prodeje uskutečněné neziskovým organizacím podle 501 (c) (3) jsou automaticky osvobozeny. Tato domněnka může být nákladná. Aby byla nezisková organizace osvobozena od daně, musí požádat o status osvobozeného prodeje a použití ve státě (státech), ve kterém (kterých) podniká, a musí jí být tento status udělen. Nenechte se zmást osvobozeně znějícím názvem organizace, ujistěte se, že jste získali řádně vyplněné osvědčení o osvobození od daně, pokud daň není účtována, jinak vám mohou být uloženy sankce za nevybírání daně z prodeje.
Jako prodejce, jak poznám, které osvědčení o osvobození od daně se na transakci vztahuje?
Jak bylo uvedeno výše, neexistují žádná rychlá a jednoduchá pravidla týkající se osvědčení o osvobození od daně. Pro různá osvobození od daně platí různá osvědčení a pro specializovaný majetek nebo služby mohou existovat jedinečná osvědčení. Je třeba prozkoumat webové stránky různých daňových oddělení nebo se poradit se svým poradcem SALT, aby zjistil, který formulář se použije. Například na internetových stránkách Odboru daní a financí státu New York je zveřejněn velmi užitečný daňový bulletin ST-240 Osvědčení o osvobození od daně z prodeje, který vysvětluje, kdo může používat osvědčení o osvobození od daně, jak je správně používat a které osvědčení by mělo být použito na základě obecných osvobození od daně z prodeje v daňovém zákoně. Bulletin naleznete na adrese:
Proč nemůže prodávající jednoduše vystavit osvědčení pro více jurisdikcí (MJC), jak předepisuje Komise pro více států pro daně, nebo osvědčení o osvobození od daně z obratu (Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate), které vypracovala Správní rada pro zjednodušenou daň z obratu a užití (Streamlined Sales and Use Tax Governing Board)?
Jak bylo uvedeno výše, pravidla pro daň z obratu a užití se v jednotlivých státech liší. S cílem pomoci prodejcům plnit jejich povinnosti ve více státech se mnoho států připojilo k Multistate Tax Commission nebo k projektu Streamlined Sales Tax Project.
Multistate Tax Commission je mezivládní státní daňová agentura, která pracuje jménem státůa daňových poplatníků s cílem spravedlivě a efektivně spravovat daňové zákony, které se vztahují na více států a nadnárodní podniky. Komise vypracovala jednotné osvědčení o dani z prodeje a použití, které 38 států přijímá k použití jako „souhrnné“ osvědčení pro další prodej (použití tohoto osvědčení neplatí ve státě New York a v několika dalších státech). Státy se však liší ve svých pravidlech týkajících se požadavků na osvobození od daně pro další prodejce. Některé státy vyžadují, aby byl prodejce (kupující) registrován k výběru daně z prodeje ve státě, kde prodejce nakupuje. Jiné státy certifikát přijmou, pokud je uvedeno identifikační číslo pro jiný stát (např. domovský stát kupujícího). Je třeba si u příslušného státu ověřit, zda splňujete požadavky tohoto státu, abyste mohli být považováni za dalšího prodejce, a zda můžete použít MJC k uplatnění osvobození od daně z prodeje.
Projekt zjednodušeného výběru daně z prodeje a užití (Streamlined Sales and Use Tax Project, dále jen „SSTP“) je společným úsilím 44 států a podnikatelské veřejnosti s cílem zjednodušit správu výběru daně z prodeje a užití ze strany maloobchodníků a států. Jako prostředek, který má maloobchodníkům a prodejcům na dálku, kteří působí ve více státech, usnadnit podnikání ve spravedlivém a konkurenčním prostředí, vyvinula správní rada SSTP osvědčení o osvobození od daně ve více státech, tzv. osvědčení o osvobození od daně z obratu (Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate). Osvědčení poskytuje řadu osvobození a není omezeno na transakce typu dalšího prodeje. Ne všechny státy povolují všechna osvobození uvedená na tomto formuláři a státy jako New York neakceptují použití tohoto certifikátu jako platného osvědčení o osvobození. Kupující jsou odpovědní za zjištění, zda splňují podmínky pro uplatnění osvobození od daně ve státě, který by jinak musel zaplatit daň z prodeje. V závislosti na pravidlech v dané jurisdikci a na úrovni její účasti v MJC nebo SSTP se tedy mohou uplatnit různá osvobození a požadavky na vyplnění.
Co se rozumí „řádně vyplněným“ potvrzením?
Ve většině států řádně vyplněné potvrzení o osvobození od daně znamená, že potvrzení je kupujícím vyplněno celé, tj. každý řádek, který je třeba vyplnit, je kupujícím, který potvrzení vydává, vyplněn. Většina států vyžaduje, aby řádně vyplněné osvědčení bylo získáno do 90 dnů od data prodeje a aby prodávající přijal osvědčení v „dobré víře“. Přijetí osvědčení v dobré víře znamená, že prodávající nemá důvod se domnívat, že to, co kupující uvedl v osvědčení, není pravda.
Co se stane, pokud prodávající nezískal řádně vyplněné osvědčení o osvobození od daně a nemůže najít zákazníka, aby získal nové, protože již nepodniká
Ve většině kontrolních situací bude nezdanitelný prodej, který není podložen řádně vyplněným osvědčením o osvobození od daně, zamítnut a prodejci bude vyměřena daň z prodeje, přestože daň z prodeje je obecně „spotřební daní“. Ještě horší je, že většina nezdanitelných prodejů je přezkoumávána pomocí „metody auditu zkušebního období“ (testuje se omezené období a stanoví se chybovost, která se promítá do celého kontrolního období) a daň z prodeje, která je splatná z každého nepovoleného prodeje, se „promítá“ do celého kontrolního období. Chybějící nebo neúplné osvědčení o osvobození od daně může při auditu způsobit zbytečné riziko v důsledku matematického složení chybovosti:
- Řekněme, že auditor testuje nezdanitelné tržby v celkové hodnotě 525 000 USD za období jednoho měsíce. Z této částky auditor neuzná nezdanitelné tržby za testované období v hodnotě 12 000 USD z důvodu chybějících řádně vyplněných potvrzení o osvobození. Za předpokladu 8% sazby daně z obratu a 36 měsíců v kontrolním období auditor předpokládá dodatečně splatnou daň z obratu ve výši 34 560 USD (12 000 USD x 8 % = 960 USD X 36 měsíců) jako výsledek pouze 960 USD dodatečně zjištěné splatné daně v testovacím období.
Kromě toho, že je podniku doměřena daň z obratu v důsledku chybějících nebo neúplných osvědčení o osvobození od daně, většina států činí „odpovědné osoby“ (osoby, které mají povinnost jednat za podnik) osobně odpovědnými v případě, že podnik neuhradí v plné výši daň, penále a úroky splatné v důsledku auditu. Na základě výše uvedeného příkladu a za předpokladu, že podnik nesouhlasí nebo nezaplatí v plné výši daň zjištěnou při auditu, bude majiteli podniku vystaven osobní platební výměr na dlužnou daň ve výši 34 560 USD plus penále a úroky. Osobní platební výměry mohou vážně ovlivnit úvěrový rating a jistě způsobí zbytečné finanční potíže.
Co lze udělat pro to, aby se člověk při získávání osvědčení o osvobození od daně vyhnul riziku při kontrolách nebo je minimalizoval?
Následující osvědčené postupy mohou pomoci minimalizovat nebo eliminovat riziko při auditu nezdanitelných prodejů vašeho podniku:
- Zeznámit se s osvědčeními o osvobození od daně ve státech, kde podnikáte, a navrhnout pravidla pro osvědčení o osvobození od daně, která musí všichni ve vaší společnosti bez výjimky dodržovat.
- Při prvním prodeji získat řádně vyplněné osvědčení o osvobození od daně. Příliš často se stává, že zákazník prodejci řekne: „Jsem osvobozen od daně, neúčtujte mi daň, pošlu vám certifikát o osvobození“, a zákazník ho samozřejmě nikdy nepošle. Účtujte daň z prodeje ze všech zdanitelných prodejních transakcí, dokud neobdržíte řádně vyplněné potvrzení o osvobození od daně.
- Zajistěte, aby byla potvrzení o osvobození od daně uchovávána po požadovanou dobu, která dokládá status nezdanitelného prodeje osvobozeného od daně. Váš soubor může být nutné uchovávat po dobu, po kterou budete pokračovat v neúčtování daně z prodeje určitému zákazníkovi, nebo po dobu promlčecí lhůty ve státě (státech), kde podnikáte, podle toho, co platí. A nezapomeňte, že nestačí osvědčení pouze získat; musíte je také uchovávat a zpřístupnit při auditu.
- Centralizujte příjem a uchovávání všech osvědčení o osvobození od daně. Decentralizovaný systém archivace může vést k nedostatkům v řádné vnitřní kontrole certifikátů o osvobození. Decentralizované uchovávání osvědčení často vede ke ztrátě nebo neúplnosti osvědčení. Nerozšiřujte odpovědnost po celém podniku. K nákladným chybám často dochází, když osvědčení o osvobození získávají prodavači, vedoucí prodejen, skladníci atd. kteří nemusí být řádně vyškoleni, aby rozpoznali, co je správně vyplněné osvědčení nebo správné osvědčení, které je třeba získat.
- V podnicích, kde je v evidenci mnoho osvědčení o osvobození, je dobré vést osvědčení elektronicky. K dispozici je specializovaný software, který může snížit riziko auditu a zvýšit produktivitu centralizací správy osvědčení o osvobození od daně.
Ať už prodáváte zdanitelné výrobky nebo služby a nevybíráte daň z prodeje, nebo nakupujete zboží, aniž byste platili daň z prodeje, musíte znát důsledky daně z prodeje a užívání pro své činnosti v každém státě, ve kterém podnikáte. Ujistěte se, že jste získali osvobození od daně ve státech, kde byl zjištěn nexus, a poté se zaměřte na typ nárokovaného osvobození od daně, abyste se ujistili, že jste získali správné osvědčení o osvobození od daně.
Vyhledejte radu odborníka Marcum SALT, abyste se vyhnuli nebo alespoň minimalizovali zbytečné daňové riziko při kontrole vašich nezdanitelných prodejů nebo nákupů kvůli problémům s osvědčeními o osvobození od daně.