Co jsou variabilní výdaje?

Co jsou variabilní výdaje?

V každém firemním rozpočtu najdete určité výdaje, které se mohou z měsíce na měsíc výrazně měnit. Jedná se o variabilní výdaje, které tvoří velkou část výdajů malých firem (na rozdíl od fixních nákladů, které zůstávají každý měsíc stejné). Kolísavé částky, které stojí za variabilními výdaji, ztěžují jejich plánování v podnikatelském rozpočtu – ne však znemožňují.

Rozpočítání variabilních výdajů není exaktní věda, ale existuje několik triků, které můžete použít, abyste se ujistili, že nevykolejí finance vaší firmy. Než se však pustíme do návodů, jak na to, pojďme si pevně definovat variabilní výdaje a objasnit rozdíl mezi třemi typy výdajů, které ovlivňují váš podnikatelský rozpočet: variabilní výdaje, diskreční výdaje a fixní náklady.

Příklady jednotlivých typů podnikatelských nákladů

Abyste lépe pochopili rozdíl mezi variabilními náklady a ostatními typy podnikatelských nákladů, podívejme se na několik příkladů. To vám pomůže objasnit, co jsou to fixní náklady, definice variabilních nákladů a umožní vám to pochopit i diskreční náklady:

Fixní náklady:

• Nájemné
• Pojistné
• Většina splátek úvěrů
• Příspěvky a předplatné
• Roční mzdy

Variabilní náklady:

• Platby za komunální služby
• Výdaje na používání automobilů, jako jsou pohonné hmoty a údržba
• Kancelářské potřeby
• Profesionální služby účtované od hodiny
• Mzdy pro hodinové zaměstnance

Diskreční výdaje:

• Většina výdajů na stravování a reprezentaci
• Dárky pro klienty
• Párty a odměny pro zaměstnance

Takže, zjednodušeně řečeno, definice variabilních výdajů jsou náklady, které se mění; fixní náklady zůstávají po dlouhou dobu stejné; a diskreční výdaje si můžete představit jako své „příjemné věci“.“

Variabilní výdaje jsou více než provozní náklady

Jednou z věcí, kterou je třeba si uvědomit, je, že výše uvedené seznamy se zaměřují na provozní náklady, ale variabilní výdaje obvykle ovlivňují vaše náklady na prodané zboží více než cokoli jiného. Pokud vaše firma vyrábí nějaký produkt, musíte znát variabilní náklady na výrobu.

Proč je to důležité? Vaše variabilní náklady na výrobu mají přímý vliv na váš bod rentability. Bod rentability vašeho podniku je to, kolik peněz musíte vydělat, abyste pokryli měsíční náklady. Což jako majitelé firmy víte, jak důležité je vydělat více, než utratíte.

Jak ovlivňují variabilní náklady můj podnikatelský rozpočet?

Teď, když jsme dobře pochopili definici variabilních nákladů a dalších typů podnikatelských nákladů, podívejme se, jak variabilní náklady ovlivňují váš podnikatelský rozpočet.

Příjemné na variabilních nákladech je, že můžete snadno upravit své variabilní výrobní náklady v reakci na pokles prodeje nebo výroby… vlastně se obvykle upraví samy, protože když se výroba zpomalí, přestanou vám tyto náklady vznikat. Režijní variabilní náklady – jako ty výše uvedené – se upravují hůře. To také znamená, že se s nimi v rozpočtu hůře počítá.

Podívejme se na příklad variabilních nákladů, se kterými se můžeme všichni ztotožnit: náklady na elektřinu. V závislosti na místě, kde žijete, a na vašich možnostech zdrojů vytápění se váš účet za elektřinu může pohybovat od přibližně 100 USD/měsíc v mírnějších měsících roku až po 300 USD/měsíc v nejnáročnějších částech léta a zimy.

Změna klimatických podmínek ovlivňuje i tyto již tak proměnlivé výdaje. Můžete mít rok nebo dva velmi mírné zimní počasí, aby vás pak z ničeho nic zasáhla zima, která nekončí.

Ačkoli můžete podniknout kroky – například používat chytrý termostat – ke snížení částky, kterou platíte za elektřinu, tento proměnlivý výdaj z velké části nemůžete ovlivnit. To je frustrující, protože nečekaně vysoký účet za elektřinu může způsobit chaos ve vašem rozpočtu, zejména pokud se shoduje s výpadkem příjmů. (A pokud například vyrábíte zboží citlivé na teplotu, nemůžete se jen tak obejít bez vytápění nebo chlazení, abyste ušetřili peníze – a jsme si jisti, že vaši zaměstnanci by s tím souhlasili, bez ohledu na druh práce, kterou děláte.)

Jak to napravit?

5 způsobů, jak snížit dopad variabilních výdajů na váš rozpočet

Ve výše uvedeném příkladu můžete někdy snížit dopad variabilních výdajů tím, že požádáte poskytovatele služeb, aby vám každý měsíc nechal zaplatit pevnou částku. (Klamavě jednoduché, ale opravdu užitečné.) Tato pevná částka vychází z průměru vašich účtů za předchozích 12 měsíců. Mnoho společností poskytujících služby nabízí tuto možnost, aby svým zákazníkům pomohly s rozpočtem, ale možnost průměrné platby nebude k dispozici pro každý variabilní výdaj ve vašem rozpočtu.

Tento koncept průměrné platby však stále můžete využít ke snížení dopadu proměnlivých výdajů na váš rozpočet. Zde je uveden postup:

• Zjistěte roční průměr pro každý variabilní výdaj v rozpočtu. Když určujete roční průměr pro variabilní výdaj, vyhněte se pokušení podívat se pouze na posledních 12 měsíců. Věnujte čas přezkoumání průměru proměnných výdajů za tři roky. To vám pomůže zohlednit anomálie, které mohou ovlivnit váš průměr pro daný výdaj. Pokud jste nepodnikli kroky k trvalému snížení variabilního výdaje, buďte raději opatrní a použijte nejvyšší průměrnou částku.

• Přidejte rezervu. Po stanovení průměru pro každý variabilní výdaj k němu přidejte rezervu. Nárazník ve výši 3 až 5 % by měl být více než dostatečný k pokrytí nárůstu cen a většiny anomálií, které budou mít za následek odlehlý rok pro daný výdaj. Pokud chcete být opravdu opatrní – a pokud to váš rozpočet zvládne – vytvořte rezervu ve výši 10 %.

• Sledujte své skutečné výdaje. Každý měsíc porovnejte skutečné výdaje na jednotlivé variabilní výdaje s částkou uvedenou v rozpočtu. Všimněte si, zda jste u každé kategorie výdajů překročili nebo nedosáhli rozpočtu. Pokud používáte podnikatelský účetní software, vyhledejte zprávu o porovnání zisku a ztráty s rozpočtem. Tuto zprávu lze obvykle přizpůsobit tak, aby za vás provedla výpočet zvýšení nebo snížení částky v dolarech, takže na první pohled uvidíte, zda jste rozpočet překročili nebo snížili, aniž byste museli sami počítat.

• Založte si spořicí účet pro variabilní výdaje. To je klíčový krok v tomto procesu. Každý měsíc, kdy jste pod rozpočtem u variabilních výdajů, přesuňte přebytek na podnikatelský spořicí účet pro variabilní výdaje. Vytvoříte si tak rezervu, ze které můžete čerpat v měsících, kdy jsou vaše výdaje vyšší než obvykle. Řekněme například, že váš účet za elektřinu činí v průměru 375 USD měsíčně. Máte mírnou zimu, takže váš skutečný účet za elektřinu činil v lednu 355 USD a v únoru 325 USD. Březen však přijde jako lev a týden nečekaných teplot pod bodem mrazu má za následek březnový účet za elektřinu ve výši 445 USD, zatímco obvykle se účet za březen blíží 245 USD. Většina majitelů firem rozpočítává své variabilní výdaje na základě skutečných výdajů z předchozího roku. Protože jste však na elektřinu rozpočtovali v průměru 375 USD/měsíc (o 130 USD více, než je váš obvyklý účet za elektřinu za březen) a protože jste přebytečné peníze rozpočtované na účet za elektřinu v lednu (20 USD) a únoru (50 USD) přesunuli na svůj spořicí účet pro variabilní výdaje, máte dostatek peněz na nečekaně vysoký účet za elektřinu za měsíc březen. Kdybyste si na březen rozpočtovali pouze 245 USD na „normální“ účet za elektřinu, museli byste rychle sehnat dalších 200 USD. Pro velmi malou firmu nebo firmu, která zažívá pokles příjmů, to může být velmi obtížné.

Založte si nyní podnikatelský spořicí účet, pokud jej ještě nemáte

• Přehodnoťte každoročně své variabilní výdaje. Možná budete v pokušení používat ve svém rozpočtu každý rok stejné projekce variabilních výdajů, zejména pokud jste na spořicím účtu variabilních výdajů ušetřili slušnou částku. Vyhněte se tomuto pokušení. Své variabilní výdaje byste měli každoročně přehodnocovat. Zejména v kategoriích výdajů, kde máte o něco větší kontrolu než v případě veřejných služeb – jako jsou výdaje na používání automobilu – existují možnosti provést strategické změny, abyste měli výdaje pod kontrolou.

Velmi užitečná rada:

Většina šablon rozpočtu je navržena tak, aby odpovídala typické podnikové účtové osnově. To znamená, že fixní náklady, variabilní náklady a diskreční výdaje jsou rozptýleny po celé šabloně. Toto uspořádání velmi usnadňuje porovnání skutečných čísel s rozpočtovými čísly (vzpomínáte si na již zmíněnou zprávu o porovnání zisku a ztráty s rozpočtem?), ale také usnadňuje „přehlédnutí“ variabilních a diskrečních výdajů při stanovování rozpočtových čísel.

Pokud poprvé sestavujete svůj podnikatelský rozpočet, začněte tím, že rozepíšete své výdaje podle typu (fixní, variabilní a diskreční). Poté, co určíte příslušnou částku pro každý výdaj, můžete tyto částky zapojit do šablony rozpočtu, abyste ji mohli každý měsíc použít k porovnání rozpočtu se skutečnými čísly.

Krátce řečeno, nejlepší způsob, jak se ujistit, že jste připraveni zmírnit dopad variabilních výdajů, spočívá v tom, že budete věnovat pozornost nákladům na tyto výdaje v minulosti a připravíte si rezervu nebo nějaké úspory, abyste se o ně mohli postarat v budoucnosti. Průměrné hodnoty jsou dobrým ukazatelem toho, kde se můžete ocitnout, abyste nebyli překvapeni – a věnujte jim pozornost, abyste nebyli šokováni změnami.

Snížení skutečných variabilních výdajů

Výše jsme se zaměřili na snížení dopadu variabilních výdajů na váš rozpočet, ale co když jste v situaci, kdy potřebujete snížit skutečné variabilní výdaje? Pokud se vaše firma potýká s nedostatkem předvídatelnosti nebo potřebujete snížit náklady, můžete se snažit snížit celkové variabilní výdaje.

Přestože jsme výše použili příklad elektřiny, zjistíte, že většina vašich variabilních nákladů se týká skutečné výroby vašeho produktu. Jde o práci a materiál, které do něj vstupují, a pokud potřebujete snížit náklady, musíte tento proces analyzovat a zjistit, zda existují způsoby, jak můžete vyrábět podobnou produkci i po provedení nákladově efektivních změn v tomto procesu. Mezi příklady patří:

1. Pracovní síla. Existuje něco, co lze automatizovat nebo outsourcovat a co by nemělo vliv na kvalitu? Lze zvýšit efektivitu pracovní síly a získat tak větší produkci tím, že jí poskytnete určité nástroje nebo služby?
2. Materiály. Používáte nákladově nejefektivnější materiály? Můžete nakupovat ve velkém? Kdybyste nakoupili lepší materiály, měli byste později méně problémů s vaším výrobkem?
3. Hodnocení vašeho výrobku nebo služby. Mnoho společností nabízí různé výrobky a služby. Můžete prodávat věci jako balíček, ale je to jen část balíčku, která skutečně generuje příjmy. Měli byste některé funkce vyřadit? Existuje způsob, jak byste mohli svůj produkt nebo službu dodávat rychleji?“

Pamatujte, že to, že se něco vždy dělalo určitým způsobem, neznamená, že je to správný způsob. Jak firmy rostou, můžete být zahlceni a obvykle nemáte čas rozebírat stávající systémy a procesy tak, jak byste chtěli. Ale vzhledem k tomu, jak moc se trh může měnit a jak se mohou vyvíjet náklady, může to vaší firmě skutečně pomoci identifikovat oblasti, kde lze ušetřit na variabilních výdajích.

Variabilní výdaje ovlivňují váš rozpočet… ale neměly by ho zničit

Je frustrující vytvořit si plán, jen aby okolnosti, které nemůžete ovlivnit, tento plán vychýlily z kurzu. To je jeden z důvodů, proč se mnoho majitelů malých firem tvorbě rozpočtu zcela vyhýbá. Zvláště pokud je většina vašich podnikatelských výdajů variabilní – což je častý případ velmi malých firem – může se snaha o sestavení přesného rozpočtu zdát nemožná.

Teď, když máte jasnou definici variabilních výdajů, můžete s trochou plánování snadno zohlednit v rozpočtu i ty nejstabilnější z vašich variabilních výdajů. Vytvoření rezervy na podnikatelském spořicím účtu, která vás přenese přes měsíce, kdy jsou vaše variabilní výdaje vyšší, než jste plánovali, udrží váš rozpočet na správné úrovni a ochrání vaše peněžní toky. Každoroční přehodnocení rozpočtu variabilních výdajů vám pomůže identifikovat oblasti pro úspory a další zlepšení.