Co znamená CC v e-mailu a kdy ho používat
Když e-mail nahradil tradiční formy kancelářské komunikace, převzal stávající jazyk papírových memorand. Kancelářské asistentky psaly korespondenci na karbonový papír, takže se automaticky vytvořila kopie, kterou bylo možné poslat druhému příjemci. Odpadla tak nutnost psát stejný dokument několikrát.
Termín kopie – nebo častěji „CC“ – je dnes nedílnou součástí e-mailového žargonu. A přestože neexistuje příručka, jak a kdy jej používat, existuje několik osvědčených postupů, které stojí za to mít na paměti, než vyplníte pole CC a kliknete na tlačítko „odeslat“.
Jak používat CC v Gmailu
Použití CC v současném e-mailovém jazyce znamená, že e-mail posíláte nejen primárnímu příjemci v poli „Komu“, ale také jednomu nebo více sekundárním příjemcům. Ve službě Gmail můžete v jednom e-mailu uvést CC až pro 100 příjemců.
Pro vyplnění pole CC ve službě Gmail:
- Klepnutím na tlačítko Compose otevřete novou zprávu.
- Vyplňte pole Komu vložením e-mailové adresy primárního příjemce.
- Klikněte na CC v pravém horním rohu složky e-mailu.
- Vložte e-mailové adresy sekundárních příjemců.
Po kliknutí na tlačítko Odeslat bude e-mail odeslán jak primárnímu příjemci v poli Komu, tak všem příjemcům, které jste uvedli v poli CC. Každý příjemce bude moci vidět všechny ostatní e-mailové adresy, proto se ujistěte, že máte souhlas se sdílením údajů svých kontaktů.
Kdy používat CC v e-mailu
Když je CC užitečným nástrojem jak pro úsporu času, tak pro zlepšení komunikace, často se používá příliš liberálně, bez náležitého ohledu na některé základní zásady komunikační etikety. Náš seznam případů, kdy CC používat, je proto poměrně krátký:
Když chcete příjemce udržet v obraze
Při udržování lidí „v obraze“ buďte opatrní. Pokud ji použijete v nadměrné míře, riskujete, že příjemce zahltíte příliš velkým množstvím e-mailů, které si prostě nepřečtou.
Přemýšlejte, zda každý příjemce opravdu potřebuje být kopírován. Obsahuje e-mail informace, které potřebují, nebo jim jen přidáváte další e-mail do schránky?
Obecně bychom doporučili, aby lidé, kteří potřebují být informováni, byli:
- Manažeři nebo kolegové, kteří výslovně žádají, aby byli informováni o všech nebo konkrétních sděleních.
- Členové týmu, kteří potřebují být informováni o projektu.
Když představujete kontakt
Když někomu posíláte e-mail, abyste ho představili jinému kontaktu, chcete, aby e-mail viděly obě strany, aby mohly následně pokračovat v konverzaci. Záleží na vás, zda zde nový kontakt přidáte do pole Komu nebo CC, i když použití CC je naprosto přijatelné.
Kdy nepoužívat CC v e-mailu
Přeplněné schránky mohou být skutečným problémem pro efektivitu a je přirozené, že lidé dávají přednost naléhavějším e-mailům před korespondencí, na kterou mají pouze CC. Pokud budete rutinně používat CC u některého z kontaktů v širší korespondenci, zanedlouho přestanou e-maily číst úplně. To může mít za následek, že jim po cestě uniknou některé důležité informace.
S touto funkcí pracujte opatrně, abyste lidem zbytečně nedávali CC a nezaplavovali je větším množstvím pošty, než potřebují.
Když nemáte příslušný souhlas
Při liberálním a neuváženém použití může CC’ing způsobit nechtěné problémy.
Řekněme, že komunikujete e-mailem s kolegou a pak se najednou rozhodnete, že by bylo vhodné, aby byl do vlákna zahrnut i další kolega. Než ho jednoduše označíte CC’ingem ve své další odpovědi, ujistěte se, že jste si nejprve vyžádali souhlas obou stran. Hluboko ve stávajícím vlákně by se mohly nacházet citlivé informace, které by nový kontakt neměl vidět.
Když očekáváte odpověď nebo akci
Zvažte, zda CC-ovat pouze příjemce, od kterých neočekáváte odpověď nebo přímou akci – většina příjemců e-mailů totiž automaticky předpokládá, že z jejich strany není potřeba žádná akce, pokud jsou pouze CC-ováni. Pokud chcete, aby příjemce reagoval nebo jednal, technicky vzato by měl být uveden v poli Komu.
Před stisknutím tlačítka odeslat se podívejte do pole CC a zamyslete se nad tím, co od každého z těchto příjemců očekáváte. V závislosti na odpovědích zvažte, zda místo toho nepřesunout příslušné kontakty do pole Komu.
Když chcete někoho uvést do rozpaků nebo dokázat svůj názor
Není neobvyklé, že lidé používají pole CC z cynických důvodů.
Možná jste obdrželi naštvaný e-mail od kolegy, do kterého byl zkopírován váš šéf. Nebo vás možná nadřízený vyzval k nějaké akci, kterou jste podnikli, a vy jste byli v pokušení dokázat, že už byl do příslušné korespondence zkopírován.
Používání pole CC z pasivně-agresivních důvodů nebo z důvodů získávání bodů není dobrým zvykem a měli byste ho nechat být.
Když chcete zkopírovat mnoho příjemců
Přeplnění pole CC může být pro každého příjemce otevírajícího nový e-mail velmi rušivé, proto v ideálním případě udržujte pole CC maximálně pro tři nebo čtyři příjemce. Pokud jich bude více, měli byste zvážit sloučení pošty nebo použití softwaru pro zasílání newsletterů, jako je Mailchimp.
Další čtení: Jak správně používat Bcc v e-mailu
Proč CC šéfovi v každém e-mailu narušuje důvěru
Mnoha zaměstnancům se už stalo, že během dne zpracovávali e-maily a ve zprávě pro kolegu zadali CC svému šéfovi. Není to myšleno ve zlém – jen se snaží udržet všechny v obraze.
Co je na tom tak špatného?
Podle studie, které se zúčastnilo 584 lidí, 345 lidí uvedlo, že svému spolupracovníkovi méně důvěřují, když na e-mailu uvede CC svého šéfa. Studie také poukázala na to, že důvěra napříč organizační kulturou je pravděpodobně nízká, pokud se to děje často.
Vzhledem k tomu, i když máte dobré úmysly, přemýšlejte, než zkopírujete svého šéfa v e-mailu spolupracovníkovi. Pokud to nebylo vyžádáno nebo to není nezbytně nutné, váš kolega to nemusí ocenit.
Vždy dvakrát zkontrolujte vlákna předchozích odpovědí
Poslední věc, kterou chcete v e-mailovém řetězci udělat, je zdvojovat své odpovědi nebo vytahovat body, které již byly vzneseny a diskutovány. To může být sice nepříjemné, zejména proto, že vlákna CC mohou být nakonec směšně dlouhá.
To znamená, že rychlá kontrola toho, co bylo řečeno dříve, může ušetřit drahocenný čas v dalším průběhu. V e-mailové schránce už tak trávíme každý den spoustu času, takže je důležité, abyste se snažili omezit opakující se e-maily pro sebe i své kolegy.
Typy CC, kterým byste se měli vyhnout
Existuje několik typů CC, kterým byste se měli vyhnout – zde je jejich rozdělení:
Společenský lenoch
Tento typ znáte. Posílají vám e-maily, které sotva dávají smysl a obsahují jen pár slov. Společenský lenoch ani neví, že CC existuje. A v tom spočívá problém: na otázky odpovídají nebo se ptají bez kontextu. Tento vzorec komunikace je extrémně neefektivní a plýtvá časem všech. Nebuďte takovou osobou. A pokud znáte sociálního lenocha, zkuste ho jemně poučit o osvědčených postupech pro CC, a pokud to hned nepochopí, zůstaňte u toho.
Velký šéf
Velký šéf není skutečný šéf – jen si to myslí. Často se starají sami o sebe a CC používají jako zbraň tím, že do každého e-mailu kopírují všechny – ujišťují se, že všichni všechno vidí. Opět to není osvědčený postup a měli byste se používání CC tímto způsobem vyhnout. Používejte ho s rozumem a jen tehdy, když je to produktivní.
Šéf nejlepší kamarád
Šéf nejlepší kamarád je ve skutečnosti šéf, ale chce být vaším přítelem a abyste věděli, že je jen součástí týmu. To se stává problémem, když jsou všichni zahrnuti do každého e-mailu ve snaze podpořit týmového ducha a zajistit, aby nikdo nebyl opomenut. Ve skutečnosti to vede k tomu, že všichni v týmu dostávají zbytečné e-maily a ztrácejí čas tím, že se je snaží všechny roztřídit. Určitě existují účinné způsoby, jak podpořit kulturu spolupráce, ale nadměrné označování CC mezi ně nepatří.
Používejte je střídmě
Většina z nás pokračuje v každodenní e-mailové korespondenci, aniž by nad ní příliš přemýšlela. Pravidelně používáme CC, abychom si kryli záda a zajistili, že všichni budou „v obraze“, ať už to potřebují, nebo ne.
Příště však při sestavování e-mailu chvíli zvažte, zda je CC-ování užitečné nebo nutné. CC je velmi užitečný nástroj, ale pouze pokud se používá střídmě a s rozmyslem. Pokud chcete porozumět další důležité funkci pro odesílání e-mailů, přečtěte si náš příspěvek o tom, jak používat BCC v e-mailu.
Další čtení: Jak odeslat e-mail nezveřejněným příjemcům v Gmailu
Vylepšete svůj účet Gmail pomocí aplikace Right Inbox
Jakkoli je Gmail dobrý – a nechápejte nás špatně, Gmail máme rádi – některé věci prostě neumí hned po vybalení z krabice. Proto přichází na řadu služba Right Inbox. Pomocí aplikace Right Inbox můžete rozhraní služby Gmail proměnit ve výkonný nástroj pro zvýšení produktivity díky funkcím, jako je sledování e-mailů, e-mailové šablony a e-mailové upomínky.
Sledování e-mailů vám například umožní zjistit, kdo a kdy otevřel vaše e-maily, zatímco funkce šablon e-mailů vám umožní nastavit šablony a snadno je vložit do e-mailu, kdykoli potřebujete, takže se nemusíte obávat psát stále stejné e-maily.
Zní to dobře? Kliknutím sem si můžete nainstalovat aplikaci Right Inbox pro Gmail.