Jaké jsou různé typy účetních systémů? Vysvětlení možností
Existují dva typy účetních systémů: První je systém jednoduchého zápisu, kdy malá firma zaznamenává každou transakci jako řádkovou položku v účetní knize. Druhým je systém podvojného zápisu, kdy je každá transakce zaznamenána jako debetní i kreditní položka na samostatných účtech.
Systém podvojného zápisu zajišťuje, že účetnictví firmy je vyrovnané.
O čem si povíme:
Jaký je rozdíl mezi jednoduchým a podvojným zápisem?
Jaké jsou typy účetního softwaru?
Jaké jsou typy účetních metod?
Kterou účetní metodu bych měl používat?
POZNÁMKA: Členové týmu podpory FreshBooks nejsou certifikovaní odborníci na daň z příjmu nebo účetnictví a nemohou poskytovat poradenství v těchto oblastech, mimo podpůrné otázky týkající se FreshBooks. Pokud potřebujete poradit v oblasti daně z příjmů, obraťte se na účetního ve svém okolí.
Jaký je rozdíl mezi jednoduchým a podvojným účetnictvím?
Systém jednoduchého účetnictví obvykle používají velmi malé firmy pro jeho jednoduchost. Možná, že podnik neprovádí mnoho transakcí za daný den, nebo se jedná o živnostníka a majitel nevyžaduje nebo nemá čas na rozsáhlé vedení účetnictví. Systém jednoduchého zadávání je pohodlný, jednoduchý (není nutné žádné formální školení) a poskytuje úsporu nákladů, protože nevyžaduje složitý software. Majitel malé firmy může vést účetnictví v systému jednoduchého zápisu v programu Excel, pokud si to přeje.
Systém jednoduchého zápisu má i své nevýhody. Vzhledem k neúplnosti zadávaných údajů není možné správné finanční výkaznictví. Pro majitele podniku je tak obtížné provádět finanční analýzu a plánovat zdroje do budoucna. Je mnohem pravděpodobnější, že chyby zůstanou nepovšimnuty, a je méně pravděpodobné, že budou odhaleny krádeže (protože není zavedena inventarizace majetku). Daňové úřady neuznávají systém jednoduchého účetnictví pro účely jakéhokoli výkaznictví.
Systém podvojného účetnictví je mnohem podrobnější proces vedení účetnictví, který obvykle používají větší podniky. Systém podvojného zápisu poskytne úplnou evidenci a umožňuje vytvářet řádné účetní výkazy. Rychleji se také odhalují chyby. Systém podvojného účetnictví podává mnohem přesnější obraz o financích podniku.
Systém podvojného účetnictví je nákladný, často složitý a časově náročný. Je také náchylný k chybám, pokud není zaznamenána celá transakce, systém to nemá jak zjistit.
Jaké jsou typy účetního softwaru?
Systém jednoduchého zápisu
Systém jednoduchého zápisu nevyžaduje složitý software. K zadávání informací stačí tabulkový procesor Excel nebo něco podobného. Transakce v systému jednotného zadávání může vypadat například takto:
|
Datum |
Popis |
Výdaj |
Příjem |
Daň |
Způsob výplaty |
Zůstatek |
| Sada pera | N/A | $85.80 | 5,80$ | Peníze | 7 800$ |
Všimněte si, že sloupec „Výdaje“ je prázdný. Protože se jednalo o prodejní transakci, je platba zákazníka považována za „Příjem“. Kdyby tento podnik místo toho platil dodavateli, pak by se do sloupce „Výdaje“ zapsala částka k úhradě.
Sloupec „Zůstatek“ označuje celkový zůstatek peněžních prostředků podniku na jeho podnikatelském bankovním účtu po přičtení transakce.
Systém podvojného účetnictví
Systém podvojného účetnictví však vyžaduje software pro jeho správné vedení. Majitelé firem by měli na internetu hledat software, který je snadno pochopitelný (určený pro majitele firem, nikoli pro účetní) a který poskytuje okamžitý přístup k řadě výkazů, jako např:
- Výkaz zisku &Výkaz ztráty
- Hlavní kniha
- Účtová osnova
- Souhrn daně z prodeje
- Souhrn faktur
- Souhrn plateb
- Výkazy výdajů
Freshbooks, založená v roce 2003, nabízí takové funkce pro podniky všech velikostí, včetně zákaznické podpory prostřednictvím e-mailu nebo infolinky.
Jaké jsou typy účetních metod
Existují dva typy účetních metod: Peněžní účetnictví a akruální účetnictví:
Peněžní účetní metoda
Peněžní účetnictví zaznamenává příjmy a výdaje v okamžiku, kdy jsou přijaty a zaplaceny (kdy dochází k výměně peněz).
Akruální účetní metoda
Akruální účetnictví zaznamenává částky v dolarech v okamžiku, kdy dojde k transakci (účet odchází nebo faktura přichází), nikoliv v okamžiku, kdy jsou peníze skutečně vyměněny. Akruální účetní metoda je ze zákona vyžadována, pokud obrat podniku přesáhne 5 milionů. Předpokládá se, že tento způsob účtování poskytuje přesnější obraz o financích společnosti.
Tyto dva hlavní typy účetních metod, i když někdy mohou společnosti při splnění určitých podmínek používat jejich kombinaci.
Kterou účetní metodu bych měl použít?
Kterou účetní metodu byste měli zvolit, závisí na velikosti vašeho podniku.
Stejně jako systém jednoduchého účetnictví je i metoda hotovostního účetnictví preferována malými podniky, protože je jednoduchá na zavedení a šetří čas. Protože se transakce zaznamenává v okamžiku výměny peněz, má majitel firmy lepší představu o peněžních tocích firmy v daném okamžiku.
Rozpočtovou metodu účetnictví upřednostňují větší podniky (a v některých případech je zákonem vyžadována), protože dává organizaci jasnější představu o příjmech a výdajích firmy. Například pokud kombinované tržby společnosti v prosinci dosáhnou 1,2 milionu, pak by akruální systém tuto částku zobrazil ve výkazech společnosti, i kdyby platby od klientů přišly až na začátku následujícího roku. Kdyby vrcholové vedení místo toho používalo metodu peněžního účetnictví, o částce 1,2 milionu by nevědělo a mohlo by činit rozhodnutí nebo politiku na základě neúplných informací.