Jak uspořádat papírování | Část 8:
Začátkem léta jsem zahájila seriál blogů, který vám pomůže zdolat všechen papírový nepořádek ve vaší domácnosti. Do dnešního dne jsme zpracovali složky domácnosti, řemeslné papíry, důležité dokumenty, školní papíry dětí, kuchyňské papíry, nákupní papíry a sentimentální papíry. Pokud jste seriál sledovali a drželi krok, měli byste už mít všechny papíry ve své domácnosti roztříděné, pročištěné, vyhodnocené a umístěné v dokonale vhodných úložných systémech. Měli byste vědět, kde co je, jak je to uspořádané, co je na štítku a jak se k tomu dostat… a všechny zbývající papíry by už dávno měly být vyhozené nebo skartované. Všechny papíry ve vaší domácnosti jsou nyní uspořádané… nebo snad ano? Přibyly za tu dobu, co jste se vydali na tuto cestu, nějaké nové papíry? Leží na pultu hromada pošty? Hromadí se vám na stole registrační papíry z letošních školních aktivit? Recept, který jste právě vytrhli z časopisu a připevnili na ledničku? Pravděpodobně. Protože i když jsme důkladně probrali všechny papíry ve vaší domácnosti, ještě jsme nemluvili o tom, jak naložit s novými papíry, které přicházejí každý den. Abyste měli papírování skutečně pod kontrolou a v systému, který jste si tak usilovně vytvářeli, budete muset nastavit systém řízení toku papírů v domácnosti… tedy toho, jak se papír dostane ode dveří tam, kam nakonec patří. Ukážu vám náš systém „Domácí schránka“ a provedu vás nastavením podobného systému u vás doma!“
Tento příspěvek obsahuje partnerské odkazy. Zde si můžete přečíst mé &zásady ochrany osobních údajů.
V průběhu let jsem byla poněkud „proslulá“ svými příkazovými centry. V průběhu let jsem jich nastavil několik docela skvělých a je dokonce velká pravděpodobnost, že můj blog dnes čtete díky funkcím mých příkazových center někde jinde na webu. Naše „příkazová centra“ jsem vždy navrhovala tak, aby se stala centrálním místem naší rodiny, kde se shromažďují nejen klobouky, tašky a boty, ale také důležité papíry, úkoly, náš rodinný kalendář a další věci. V každém centru jsem vždycky nastavila super roztomilý systém organizace pošty/papíru, který obvykle obsahoval složky nebo rozdělovače pro každého člena rodiny a také další důležité kategorie, jako je skartace, koš, složka, katalogy, účtenky atd.
Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2
Ale můžu vám prozradit tajemství? Přes nejlepší úmysly držet krok s mými super rozkošnými soubory se mi to nikdy nepodařilo. Buď se příchozí papíry (z pošty, školních tašek atd.) dostaly do správných složek a pak tam zůstaly, nebo se papíry do příliš náročného systému vůbec nedostaly (a v důsledku toho se jen hromadily na pultu). Nakonec z těchto systémů nikdy nebylo o moc víc než hezké obrázky a nepoužívaný nepořádek v našich domovech.
Když se na tyto systémy dívám zpětně, není to tak, že by jejich nastavení nebo funkčnost byly až tak mimo mísu. Spíše byly jen složitější, než bylo nutné. Mezi dveřmi (kudy přicházely papíry) a jejich konečným místem (kartotéka, odpadkový koš, skartovačka atd.) jsem umístil příliš mnoho kroků. Místo toho, aby se papíry dávaly rovnou do koše, dávaly se do složky „Koš“ nebo „Skartovat“. Protože složky byly tak specifické, nikdy jsem si nemohla vzpomenout, jestli Henryho školní přihláška byla vložena do složky „Henry“ nebo do složky „Spis“! Výsledkem bylo, že se papíry v těchto příkazových střediscích spíše jen hromadily, než aby se jimi někdo skutečně zabýval a nakonec je uspořádal a zpřístupnil.
Zní vám to povědomě? Koupili jste si někde na cestě nějaký roztomilý systém na třídění pošty, ale nikdy jste ho nedokázali zprovoznit? Je v něm tucet papírů z doby před rokem a nic jiného? Nebo je možná prázdný? To je v pořádku… taky se mi to stalo… dokonce několikrát! Pojďme to napravit do systému, který bude fungovat a bude se používat!“
Redukovat papír
Než se pustíme do hloubky nakládání s papírem, který do domu přichází, dovolte mi nejprve krátce probrat snížení množství papíru, se kterým se musíte vypořádat. Stále více věcí je k dispozici v digitálních formátech a já vám doporučuji, abyste je přijali, kdykoli je to možné. Od bankovních výpisů a účtů, přes školní letáky a přihlášky k aktivitám, cestovní doklady a rezervace až po účtenky a historii transakcí… Pokud máte možnost zaregistrovat se k bezpapírovému vyúčtování nebo elektronické komunikaci, udělejte to jednoduše proto, abyste snížili množství papíru, které nakonec budete muset spravovat.
Krok 1: Vytvořte jednotnou schránku pro domácnost
I při nejlepší snaze o bezpapírovou komunikaci budou do domu stále přicházet papíry a vy budete muset vymyslet, jak s nimi nejlépe naložit. Všichni víte, že jsem měla z knihy Marie Kondo Kouzlo úklidu, které změní život opravdu, ale opravdu smíšené pocity. Ale jeden z konceptů, který mě opravdu zaujal a který jsem od té doby přijala celým srdcem, je koncept jediné „domácí schránky“ s pouhými dvěma super jednoduchými kategoriemi: „K jednání“ a „K uložení“. Když na to přijde, všechny papíry, které je skutečně třeba uchovávat, by měly být buď nadobro založeny (například do jednoho ze systémů, na jejichž vytvoření jsme tak tvrdě pracovali), nebo by se s nimi mělo v krátké době jednat (například účet, který je třeba vrátit). V tuto chvíli opravdu není třeba dalšího členění. Tím, že všechny papíry nasměrujete na jedno centrální místo ve vaší domácnosti (a odtud je pak budete odkládat), ušetříte čas a bolesti hlavy, protože budete vždy přesně vědět, kde se nové papíry v daném okamžiku nacházejí.
V naší současné domácnosti jsem opustil „tradiční“ schéma příkazového centra, protože, jak jsem řekl, mnoho systémů, na které jsem se dříve spoléhal, se nikdy nepoužívalo (naše současné uspořádání domácnosti si můžete prohlédnout zde). Nicméně hned u vchodových dveří se nachází moje kancelář, která je ideálním místem pro naši „Domácí schránku“. Dvě z těchto závěsných pořadačů jsem jednoduše pomocí příkazových pásků připevnila na bok úložné police IKEA Kallax. Označila jsem je vinylem a svým programem Cricut Explore, abych označila dvě jednoduché kategorie.
Krok 2: Zpřístupněte odpadkový koš
Co na obrázku výše nevidíte, hned pod dvěma závěsnými složkami, je odpadkový koš. Zdá se to jako tak samozřejmé řešení, ale chlapče, je to velký rozdíl v tom, že se papír nehromadí. Místo odkládání papírů do koše můžeme vše, co nespadá do kategorie „K jednání“ nebo „Do složky“, okamžitě vyhodit. #gamechanger
Stejným způsobem jsme chtěli všechny papíry, které je třeba skartovat, také trochu přiblížit jejich konečnému určení. Takže asi 4 kroky od sestavy složek/odpadků je naše skartovačka papírů zastrčená ve skříňce v mém pracovním stole. Pomalu, ale jistě se nám daří lépe skartovat věci hned, jak přijdou, ale pokud zrovna nemáme čas (nebo se nám nechce skartovačku vyprazdňovat!), máme vedle skartovačky krabici na spisy, do které můžeme zachytit cokoli pro další skartaci.
Mít schránku, koš a skartovačku v těsné blízkosti je spolehlivý způsob, jak zabránit hromadění papírů na nechtěných místech!
Krok 3: Pravidelně se starejte o schránku
V rohu mé kanceláře máme nyní jedinou schránku pro domácnost, do které se stékají všechny příchozí papíry, a také koš a skartovačku v blízkosti pro okamžitou likvidaci papíru. Ale jako každý jiný organizační systém bude fungovat a fungovat jen tehdy, když se o něj bude pravidelně pečovat a udržovat ho. Dalším krokem řízení toku papíru v domácnosti je proto VELMI pravidelná péče o složky K jednání a Do složky.
Jednou týdně (doporučuji to udělat, když si vytváříte plán jídla nebo vyplňujete plánovač na daný týden) pečujte o OBĚ složky Doručená pošta v domácnosti. Začněte všemi akčními položkami (protože ty jsou obvykle časově citlivější) a podepište, pošlete nebo vraťte vše, co je ve složce. Poté vyjměte veškerý obsah složky „Do složky“ a přesuňte jej na konečné, trvalejší místo určení. Trvalé určení? Však víte… všechny ty krásné, přehledné a funkční systémy, které jsme si již vytvořili, jako jsou naše domácí složky, školní úložné boxy, pořadač na důležité dokumenty, kuchyňský pořadač atd. Protože jste nyní již vykonali veškerou těžkou práci při vytváření dokonalých úložných systémů pro každý druh papíru, mělo by vám odkládání všeho, co najdete v hromadě papírů „Do složky“, zabrat každý týden jen několik minut!“
Můžete namítnout, že složka „Do složky“ v rámci složky Doručená pošta pro domácnost není vůbec nutná a zůstane jen složka „K jednání“. V závislosti na vaší domácnosti to může být docela dobře pravda. Pokud jsou vaše trvalejší papírové systémy rychle a snadno dostupné, určitě můžete složku „K vyřízení“ zcela vynechat a ukládat uschovatelné položky hned, jakmile přijdou do domácnosti. Součástí vytvoření skutečně fungujícího systému toku papíru v domácnosti je však také znalost sebe sama. Já vím… s jistotou… že nebudu každý den běhat a ukládat uschovatelné papíry. Jistě, Henryho povolenka se pravděpodobně zařadí do pořadače Rodinné aktivity, jakmile přijde domů. Ale obecně platí, že cokoli, co je třeba uschovat, vrátit se k tomu nebo trvaleji založit, se bude povalovat kdekoli, pokud tomu nedám vyhrazený domov. Tím, že mám centralizovanou schránku pro domácnost se složkou „K založení“ i „K jednání“, jsem schopna udržet důležité dokumenty mimo kuchyňskou linku, aniž bych měla pocit, že neustále den co den přenáším papíry pryč.
Pointa je v tom… udržujte to jednoduché… opravdu jednoduché… ale také dělejte to, co má pro vás, váš domov a vaši rodinu největší smysl!
Krok 4: Vybudujte si návyky kolem nové rutiny
Přestože mé předchozí systémy sběru papíru byly příliš složité, přiznám se také, že jsem vynechal poslední a nejdůležitější krok: vybudovat si nové návyky kolem rutiny toku papíru. Tento poslední krok nelze opomenout, protože i s jednou centrální schránkou se vám papíry nakonec vymknou kontrole, pokud se jim nebudete pravidelně věnovat. Proto, abyste skutečně získali kontrolu nad papírem ve své domácnosti a nadobro zvítězili nad nepořádkem v papírech, MUSÍTE tyto nové kroky týkající se podávání/vyhazování/skartování/úklidu zařadit do týdenní rutiny své domácnosti. Za tímto účelem: naplánujte si je do svého plánovače, nastavte si budík na telefonu, stanovte si vizuální spouštěče (například pokud je složka příliš plná, musíte strávit odpoledne jejím vyprazdňováním). Ať už vám vyhovuje cokoli… zvykněte si na velmi pravidelné přesouvání dokumentů ze složky Doručená pošta v domácnosti do finálních úložných řešení. Navíc, pokud máte rodinu, musíte je nový systém naučit trénovat a pracovat na něm společně, dokud se každý nebude podílet na zakládání, vyhození, skartování a odkládání věcí podle potřeby.
Jak vypadá tok papírů v naší domácnosti
Když mi z kabelky nebo Gregovy tašky vypadne pošta nebo jiné náhodné papíry, okamžitě je odneseme do kanceláře. Papíry, které se dají vyhodit do koše, se vyřídí okamžitě a zbytek se založí jako „do složky“ nebo „k jednání“. S Henryho školními papíry se zachází trochu jinak. Cokoli důležitého se skutečně dává do naší domácí schránky, ale jeho hotové školní práce se okamžitě dávají do jeho vlastního vyhrazeného koše „schránky“, aby se roztřídily a uspořádaly zvlášť (více o tom, jak to dělám, se můžete dozvědět zde). Každou neděli, zatímco sestavuji náš jídelní plán, objednávám potraviny a aktualizuji náš kalendář na nadcházející týden, se věnuji oběma souborům v naší schránce Doručená pošta pro domácnost. Nejdříve se vyřizují akční položky a pak odkládám vše, co je ve složce „Do složky“. Stejně jako v případě uklizení veškerého prádla do nedělního večera je mým cílem vždy začít pondělí s prázdnou schránkou!
Produkty Household Inbox, které miluji
Tyto produkty jsem použila (a miluji!) k sestavení naší schránky pro domácnost!
Tady jsou další produkty, které můžete zvážit při vytváření toku papíru pro vaši domácnost!
Další strategie pro zavedení toku papíru v domácnosti. Každá domácnost má jedinečné potřeby a požadavky na řízení toku papíru. Proto jsem shromáždil několik nejlepších článků a tipů, které jsem našel od svých přátel a kolegů blogerů. Pokud potřebujete další nápady pro řízení toku papírů, podívejte se na tyto příspěvky níže:
- Věru skvělý přehled všech papírů… od příchodu do dveří až po nalezení jejich věčného uložení od Kaitlin z The Simply Organized Home.
- Systém podobný tomu mému, ale ještě více zjednodušený od Jenn z Clean and Scentsible.
- Pokud potřebujete vyhrazené místo pro sledování a placení účtů:
- Jednoduchý box od Jen z I Heart Organizing.
- Nádherné „centrum“ pro placení účtů od Toni z A Bowl Full of Lemons.
- Další nástěnné držáky na složky DIY:
- Miluju tyhle jednoduché koše od kamarádky Karen z a House Full of Sunshine.
- Nádherné dřevěné verze od Jenn z Build Basic.
- Jednoduchá stanice na pracovní desce na třídění všech věcí od Becky z Clean Mama.
Domácí úkoly. Vím, že mnozí z vás jsou připraveni se do toho hned vrhnout, takže vám každý týden zadám jakýsi „domácí úkol“. Využijte následujících 6 dní k tomu, abyste splnili vše, co jsem zde uvedl, a dokončili tak svou cestu k organizaci papíru!“
Tento týden:
- Prozkoumejte všechny systémy organizace papíru, které již máte doma nastavené. Kde se nacházejí? Jsou funkční? Co zachycují? Co nezachycují? Jak je lze vylepšit?
- Přemýšlejte o tom, odkud a jak se papír dostává do vaší domácnosti. Zamyslete se nad tím, kde a jak se u vás doma hromadí papíry. Přemýšlejte o tom, kde a jak byste mohli zřídit jednotnou schránku pro domácnost.
- Objednejte/najděte potřeby pro sestavení schránky pro domácnost. Zvažte také, kam umístit odpadkové/skartovací nádoby.
- Vytvořte jasně definovaný tok papíru ve vaší domácnosti. Naučte to všechny, kdo s vámi žijí.
- Vymezte si pravidelný den/čas, kdy se budete starat o domácí schránku, a dodržujte ho tím, že si vytvoříte upomínky.
- Pravdivě se radujte, protože jste nyní roztřídili a uspořádali VŠECHNY papíry ve své domácnosti A určili jste systém pro nakládání s novými papíry. Oficiálně jste zvítězili nad nepořádkem v papírech!
Jak uspořádat papíry BLOGOVÁ SÉRIE
Předem!
Než odejdete, chtěl jsem vám dát určitě vědět o opravdu úžasné organizační akci, která se chystá už za pár týdnů! Jmenuje se Get Organized HQ a je to týdenní online akce, která vám ukáže nespočet řešení, jak krok za krokem uspořádat a zefektivnit svůj život a domov. Budete se moci učit od více než 20 odborníků, kteří „to zažili a udělali“, na nejrůznější užitečná témata, včetně plánování jídla, rychlého úklidu, organizace digitálních fotografií, správy domácnosti, financí, uspořádání domácnosti a dalších!“
Budu vyučovat kurz s názvem „Zúžení papíru“, kde shrnu vše, co jsem učila v průběhu posledních 8 týdnů, do jednoduché a snadno stravitelné prezentace (a k kurzu je ZDARMA k dispozici pracovní sešit k vytištění!). Viděla jsem také sestavu řečníků na letošní akci; a příteli, tohle si opravdu nebudeš chtít nechat ujít.
Get Organized HQ bude plná tolika dobrých informací, které ti opravdu pomohou nastartovat tvůj podzim produktivně a organizovaně! Více informací a přihlášení na tuto akci ZDARMA najdete kliknutím níže:
Přátelé, toto je poslední příspěvek v seriálu Jak si zorganizovat papírování (yayayayayay!!!!). Příští pátek udělám krátkou rekapitulaci, ale pak se přesuneme k dalším zábavným věcem, jako je organizace spíže a Henryho přestavba ložnice, kterou jsem konečně dokončila! Mezitím mám na úterý naplánovaný zábavný příspěvek, který vám ukáže, jak můj dům v těchto dnech opravdu vypadá! Tak zatím!
Posted In Organizace, Organizace papírování