Odpovědnost vs. odpovědnost v projektovém řízení
Po určité době mé kariéry v oblasti projektového řízení mi trvalo, než jsem si uvědomil a logicky přijal skutečnost, že v oblasti projektového řízení je třeba jasně chápat rozdíl mezi odpovědností a odpovědností.
Základním bodem, na který se tato diskuse snaží odpovědět, je otázka „kdy a kde končí odpovědnost?“.“
A konkrétněji, pokud se v průběhu realizace projektu vyskytnou nějaké problémy, je to projektový manažer, kdo je standardně tím, kdo musí zaplatit konečnou cenu za neúspěch, nebo je tato otázka poněkud složitější?
Přečtěte si náš příspěvek „Co je to projektový manažer?“, kde se dozvíte, co by tato role měla zahrnovat.
Podívejme se na následující jednoduchý scénář:
Řídíte velký integrační projekt zahrnující 10 různých technologických skupin. Je zřejmé, že nemůžete být důvěrně obeznámeni s každým aspektem integračního procesu a mít jej v ruce.
Zřejmě stejně jako mnoho jiných projektových manažerů hrdinně tvrdíte, že za vše, co se v projektu stane, nesete odpovědnost, ale je tomu skutečně tak?
Existuje bod, kdy by se pod vaším dohledem mohly stát věci, za které byste nemohli a nechtěli převzít odpovědnost?
Rozdíl mezi zodpovědností a odpovědností
Jaký je tedy rozdíl mezi zodpovědností a odpovědností?
Průzkum literatury poukazuje na skutečnost, že pro každý z těchto pojmů zřejmě neexistují jasné a jednotné definice. Ve skutečnosti zběžný pohled na dictionary.com jasně ukazuje na zmatek, kde je definice pro odpovědnost vysvětlena i v termínech zodpovědnosti a naopak.
V knize The Oz Principle: V knize Oz: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability (Dosahování výsledků prostřednictvím individuální a organizační odpovědnosti) autoři naznačují, že:
„Odpovědnost může být udělena, ale odpovědnost musí být přijata. Jinými slovy, odpovědnost může být dána nebo přijata, dokonce i převzata, ale to automaticky nezaručuje, že osobní odpovědnost bude přijata. Což znamená, že je možné nést za něco nebo někoho odpovědnost, ale přesto ji neneseme.“
Z tohoto výkladu by se dalo vyvodit, že každý člověk v projektovém týmu může být odpovědný (na základě přidělení), ale jeho odpovědnost závisí na míře jeho angažovanosti a přijetí této odpovědnosti.
Nejsem s touto definicí spokojen, protože dělá věci poněkud volnými. Mohou projektoví manažeři dostat „propustku z vězení“ na základě argumentu, že jejich tým nevyužil svého práva přijmout odpovědnost? Nezdá se mi to správné, takže je třeba se v tom trochu hrabat.
Žije odpovědnost na vrcholu organizace?“
Dobrý shrnující dokument Michaela L. Smithe a Jamese Erwina s názvem „Role & Responsibility Charting (RACI)“ poskytuje průlom, který jsem hledal.
Autoři uvádějí následující vynikající postřeh:
Manažeři a nadřízení nejsou odpovědní za všechno ve své organizaci. Schéma odpovědnosti zajišťuje, že odpovědnost nese ten, kdo skutečně může odpovídat za konkrétní práci.
Často to vede k tomu, že se odpovědnost za činnosti přesune na nejvhodnější úroveň.
To je důležitý bod. Odpovědnost nemusí nutně žít na samém vrcholu, ale spíše je umístěna na nejvhodnější úrovni, u osoby, která může být za práci odpovědná.
Konečné definice
Autoři dále upřesňují definice odpovědnosti a odpovědnosti takto:
Odpovědná osoba je osoba, která je v konečném důsledku odpovědná za činnost nebo rozhodnutí. To zahrnuje pravomoc „ano“ nebo „ne“ a právo veta. K činnosti může být přiřazena pouze jedna odpovědná osoba.
Odpovědná osoba je jedinec (jedinci), který (kteří) úkol skutečně dokončí. Odpovědná osoba je odpovědná za akci/realizaci. Odpovědnost může být sdílena. Míru odpovědnosti určuje jednotlivec s „odpovědností“.
Výše uvedené definice poskytují mnohem větší míru srozumitelnosti a jsou snadno pochopitelné v projektovém prostředí. Vrátíme-li se však myšlenkami zpět ke scénáři uvedenému dříve v tomto příspěvku, byli bychom nyní schopni lépe zjistit, čí je to vina, kdyby se projekt nepodařilo realizovat?“
Jasné určení rolí a odpovědností v projektu (zveřejněním podrobné tabulky RACI) může značně přispět k odstranění nejasností a nedorozumění.
Předběžné určení odpovědností a povinností je jen začátek, po kterém musí následovat jasné sdělení a přijetí těchto rolí a povinností ze strany pověřených osob.
Hry na obviňování a přisuzování chyb se mohou dařit pouze v prostředí, kde nikdy nebylo jasné, kdo je odpovědný a kdo je odpovědný. Pokud nejsou řádně sděleny, je velká šance, že to budete právě vy, projektový manažer, kdo bude požádán o odpověď na poznámku „prosím vysvětlete“ od zadavatele projektu.
Přemýšlejte o tom!
Shim Marom
Shim Marom je autorem stránek quantmleap.com. Jeho blog je pokusem podívat se na oblast projektového řízení z neortodoxních a netradičních úhlů pohledu a s využitím nejnovějších poznatků vědy, umění a filozofie zkoumat a vysvětlovat předpoklady a metody široce používané v rámci profese projektového řízení.
Tento článek je od Shima Maroma z quantmleap.com.