Zásady práce na dálku pro zaměstnavatele (s PDF vzorovou šablonou)
S rozvojem práce z domova je stále důležitější písemně upravit dohody, požadavky a povinnosti jednotlivých stran v rámci zásad práce na dálku nebo dohody o práci z domova. Co by však měla taková smlouva obsahovat a proč je potřebná?
Co je to politika práce na dálku?
Politika práce na dálku může být buď dokumentem pro celou organizaci, který zachycuje pravidla a předpisy týkající se práce na dálku, nebo dodatkem ke stávající pracovní smlouvě, v němž jsou uvedeny nové požadavky a povinnosti, když zaměstnanec přechází na dálku.
Zejména druhý případ je aktuálnější než kdy jindy, protože tisíce organizací přecházejí na pracovní prostředí příznivé pro práci na dálku tváří v tvář COVID-19 a jeho dlouhodobým dopadům na pracovní sílu.
Součástí oficiální politiky práce na dálku by měly být změny pracovní doby, rozsah dohody o provedení práce, povinnosti vzdáleného pracovníka, které by měl během svých pracovních dnů mimo kancelář dodržovat, a důležitější pravidla vylučující šedé zóny, jako například co se děje s firemním vybavením nebo kdo je zodpovědný za náklady spojené s kanceláří.
Často se jedná o útlou smlouvu k podpisu, která zřídka přesahuje dvě celé strany, a proto se často přehlíží. Možná ji nepotřebujete, ale je lepší být na bezpečné straně.
Proč bych měl mít písemné zásady práce na dálku?
Pokud jedna velká část zásad práce na dálku spočívá v řízení očekávání a vyjasnění rozsahu – něco, co by případně mohlo být provedeno v interní poznámce na rozdíl od formální smlouvy – druhá polovina je také pro právní pokrytí.
Například je důležité písemně uvést zásady týkající se přemístění a plánů kompenzací v těchto případech. Lidé musí dodržovat bezpečnostní opatření, aby se zajistilo, že nedojde k úniku interních dat, a měla by být upravena i organizace za duševní vlastnictví, když někdo pracuje bez přísné pracovní doby z domova.
V mnoha stávajících pracovních smlouvách je navíc výkon práce a ochrana duševního a fyzického vlastnictví pokryta pouze v kanceláři. Pro všechny tyto případy je nutné doplnit jako možnou cestu i výjimku práce na dálku.
Co musí být součástí dohody o provedení práce z domova?
Dohodu o provedení práce z domova lze ve většině případů snadno odmítnout. Pokud chcete ochránit sebe i své zaměstnance před újmou, měly by se tyto části do zásad dostat.
Rozsah &Doba trvání
Existují desítky variant práce na dálku. Můžete mít smíšený model, kdy lidé tráví několik dní v týdnu doma. Můžete mít politiku práce z domova, která umožňuje lidem využít určitý počet dní home office. Můžete být částečně vzdálení, s několika lidmi v kanceláři a další dávkou na dálku, nebo konečně můžete být plně vzdálení, bez jakékoliv kanceláře.
Dále, zejména během pandemie, můžete chtít na nějakou dobu omezeně přejít na práci na dálku. Možná budete chtít určit, že lidé mohou v létě pracovat plně vzdáleně, aby se vyhnuli horké kanceláři, ve které nefunguje klimatizace. Možným konfiguracím, kterými můžete projít, se meze nekladou.
Součástí vašich zásad by mělo být stanovení druhu vzdálené práce, jejího omezení a odpovědnosti, kterou s ní spojujete.
Přemístění &Kompenzace
Pokud provozujete plně vzdálený provoz, je více než rozumné, že se zaměstnanci rozhodnou přesunout jinam, kde se jim líbí více. Vaším úkolem jako zaměstnavatele je vytvořit strategii relokace a rozhodnout, zda je celková kompenzace vázána na umístění zaměstnance. Můžete také začít přemýšlet o mezinárodních smlouvách a jejich dodržování.
Dále se často očekává nebo dokonce upravuje zákonem, že jako zaměstnavatel musíte hradit náklady spojené s kanceláří. Vzhledem k tomu, že se naše domovy mění v kanceláře, kde je hranice? Je běžné hradit internet a elektřinu, ale případně byste mohli chtít hradit i část nájemného nebo pevný stůl v kanceláři?“
Pokud očekáváte, že zaměstnanci budou několikrát ročně cestovat do hlavního sídla, mělo by to být také písemně zaznamenáno. Zmínili byste například, kolik se hradí za toto období cestování a co musí zaměstnanec uhradit.
Požadavky na práci na dálku
Práce na dálku nerovná se práce na dálku. Měli byste mít jasno v tom, co se od nově přecházejících pracovníků na dálku očekává a kde je hranice. Zatímco dříve jste například k evidenci pracovní doby používali sledování pracovní doby, při práci z domova to již není možné. Koneckonců je někdy těžké stanovit hranici mezi prací a životem a věci se začnou přelévat jedna do druhé.
Přinejmenším byste měli stanovit minimální požadavky, aby toto nastavení fungovalo: Zaměstnanci by měli pracovat z místa, kde nejsou rozptylováni – před televizí nebo na pláži většinou není vhodné místo pro soustředěnou práci. Stabilní připojení k internetu je nutností, takže je třeba ho zajistit buď doma, nebo ve sdílené kanceláři.
Přestávky jsou stále zásadní pro načerpání sil, takže zabraňte tomu, aby lidé pokračovali v práci několik hodin v kuse, v noci nebo o víkendech. Pokud si nevezmou volno jinak, obvykle to není dlouhodobé řešení. V neposlední řadě se ujistěte, že je komunikace nastavena tak, aby vyhovovala všem. Buď budete v pracovní době dostupní na platformě Zoom a Slack, nebo plně zavedete asynchronní komunikaci.
Změny stávajících zásad
Přecházíte-li z kanceláře na vzdálenou práci, je možné, že již máte zavedeno několik zásad, které brání přechodu na vzdálenou práci. Běžnou zásadou je například doba přítomnosti. Pokud jste dříve měli politiku, že zaměstnanci musí být v kanceláři mezi určitými časy v pracovní den, není to již možné. Totéž platí pro určité výhody nebo pravidla oblékání.
Budete také chtít určit, zda nová politika nahrazuje starou. Například vaše zásady týkající se duševního vlastnictví obvykle přepisují ty, které již byly sjednány v pracovní smlouvě. Mohou být zavedena nová bezpečnostní opatření a budou platit nová pravidla týkající se odnášení zařízení domů.
Zařízení &Zabezpečení
S přechodem na práci na dálku se konečně mění i způsob zacházení se zařízením. Tradičně platí, že veškerá práce na kancelářských strojích patří firmě, ale protože lidé pracují z domova a mohou míchat soukromí s prací, může se vám to často vymstít.
Dále je třeba zavést více bezpečnostních opatření. Často je dobré vyžadovat, aby provoz v kanceláři probíhal přes síť VPN, používat určitý standard hesel a mít sepsané zásady týkající se krádeží nebo ztráty dat.