6 e-mail-skripter til at lave den perfekte opfølgningsmail til en kunde

6 e-mail-skripter til at lave den perfekte opfølgningsmail til en kunde

Hvis du er freelancer, entreprenør eller ejer af en lille virksomhed kan det at arbejde med kunder være en af de mest udfordrende dele af dit job. Det gælder især, når disse kunder på mystisk vis ikke reagerer. Når dette sker, skal du være opmærksom på at sende en opfølgningsmail. Og det er her, at nogle praktiske e-mail-skripter kommer i spil.

Når de er skrevet med lidt omtanke og fremsynethed, kan den rigtige opfølgningsmail give hurtige resultater.

Hvis du ikke er sikker på, hvordan du skal gøre dette, skal du ikke bekymre dig! At se et par eksempler og forstå, hvordan (og hvorfor) de virker, er normalt alt, hvad du behøver for at begynde at bruge denne taktik effektivt i din virksomhed.

I dette indlæg vil vi præsentere seks almindelige situationer, der involverer ikke-reagerende kunder.

For hver af dem vil vi give et eksempel på en opfølgningsmail og forklare, hvorfor den sandsynligvis vil give resultater.

Emailmanuskripter og skabeloner:

👉 1. Opfølgning efter indsendelse af et forslag
👉 2. Påmindelse om, at du venter på et svar
👉 3. Opfordring til nyt arbejde
👉 4. Berøring af basen efter et stykke tid uden aktivitet
👉 5. Anmodning om en forfalden betaling
👉 6. Den sidste e-mail

Hvorfor det kan betale sig at designe en omhyggeligt formuleret opfølgningsmail

Når det kommer til at skabe e-mailskripter, er det værd at bruge tid på at designe dem omhyggeligt. En hastigt afsendt e-mail kan gøre mere skade end gavn, så du vil gerne være strategisk.

Dette indebærer en række overvejelser. Du skal tænke på den handling, du gerne vil have modtageren til at foretage, og hvordan du forsigtigt (men bestemt) kan opmuntre dem i den retning. Derudover er det vigtigt at være opmærksom på hvert eneste ord, du bruger. Tone og hensigt betyder lige så meget her som indhold – især når du har med en uopmærksom eller vanskelig kunde at gøre.

Det kræver øvelse at skrive solide e-mail-manuskripter, der giver resultater. Men for at få dig i gang vil vi præsentere en række eksempler, som du kan bruge og lære af.

Vi har arbejdet med mange udfordrende og svært kontaktbare kunder i årenes løb, og det følgende er de typer e-mails, som vi har fundet ud af virker bedst.

Seks e-mail-skripter, du kan bruge til at følge op på ubesvarede kunder

Lad os nu tage et kig på selve de seks scripts! Ved selv at bruge (og måske justere lidt) disse e-mails kan du i høj grad øge dine chancer for at skabe vellykkede forbindelser.

De er ikke opstillet i nogen rækkefølge efter vigtighed eller relevans, så du er velkommen til at bruge dem, der falder dig ind først!

Følg op efter et indsendt forslag

Få ting er mere frustrerende end at sende et detaljeret forslag til et nyt projekt og ikke få noget svar. Du er klar og venter på at komme i gang, og hver dags forsinkelse betyder en dag mere, som du skal vente på betaling, når projektet er afsluttet.

Den gode nyhed er, at manglende svar på et forslag sjældent betyder, at kunden er utilfreds med det eller ikke er villig til at gå videre. Tværtimod vil de normalt lade dig vide det med det samme. I stedet vil du ofte opdage, at de har haft for travlt til at tænke over det eller endda til at læse din e-mail fuldt ud.

Med Mercedes Cardonas ord fra OMH Communications:

Selvfølgelig vil du alligevel gerne følge op på denne kunde. Du skal forblive på forkant med deres tanker og minde dem om at tage tid ud af deres kalender til at give dit forslag den opmærksomhed, det fortjener. Som regel er det nok med et lille skub:

Hej, jeg tænkte på, om du har haft mulighed for at kigge på vores seneste forslag endnu. Vi er spændte på at høre dine tanker og på at komme i gang med dette projekt! Lad mig vide, hvis du har spørgsmål vedrørende forslagets detaljer (som beskrevet i min tidligere e-mail).

Denne besked indledes med en høflig anerkendelse af, hvor travlt kunden har, og at du forstår, at de måske ikke har været i stand til at se dit forslag grundigt igennem endnu. Derefter minder den dem kort om forslagets fokus, så de ikke behøver at gå tilbage til den forrige e-mail for at orientere sig.

Det andet afsnit er det afgørende element her. Det er en god idé at lade kunden vide, at du er begejstret for projektet (selv om du også føler dig frustreret). Denne begejstring kan være det skub, de har brug for. Og ved at bede om spørgsmål fortæller du dem, at de ikke behøver at godkende eller afvise dit forslag med det samme, men at de frit kan give udtryk for eventuelle spørgsmål eller bekymringer, som de måtte have om det først.

Selvfølgelig vil du gerne afslutte opfølgningsmailen med din yndlingsafslutningsfrase og dit navn. Desuden bør du undgå terminologi som “der er ingen hastværk” i denne form for besked. Selv om du ønsker at forblive høflig og betænksom, ønsker du også at opfordre kunden til at handle så hurtigt som muligt (din bankkonto afhænger af det!).

Hukommelse om, at du venter på et svar

Dette er måske den mest almindelige situation, du befinder dig i, når du har at gøre med kunder, der ikke reagerer på din henvendelse. Du er midt i en eller anden form for projekt, og du kan ikke komme videre, før kunden besvarer et vigtigt spørgsmål eller stiller en bestemt ressource til rådighed. Alligevel bliver du mødt med radiotavshed.

Det er i både din og kundens interesse at følge op hurtigt i denne situation. I ønsker trods alt begge, at projektet skal forløbe gnidningsløst og at undgå at spilde tid. Som i det foregående scenario er det meget sandsynligt, at kunden har set din e-mail, men har glemt den eller har markeret den til senere behandling.

Denne opfølgningsmail kan sendes et sted fra et par dage til en uge efter den tidligere kommunikation, afhængigt af projektets hastende karakter:

Hej , jeg ville gerne følge op, og se om du har haft mulighed for at gennemgå min tidligere e-mail. Som jeg nævnte, .Når vi har dit svar, vil vi straks kunne gå videre til næste fase af projektet. Lad mig vide, hvis jeg kan give yderligere præciseringer om, hvad vi har brug for!

Det første afsnit er struktureret på samme måde som vores sidste eksempel, hvilket er bevidst. Også her er det vigtigt at anerkende, hvor travlt kunden har, og at undgå enhver form for utålmodighed eller frustration.

Det er desuden vigtigt at minde dem kort om din forespørgsel, så de ved præcis, hvad du leder efter. Samtidig skal du ikke blive for detaljeret her, da kunden blot kan gå tilbage til den foregående e-mail for at læse hele din forespørgsel.

Den næste sætning er beregnet til at lade kunden vide (høfligt), hvor vigtig denne særlige besked er. Med andre ord har de måske ikke indset, at det manglende svar har ført til en blokering fra din side.

Dernæst afslutter tilbuddet om at give en afklaring denne korte opfølgningsmail, samtidig med at du gør det klart, at du er klar til at diskutere alt uklart i din oprindelige besked (og dermed forsinke deres svar).

Søgning om nyt arbejde

Det er altid vigtigt at holde sig i tæt kommunikation med dine kunder. Det er dog aldrig mere vigtigt end lige efter, at et projekt er afsluttet. Det er alt for nemt for en kunde at glemme dig og gå videre til det næste på dette tidspunkt – hvilket er det sidste, du ønsker.

Derfor, hvis du har afsluttet et projekt for en bestemt kunde og ikke har hørt noget fra dem i et stykke tid, bør du sende en anmodning om nyt arbejde med. Den bedste tilgang til denne e-mail kan variere en smule afhængigt af de specifikke omstændigheder, men her er et eksempel på en effektiv besked:

Hej ,Som du ved, har vi for nylig afsluttet . Vi håber, at du er tilfreds med resultatet!Vi er ivrige efter at komme videre med det næste projekt - her er alt, hvad vi vil kræve af dig:- Når vi har denne overtrædelse, kan vi gå videre til næste fase. Lad mig naturligvis vide, hvis der er spørgsmål, som jeg også kan besvare.

Denne opfølgningsmail bygger lidt på den antagelse, at både du og din klient er bekendt med din sædvanlige proces og har arbejdet på flere projekter tidligere. Det kan have brug for en lille personlig tilpasning for at afspejle den type projekter, du arbejder på, men det giver ikke desto mindre en solid ramme.

Det første afsnit tjener to formål (ud over blot at være en introduktion til e-mailen). Det minder kunden om det nyligt afsluttede projekt og om deres (forhåbentlig) positive reaktion på dets kvalitet. At huske, hvilket godt stykke arbejde du tidligere har udført, bør vække deres appetit på mere af det samme.

Det er altid godt at udtrykke din egen iver efter at komme i gang. Den virkelige stjerne i showet her er dog punktlisten med spørgsmål/ønsker. En liste over, hvad du har brug for fra kunden (i stedet for at skrive det hele i afsnitform) gør dine krav krystalklare. Det øger også chancerne for at få et svar på hver enkelt specifik forespørgsel.

Flæs det hele op med et skub fremad og en anmodning om eventuelle spørgsmål fra kunden, og du har en enkel, men effektiv opfølgningsmail på hånden.

Touching base after a while of inactivity

Den foregående opfølgningsmail handlede om at holde kontakten med din kunde og forsøge at lande på hinanden følgende projekter efter hinanden. Denne e-mail-skabelon handler om at genoptage kontakten med en kunde efter en længere periode.

På dette tidspunkt bør vi ikke antage, at kunden husker præcis, hvem vi er, eller hvilken slags projekter vi har gennemført sammen tidligere. Selv om der er en vis fortrolighed, skal man så at sige først genoplive den.

Denne e-mail-skabelon kan hjælpe med det:

Hej ,Jeg har lavet en note i min kalender om at kontakte dig lige nu. Bare for at minde dig om, at det sidste projekt, vi lavede sammen, var . Jeg ville kontakte dig og undersøge, om der er nogle muligheder for at arbejde sammen igen. Har der ændret sig noget med hensyn til din ... I betragtning af hvad vi har lavet sammen tidligere, tror jeg, at vi kan gå i samme fodspor ved at arbejde på . Hvis du gerne vil have flere detaljer om, hvordan det præcist kunne fungere, skal du bare lade mig vide det, så sender jeg et mere dybdegående forslag og nedbryder tingene trin for trin.

Dette script til opfølgningsmail opnår et par ting:

• Det er venligt i sin natur og genoptager kontakten med personen på en naturlig måde – det virker ikke tvunget.
• Det minder kunden om, hvad I har arbejdet med tidligere og antyder også, at I har lavet mere end ét projekt sammen (hvis det er tilfældet).
• Det foreslår et par færdige idéer til projekter, som I kunne arbejde på næste gang.

Det sidste punkt er særligt vigtigt. Folk har travlt. Hvis du kan komme til dine kunder og foreslå nøjagtige idéer, som du kan udføre for dem, øger det dine chancer for at få aftalen i hus. Det faktum, at du allerede har et etableret forhold, hjælper på det, da du ikke længere behøver at bevise, at du er i stand til at levere varen.

Anmodning om en forfalden betaling

Denne her er lidt tricky. Det kan være stressende at tale om penge, især hvis du er en kreativ person, som helst ikke vil have noget at gøre med det økonomiske element i virksomheden. Dette er endnu mere relevant, når det drejer sig om at følge op på en vanskelig kunde, som er forsinket med sin betaling.

Først og fremmest vil du gerne gå ind i denne kommunikation så høfligt som muligt. Du må ikke insinuere, at kunden er uagtsom, eller begynde at fremsætte trusler. Gå i stedet ud fra den antagelse, at kunden blot har glemt at betale. Selv om der er en anden grund til deres misligholdelse, kan denne fremgangsmåde i det væsentlige give dem skyldfølelse og få dem til at tage deres tegnebog frem:

Hej , jeg ville lige kontakte dig og minde dig om betalingen, der forfalder den . Vi har endnu ikke modtaget din betaling. Kan du fortælle os, hvornår vi kan forvente at modtage den?

Det er bedst at holde denne type opfølgningsmail kort og godt. Du ønsker ikke, at det vigtigste budskab bliver overset. Desuden er der ingen grund til at tilføje en masse kvalifikationselementer. Det er ofte tilstrækkeligt at minde dem om, at betalingen er forfalden – høfligt – og det er ofte nok. Du bør dog give dem alle relevante oplysninger, f.eks. et fakturanummer og den e-mail, som den oprindeligt blev sendt til. Ideen er at gøre det så nemt som muligt at betale.

Du kan i princippet gentage denne e-mail så mange gange, som du finder det nødvendigt. Men hvis du stadig ikke modtager et svar, kan du i sidste ende blive nødt til at blive mere ihærdig. Her er en opfølgende e-mail, som du kan sende, hvis de ikke reagerer på et par beskeder som den ovenstående:

Hej ,Vi har stadig ikke modtaget din betaling for . Vi forventer det fulde fakturabeløb - - senest , ellers bliver vi muligvis nødt til at henvise denne sag til et inkassobureau.

Dette er en fast og ligefrem besked, som er passende for en kunde, der både undlader at betale og at svare. Hvis du giver dem en påmindelse om betalingsbeløbet og en ny forfaldsdato, kan det endelig få dem til at handle.

Hvis ikke, er du måske nødt til at skære dine tab med denne særlige kunde og betragte det som en lærerig oplevelse. Selvfølgelig kan du faktisk hyre et inkassobureau til at følge op for dig – men besværet og gebyrerne gør dette til en mindre ønskværdig løsning, medmindre den skyldige regning er meget stor.

Den sidste e-mail

De foregående opfølgningsmails er designet til at få et svar, når det er muligt. Men nogle gange går en kunde simpelthen stille på trods af dine bedste anstrengelser.

Hvis du har sendt flere beskeder til en kunde, og de bare ikke reagerer (og de skylder dig ikke penge), er det tid til at sende en sidste opfølgningsmail. Den kunne se nogenlunde sådan ud:

Hej ,Det er et stykke tid siden, vi har hørt fra dig. På dette tidspunkt må vi antage, at dine prioriteter har ændret sig, eller at du tager din virksomhed i en anden retning.Du er velkommen til at kontakte os i fremtiden, hvis vi kan være til yderligere hjælp!

Denne besked opnår et par ting. For det første er den høflig og forstående og viser, at du ikke bærer kunden nag for hans manglende svar. Selv hvis du ikke hører fra dem nu, vil du gerne holde forholdet på en så positiv tone som muligt.

Dertil kommer, at det at gøre det klart, at du går videre på denne måde, spiller på kundens frygt for at gå glip af noget (FOMO). De bør erkende, at hvis de fortsat vil have gavn af dine tjenester, skal de handle hurtigt.

Endeligt har du gjort det klart, at du er åben over for enhver fremtidig kommunikation. Det er ikke ualmindeligt, at man pludselig hører tilbage fra en gammel kunde måneder eller år senere, når prioriteter og personale har ændret sig. Når du afslutter din e-mail på denne måde, får du den bedst mulige chance for at få et svar.

Slutning

Det er desværre ikke muligt (endnu!) at nå gennem din computerskærm og få din kunde til at svare på en vigtig besked. Men ved at sende en omhyggeligt udformet opfølgningsmail kan du opnå de resultater, du søger, og samtidig holde jeres forhold på en positiv tone.

I denne artikel har vi præsenteret dig for seks e-mail-skripter, som du kan bruge til at jagte ubesvarede kunder: