AccountingTools
Journaler og hovedbøger er de steder, hvor forretningstransaktioner registreres i et regnskabssystem. I det væsentlige gemmes oplysninger på detaljeniveau for individuelle transaktioner i en af flere mulige journaler, mens oplysningerne i journalerne derefter sammenfattes og overføres (eller bogføres) til en hovedbog. Bogføringsprocessen kan finde sted ret hyppigt eller så sjældent som ved slutningen af hver rapporteringsperiode. Oplysningerne i hovedbogen er det højeste niveau af informationsaggregation, hvorfra prøvesaldi og årsregnskaber produceres.
Typisk vil en bruger af finansielle oplysninger gennemgå de oplysninger på sammenfattende niveau, der er gemt i en hovedbog, måske ved hjælp af forholdsanalyse eller trendanalyse, for at lokalisere uregelmæssigheder, der kræver yderligere undersøgelse. Derefter henviser de til de underliggende journaloplysninger for at få adgang til detaljerne om, hvad der udgør oplysningerne i hovedbogen (hvilket kan resultere i en endnu mere detaljeret undersøgelse af støttedokumenter). Oplysningerne kan således rulles op fra journaler til hovedbøger for at fremstille regnskaber og rulles ned igen for at undersøge individuelle transaktioner.
Der kan være flere journaler, som hver især normalt omhandler områder med stor volumen, f.eks. købstransaktioner, kontantindtægter eller salgstransaktioner. Mindre hyppige transaktioner, såsom afskrivningsposter, er normalt samlet i den generelle journal.
Informationer registreres i journaler i kronologisk rækkefølge efter den enkelte transaktion, hvilket gør det lettere at sortere i informationerne og finde de specifikke poster, som brugerne har brug for. Oplysninger registreres i en hovedbog i en række konti, som typisk er sorteret i følgende rækkefølge:
-
Aktivkonti
-
Passivkonti
-
Egenkapitalkonti
-
Indkomstkonti
-
Udgiftskonti
I et computerbaseret regnskabssystem anvendes begreberne journaler og hovedbøger måske ikke engang. I en mindre organisation tror brugerne måske, at alle deres forretningstransaktioner registreres i hovedbogen, og at der ikke opbevares oplysninger i en journal. Virksomheder med store transaktionsmængder bruger måske stadig systemer, der kræver adskillelse af oplysninger i journaler. Begreberne er således noget mudrede i et computeriseret miljø, men gælder stadig i et manuelt bogføringsmiljø.
Relaterede kurser
Bookkeeper Education Bundle
Bookkeeping Guidebook