Ansvarlighed vs. ansvar i projektledelse
Det tog mig et stykke tid i min projektledelseskarriere at indse og logisk acceptere det faktum, at man inden for projektledelse skal have en klar forståelse af forskellen mellem ansvarlighed og ansvar.
Det grundlæggende punkt, som denne diskussion forsøger at behandle, er spørgsmålet om “hvornår og hvor stopper ansvaret?”
Og mere specifikt, hvis der skulle opstå problemer i løbet af en projektleverance, er det så projektlederen, der som standard er den, der skal betale den endelige pris for fiaskoen, eller er dette spørgsmål lidt mere kompliceret end som så?
Se vores indlæg “Hvad er en projektleder?” for at få et indblik i, hvad denne rolle bør omfatte.
Lad os undersøge følgende enkle scenarie:
Du leder et stort integrationsprojekt, der involverer 10 forskellige teknologigrupper. Det er klart, at du ikke kan være intimt fortrolig og praktisk involveret i hvert eneste aspekt af integrationsprocessen.
Du hævder naturligvis som mange andre projektledere heroisk, at alt, hvad der sker i dit projekt, er dit ansvar, men er det virkelig tilfældet?
Er der et punkt, hvor der kan ske ting under din ledelse, som du ikke kunne og ville tage ansvaret for?
Forskellen mellem ansvarlighed og ansvar
Så, hvad er forskellen mellem ansvarlighed og ansvar?
En litteratursøgning fremhæver det faktum, at der ikke synes at være klare og enslydende definitioner for hvert af disse begreber. Faktisk viser et overfladisk kig på dictionary.com tydeligt forvirringen, hvor definitionen af ansvarlighed også forklares med ansvar og omvendt.
I The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability foreslår forfatterne, at:
“Responsibility may be bestowed, but accountability must be taken. Med andre ord kan ansvar gives eller modtages, ja, endog påtages, men det garanterer ikke automatisk, at der tages personligt ansvar. Det betyder, at det er muligt at bære ansvar for noget eller nogen, men stadig ikke at have ansvarlighed.”
Med denne fortolkning i tankerne kan man udlede, at alle personer i projektgruppen kan være ansvarlige (ved tildeling), men at deres ansvarlighed afhænger af deres niveau af engagement og accept af en sådan ansvarlighed.
Jeg er ikke tilfreds med denne definition, da den gør tingene en smule løse. Kan projektledere få et “get out of jail card” baseret på det argument, at deres team ikke har udøvet deres ret til at acceptere ansvarlighed? Det virker ikke rigtigt for mig, så vi er nødt til at grave lidt videre.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
Et godt sammenfattende dokument af Michael L Smith og James Erwin med titlen “Role & Responsibility Charting (RACI)” giver det gennembrud, jeg ledte efter.
Forfatterne gør følgende fremragende iagttagelse:
Ledere og tilsynsførende er ikke ansvarlige for alt i deres organisation. Ansvarskartoteket sikrer, at ansvaret placeres hos den person, der virkelig kan stå til ansvar for det specifikke arbejde.
Ofte resulterer dette i, at ansvaret for handlinger flyttes ned til det mest hensigtsmæssige niveau.
Dette er en vigtig pointe. Ansvarlighed bor ikke nødvendigvis helt oppe i toppen, men placeres snarere på det mest hensigtsmæssige niveau, hos den person, der kan stå til ansvar for arbejdet.
De ultimative definitioner
Forfatterne uddyber yderligere definitionerne af ansvarlig og ansvarlig på følgende måde:
Den ansvarlige person er den person, der i sidste ende er ansvarlig for aktiviteten eller beslutningen. Dette omfatter “ja”- eller “nej”-myndighed og vetoret. Der kan kun tildeles én ansvarlig person til en handling.
Den ansvarlige person er den eller de personer, der rent faktisk udfører opgaven. Den ansvarlige person er ansvarlig for handlingen/implementeringen. Ansvaret kan deles. Graden af ansvar bestemmes af den person, der har “ansvarligheden”.”
De ovenstående definitioner giver en langt større klarhed og er lette at forstå i et projektmiljø. Men hvis vi vender tilbage til scenariet tidligere i dette indlæg, ville vi så være bedre i stand til at fastslå, hvis skyld det er, hvis projektet ikke lykkes at levere?
En klar fastlæggelse af projektets roller og ansvar (ved at offentliggøre et detaljeret RACI-diagram) kan i høj grad bidrage til at eliminere eventuelle tvetydigheder og misforståelser.
En forudgående fastlæggelse af ansvarsområder og ansvar er kun begyndelsen, og dette skal følges op af en klar kommunikation og accept af disse roller og ansvarsområder af de ansvarlige.
Beskyldningsspil og tildeling af fejl kan kun trives i et miljø, hvor det aldrig har været klart, hvem der er ansvarlig og hvem der er ansvarlig. Hvis disse ikke er kommunikeret ordentligt, er der en god chance for, at det er dig som projektleder, der bliver bedt om at svare på projektsponsorens “please explain”-note.
Tænk over det!
Shim Marom
Shim Marom er forfatter til quantmleap.com. Hans blog er et forsøg på at se på projektledelsesområdet fra uortodokse og ukonventionelle perspektiver, idet han udnytter det nyeste inden for videnskab, kunst og filosofi til at undersøge og forklare antagelser og metoder, der er udbredt inden for projektledelsesprofessionen.
Denne artikel er skrevet af Shim Marom fra quantmleap.com.