Brug af en ramme for beslutningstagning: et dybt dyk i RAPID®
Jeg har tænkt meget på operationel effektivitet og på, hvordan man opbygger mere effektive organisationer på det seneste. Hastigheden af beslutningstagningen i en organisation er kernen i, hvor effektiv den pågældende organisation overordnet set er. Hvis man kombinerer beslutningshastigheden med den klarhed og ansvarlighed, der er nødvendig i hele beslutningsprocessen, ender man med at træffe flere gode beslutninger hurtigere.
Desto mere jeg tænkte over dette, jo mere udforskede jeg forskellige måder at afholde møder på, skrive dokumenter, definere forretningsrytmen og meget mere. Et af de områder, der har været interessant for mig, er at lære lidt mere om rammer for beslutningstagning. Disse er designet til at skabe gennemsigtighed i de mennesker, der står bag beslutningerne. Beslutningsrammer fungerer bedst i et miljø, hvor der er flere interessenter, og hvor der er behov for en balance mellem en beslutningsproces med deltagelse og evnen til at træffe disse beslutninger hurtigt og klart.
Overordnet set er beslutningsrammer designet til at gøre beslutningsejerne og interessenterne klare fra starten. I løbet af et projekts livscyklus er det nogle gange uklart, hvem der ejer en endelig beslutning, hvem der er en kritisk interessent, og hvem der blot giver input. Som diskussionerne skrider frem, bliver alles mening lige gyldig, selv om alles ansvar ikke er det samme.
Da vi gennemgik mange beslutningsrammer derude, og der er mange af dem, landede vi på at bruge RAPID® inden for designorganisationen hos VMware. Vi er i den indledende fase af udrulningen af dette i hele organisationen. Andre rammer for beslutningstagning er lige så gyldige og kan måske være bedre for din organisation. Når det er sagt, er det afgørende at bruge en konsistent ramme for at sikre, at din organisation er på samme side, når I går igennem opbygningen af projekter i teams.
RAPID® er en forkortelse for: Anbefaling, enighed, udførelse, input og beslutning. Det er en ramme for beslutningstagning, der identificerer nøglepersoner for hvert af disse områder og sikrer, at alle involverede personer er klar over deres roller, forstår deres indflydelse og har en klar forståelse af deres ejerskab og ansvarlighed og de andres ejerskab og ansvarlighed i projektet.
RAPID® defineres som følger:
- Anbefal en beslutning eller handling: Dette er den person eller gruppe af personer, der vil deltage i at anbefale en handling som en del af det forventede resultat.
- Godkend beslutningen eller handlingen: Dette er den person eller gruppe af personer, der skal godkende beslutningen, eller at deres synspunkt, hvis de ikke er helt enige, skal afspejles i det endelige forslag og/eller resultat.
- Udfør handlingselementet: Dette er den person eller gruppe af personer, der er ansvarlig for at udføre handlingen.
- Input: Dette er den person eller gruppe af personer, der skal give input. Input kan eller kan ikke blive afspejlet i det endelige forslag
- Beslutte at træffe en beslutning: Dette er den enkelte person, der er beslutningsejer på dette. Det er virkelig vigtigt, at der er en enkelt beslutningsejer og ikke en gruppe af beslutningsejere. Hvis du føler, at du hælder til at tilføje flere personer her, har du sandsynligvis brug for at evaluere dine projekter, og du vil måske finde det nyttigt at opdele disse projekter i overensstemmelse hermed.
Hvordan jeg er begyndt at bruge det
Jeg er begyndt at bruge RAPID® i mange forskellige sammenhænge. Da vi f.eks. laver større end-to-end-oplevelser, der spænder over flere forskellige produkter og tjenester og omfatter mange forskellige interessenter, har definitionen af RAPID® været med til at sikre, at interessenterne er klart defineret i de forskellige niveauer af RAPID®, samtidig med at vi har en klar beslutningstager.
Med det i tankerne har det været yderst nyttigt at bestemme, hvem der deltager i hvilke møder, og hvem der er påkrævet til hver samtale. En beslutningsejer kan f.eks. beslutte at samarbejde med dem, der falder ind under gruppen af interessenter “Enig”, for at sikre, at de er med til at sætte konteksten og lave de rigtige anbefalinger, mens de kun viser det endelige resultat til gruppen af folk, der leverer input.
Jeg har også brugt dele af RAPID® efter behov til mindre opgaver. Hvis vi f.eks. har en opgave ud fra en samtale på et personalemøde, har vi skitseret de nødvendige dele af RAPID®, der er relevante for den pågældende opgave, ved at fremhæve det anvendte bogstav.
For eksempel har vi arbejdet med et projekt, og vi havde brug for en klar beslutningsejer og en klar liste over, hvem der skal være indforstået med beslutningen. Det, vi gjorde, var, at vi fremhævede de nødvendige bogstaver i RAPID® med fed skrift som en del af vores mødenotater, hvor RAPID® betyder beslutningstageren, og RAPID® betyder listen over de personer, der skal godkende beslutningen eller få deres synspunkter afspejlet i den.
Tips til brug af RAPID®
Anvendelse af RAPID®-beslutningsrammen kræver disciplin og øvelse. Hvis den skal være effektiv, kræver det, at man opbygger muskler og disciplin til at tænke RAPID® igennem i begyndelsen af hvert relevant projekt. Ikke alle beslutninger kræver, at man identificerer alle aspekter af RAPID® klart.
Notér et par tips til brug af RAPID®:
- Hvis du beslutter, at RAPID® er nødvendigt, eller hvis det f.eks. er påkrævet som en del af en statusopdatering, skal du sørge for at identificere alle aspekter af RAPID®, før der træffes en beslutning eller er behov for det. Det er vigtigt, at folk er identificeret, når projektet er i sin startfase.
- Sørg for, at anbefalinger, input og aftaler er klart skitseret. En person, der skal godkende en beslutning, kan også komme med en anbefaling eller give input. Det skal være klart, hvilket niveau af input de giver og i hvilken sammenhæng.
- RAPID® er nyttigt for større organisationer og projekter. Der er beslutninger, der kan have gavn af dele af RAPID® (som f.eks. delen om ejerskab af beslutninger), men at bruge det til hver enkelt beslutning er et overkill, der muligvis kan have den modsatte effekt.
Ressourcer
- Shaping decision style and behavior – en god artikel om de forskellige beslutningsstile og hvornår man skal bruge RAPID®
Hvis du fandt dette nyttigt, kan du følge mig på Twitter her, hvor jeg fortsætter med at dele min rejse om, hvordan vi driver bedre effektivitet omkring beslutningstagning og ledelse på tværs af vores organisation.