Den mest effektive måde at håndtere konfrontationer på arbejdspladsen
Den mest effektive måde at håndtere konfrontationer på arbejdspladsen
Vi har alle en bestemt måde, hvorpå vi går ind i konflikter eller en måde, hvorpå vi konfronterer en anden person om noget, der er sket, og som har forårsaget en konflikt.
Du har sikkert hørt udtrykket ‘konfliktsky’. Det beskriver en person, som slet ikke ønsker at være i nærheden af konflikter, og som vil gøre alt for at undgå dem.
Dette er imidlertid ikke en sund måde at interagere i verden eller på arbejdspladsen. Når du undgår konflikter, får du ikke mulighed for at lære af situationen og finde ud af, hvordan du kan håndtere sådanne situationer i fremtiden.
Samtidig er der bedre måder at gribe disse mere anspændte situationer an på og konfrontere nogen på en måde, der ikke nødvendigvis opildner til eller forårsager konflikt.
Det rigtige sted
Hvis du har et problem, der dukker op for dig selv og for en kollega, kan det hjælpe at finde et privat sted at tale om det. Det er en samtale, som du ikke ønsker at føre, mens alle ser med eller på et sted, hvor du måske ikke føler dig tryg ved at tale om dine sande følelser.
Nogle ideer til et bedre sted at tale omfatter:
- I et tomt kontor.
- Uden for kontoret.
- I dit private kontor.
Tænk over, hvor du kan tale, så du ikke bliver forstyrret.
Det er desuden bedst ikke at tale om noget, der har med konflikt at gøre, over telefonen eller e-mail. Da du ikke er i stand til at interagere fysisk med denne person, kan du gå glip af signaler i deres kropssprog eller ansigtsudtryk.
Forsøg at holde konfronterende møder personligt, når det er muligt.
Det rigtige tidspunkt
Det er også vigtigt at huske på, at du ønsker at have konfronterende interaktioner, når du eller den anden person har tid til at tale længe. Når du har travlt, kan du have en følelse af ikke at kunne sige alt det, du gerne vil sige, hvilket nogle gange kan få dig til at sige ting, som du ikke mener.
Forsøg at finde tidspunkter på dagen eller efter arbejdsdagen til at tale med denne person. Giv dig selv mere tid, end du tror, du får brug for. Hvis du desuden har brug for mere tid, så aftal et ekstra tidspunkt, eller se, om den anden person kan forlænge sin tid.
Hvis det er umuligt at finde tid i løbet af arbejdsdagen på grund af opgaver, kan det være en god idé at fortælle din chef, at du og den anden person skal finde ud af noget, der kan hindre din produktivitet. Din chef vil sandsynligvis bede dig om at gå væk fra dit tildelte arbejde i et vist tidsrum for at få konflikten løst.
Den rigtige holdning
Når du mødes med en person om en konfliktsituation, er det bedst at gå ind uden forventninger eller tilknytninger til resultatet. Du vil også gerne gå ind til mødet med en positiv indstilling.
Hvad betyder det?
- Fokuser på, at I vil nå frem til en løsning.
- Vær positiv og tænk godt om den anden person.
- Forstil dig ikke, at du ved alt, eller at du forstår den anden person, før du spørger den anden person om detaljer.
Forsøg at gå ind til dit møde uden allerede at tro, at du ved alt, og at du har ret. Når du kan bevare en positiv holdning, sikrer du dig, at du lytter til den anden person, og du skaber ikke flere konflikter samtidig.
Sæt spørgsmål
En måde at sikre, at en konfrontation ikke bliver vanskelig, er ved at søge efter måder at afklare, hvad der er sket. Du kan tænke på dig selv som en avisreporter, en person, der skal notere alle detaljerne, før de kan skrive hele historien ned.
Nogle spørgsmål, du kan bruge, kan være:
- Hvad skete der fra dit synspunkt?
- Hvad gjorde jeg, som gjorde dig ked af det?
- Hvad kunne jeg have gjort anderledes?
- Er der måder, der vil hjælpe os med at arbejde bedre sammen i fremtiden?
- Hvad mener du med __________?
- Hvordan ser du, at det her kan fungere?
Desto mere du kan gøre samtalen til en produktiv dialog, jo mere vil du være i stand til at skabe løsninger, der får jer begge til at føle jer produktive.
Anvendelse af “jeg”-udtalelser
En anden måde, der kan hjælpe en samtale mellem to kolleger med at undgå at blive til en problematisk interaktion, er at fokusere på at bruge “jeg”-udtalelser. Dette værktøj bruges ofte i terapeutiske sammenhænge, fordi det vender opmærksomheden tilbage til den person, der taler.
Det, du også gør, når du taler med den anden person og bruger disse ‘jeg’-udtalelser, er at undgå at beskylde en anden for noget, som du mener, at vedkommende har gjort.
Selv om det er sandt, når du kan fokusere på din oplevelse, og hvad der skete med dig, så vil det ofte forhindre, at den anden person kommer i defensiven. Forestil dig, at nogen satte sig over for dig og fortalte dig, at DU gjorde dette forkert, i modsætning til en person, der siger: “Jeg bemærkede, at når kopierne ikke var færdige kl. 15.00, kom jeg bagud med mit arbejde.”
Forsøg at få den anden person til at være enig i dette ved hjælp af “jeg”-udsagn, og du vil mærke et skift i spændingen i samtalen.
Det kan desuden føles mærkeligt at gøre dette, men jo mere du gør det, jo lettere bliver det, og jo mere sandsynligt er det, at du bruger det naturligt. Konflikter.
Summarum
Når du konfronterer en anden person, er der et par ting, du kan gøre for at arbejde med situationen på en moden måde og dermed bidrage til at undgå konflikter. At vælge det rigtige sted, det rigtige tidspunkt og de rigtige ord er alle måder at sikre, at I begge er i stand til at konversere rationelt og effektivt
Når det kommer til konflikter, kan vi måske nikke genkendende til, hvad vi skal gøre, når vi er i et skænderi eller uenighed med en anden person.
Men når der opstår en konflikt, gør vi måske noget helt andet. Der findes flere forskellige konfliktstilarter, som du måske gerne vil være opmærksom på. Desuden kan denne viden hjælpe dig med at se, hvad en anden person måske gør, og du kan finde ud af mere om, hvad du selv gør, når du går i dialog med andre.
Accommodation
En almindelig konfliktstil er at imødekomme den anden person og ikke “rokke båden”. Dette ses ofte mellem en medarbejder og dennes chef. I stedet for at forsøge at arbejde sammen, tøver medarbejderen måske med at argumentere og fokuserer måske i stedet for at imødekomme chefens idéer, så medarbejderen ikke bliver fyret.
Når du finder dig selv i at imødekomme en anden person, så tænk over, hvad du vil have ud af interaktionen, og flyt derefter samtalen tilbage, så du også kan sige det, du har brug for at sige.
Undgåelse
Den mest almindelige konfliktstil er at undgå konflikten helt og holdent. Dette ser ofte ud som om, at en person ikke er en del af nogen risikable diskussioner og muligvis aldrig taler for sig selv. Du er måske den person, der forbliver stille under møder og altid gør, hvad du får besked på, fordi du ved, at det vil holde tingene fredelige.
Dertil kommer, at du måske er den person, der lader som om, at alt er fint, selv når det ikke er det. Selv om dette er almindeligt, kan det føre til følelser af at være den person, der aldrig får sin vilje.
Samarbejde
En af de sundeste måder at gribe konflikter an på er at betragte denne proces som en mulighed for at samarbejde med nogen. Det kan betyde, at I arbejder sammen om at finde en ny måde, som I begge kan leve med, eller det kan betyde, at I fortsætter med at arbejde sammen for at se, hvordan I kan udvikle et forhold.
Samarbejde er sundt, fordi I ikke forsøger at gå på kompromis, og I forsøger ikke at få den ene side til at vinde. Det, I forsøger at gøre, er at finde en måde at udvikle en løsning sammen.
Når I gør dette, vil I begge være investeret i resultatet, og I vil få et stærkere bånd, fordi I begge har fået en stemme i sagen. I vil også have en historie fra samarbejdet, hvilket vil gøre det lettere for jer at bevæge jer ind i den slags samspil næste gang.
Samarbejde er det rum, hvor I begge er i stand til at finde en løsning, der fungerer godt, og som tjener både jeres behov og virksomhedens behov.
Konkurrence
Mange gange vil du på arbejdspladserne opleve, at konflikter ofte ser ud som en person, der forsøger at presse sine idéer ned over hovedet på en anden, eller som holder fast i sin mening, uanset hvad.
Dette er en person, der ønsker at vinde konflikten, og det er almindeligt i en kontormiljø. Tænk over det, når du er på et kontor, og du er sammen med andre mennesker, som måske er interesseret i dit job, vil du gerne være den, der vinder argumenter og konflikter, da det kan få dig til at virke mere magtfuld og intelligent.
Hvis du nærmer dig konflikter fra en konkurrencemæssig vinkel, vil du dog også skabe flere spændinger, især hvis den anden person også er konkurrencemæssig. Det kan være, at du aldrig når frem til en løsning med den anden person, og det kan skabe en mærkelig dynamik på arbejdspladsen.
Dertil kommer, at det kan skabe en magtdynamik, som er udfordrende at håndtere i mere vanskelige situationer og projekter. En person, der skal vinde, er måske altid lederen eller kan være et besværligt teammedlem, når han ikke er valgt som leder.
Kompromis
Selv om mange mennesker måske tror, at kompromis er en god måde at gribe konflikter an på, så lad os tænke lidt mere over det. Kompromis betyder, at begge personer måske er nødt til at ofre noget for at nå frem til en løsning.
Det betyder også, at nogen måske ender med at få mere, end den anden person får. Selv om det ikke altid er en dårlig ting, skal du tænke på de langsigtede konsekvenser af følelser, som om du har fundet en løsning.
Sikkert er det til tider berettiget at gå på kompromis, men når det kan undgås, kan det give et mere effektivt arbejdsmiljø.
Hvad er din konfliktstil?
Ved at vide, hvad din konfliktstil kan være, kan det hjælpe dig til bedre at forstå, hvorfor du måske står over for en konflikt på din arbejdsplads lige nu. Selv om du måske ikke tror, at du er årsag til konflikter, kan du måske bidrage til spændingerne, hvis du arbejder i samarbejde.
- Hvad gør jeg, når jeg står over for en konflikt?
- Hvordan har jeg det med konflikter generelt?
- Ved jeg, hvordan jeg skal håndtere spændte situationer?
- Er jeg villig til at arbejde på en samarbejdsorienteret måde?
For at hjælpe med at gå over til en mere samarbejdsorienteret stil skal du finde ud af, hvorfor du er i den konfliktstil, du er i, og derefter finde ud af, hvordan du kan begynde at ændre dette.
Det kan begynde med noget så simpelt som at begynde at konfrontere folk, når du føler, at der er en konflikt. Du kan begynde med blot at spørge dem, hvordan I kan arbejde sammen på en mere effektiv måde, eller du kan være ærlig omkring det faktum, at du ønsker at løse problemerne sammen.
Du ændrer måske ikke din konfliktstil eller vane fra den ene dag til den anden, men med tiden kan du skabe en ny måde at gribe konflikter an på, en måde, der kan gøre en vanskelig arbejdsplads til et mere produktivt og givende sted at være.
Summary
I dette afsnit har du lært om de forskellige konfliktstilarter, herunder imødekommenhed, undgåelse, samarbejde, konkurrence og kompromis. Alle disse stilarter kan påvirke den måde, hvorpå en konflikt kan eller ikke kan håndteres.