FMLA-orlov: Hvem er berettiget og hvor længe?
Vidste du, at der findes tre forskellige typer af FMLA-orlov, når det gælder planlægning og varighed?
Familie- og lægeorloven, der blev vedtaget af Kongressen i 1993, giver berettigede medarbejdere hos omfattede arbejdsgivere ret til at tage ulønnet, jobbeskyttet orlov af specifikke familiemæssige og medicinske årsager i op til 12 uger. Den giver også mulighed for op til 26 uger til pleje af visse familiemedlemmer, der er eller har været i militæret.
Dertil kommer, at den sikrer fortsat gruppesygesikringsdækning i denne periode på samme vilkår og betingelser, som hvis medarbejderen ikke havde taget orlov.
Selv om det afhænger af den enkeltes omstændigheder, vil det at have en solid forståelse af forskellene mellem de forskellige FMLA-typer hjælpe dig med at forstå, hvad der er bedst for dine medarbejdere, hvis de har brug for at tage en FMLA-kvalificeret orlov.
Men lad os først gennemgå det grundlæggende om FMLA.
FMLA-grundlæggende oplysninger
FMLA-orlov adskiller sig fra en personlig orlov, hvor medarbejderen vælger at tage fri til noget som et sabbatår. Her er de grundlæggende fakta om FMLA:
- Private virksomheder med 50 eller flere ansatte i 20 eller flere arbejdsuger i det indeværende eller foregående kalenderår skal overholde reglerne.
- Selskaber med færre end 50 ansatte er ikke forpligtet til at yde FMLA-ydelser.
- Det kan dog være muligt for din virksomhed at være mere konkurrencedygtig og dermed lettere at tiltrække og fastholde medarbejdere.
For at en medarbejder kan være berettiget til FMLA, skal arbejdsgiveren ikke blot opfylde kriterierne, men medarbejderen skal også opfylde visse krav.
- Medarbejderen skal have arbejdet 1.250 timer i de foregående 12 måneder for at være berettiget til FMLA hos sin arbejdsgiver, og
- De skal arbejde på et sted, hvor arbejdsgiveren har mindst 50 ansatte inden for 75 miles.
Så lad os sige, at en medarbejder bliver gravid efter kun at have arbejdet for en arbejdsgiver i to måneder. Fem måneder efter bliver hun sat på sengeleje, fordi der er tale om en højrisikograviditet. Da denne medarbejder ikke opfylder kravene til timer og placering, ville hun ikke være berettiget til FMLA-orlov eller være garanteret sit samme job, når hun vender tilbage.
Rettige medarbejdere kan få 12 ugers orlov inden for en 12-måneders periode for:
- Fødsel, adoption eller pleje af et spædbarn eller barn inden for et år efter fødslen eller anbringelsen
- Pleje af en ægtefælle, et barn eller en forælder, der har en alvorlig helbredstilstand
- En alvorlig helbredstilstand, der betyder, at medarbejderen ikke er i stand til at udføre væsentlige arbejdsfunktioner i en periode
- Et presserende behov som følge af medarbejderens ægtefælle, søn, datter eller forælder, som er et omfattet militært medlem i aktiv tjeneste
Den yderligere kvalificerende grund til militær plejeperson betyder, at en medarbejder kan få op til 26 ugers orlov, hvis han/hun plejer et militært medlem, som er en ægtefælle, søn, datter, forælder eller nærmeste pårørende til den ansatte.
Husk, at FMLA kun garanterer, at en arbejdsgiver vil holde en medarbejders job åbent i disse 12 eller 26 uger. Den indeholder ingen bestemmelser om løn. Det er her, tingene kan blive lidt indviklede.
Rådgivning fra en velrenommeret professionel arbejdsgiverorganisation (PEO) eller HR-specialist kan vise sig at være uvurderlig til at hjælpe dig med at få styr på dette.
Nu, hvor vi har dækket det grundlæggende, er det tid til at gå lidt mere i dybden med de forskellige typer FMLA-orlov med hensyn til planlægning og varighed.
FMLA-orlovs varighed og planlægning
Inden for FMLA er der tre typer orlov, som en kvalificeret medarbejder kan tage: Kontinuerlig, intermitterende og reduceret planlægning.
Kontinuerlig orlov
Kontinuerlig orlov under FMLA betyder, at medarbejderen vil være væk i mellem tre dage og 12 uger. Det mest almindelige eksempel på sammenhængende orlov sker, når en ny forælder tager 12 ugers orlov efter fødslen eller adoptionen af et barn.
En medarbejder kan dog tage barselsorlov i mindre sammenhængende bidder, så længe det er godkendt af arbejdsgiveren. Hvis nye forældre f.eks. skiftes til at holde fri fra deres respektive job hos forskellige arbejdsgivere for at passe deres baby, kan de hver især tage fire separate to ugers fridage (i stedet for at tage det hele i sammenhængende uger).
Det er vigtigt at bemærke, at en arbejdsgiver ikke kan tvinge en medarbejder til at tage sammenhængende orlov, når der er behov for intermitterende orlov eller en reduceret planlægning på grund af medarbejderens alvorlige helbredstilstand. En arbejdsgiver kan heller ikke tvinge en medarbejder til at tage mere orlov, end vedkommende ønsker eller har brug for. Manglende overholdelse kan koste din virksomhed dyrt, hvis der indgives en klage.
Intermitterende orlov
Intermitterende orlov opstår, når medarbejderen er ude på et uregelmæssigt skema. Det er den mindst strukturerede form for FMLA-orlov, fordi medarbejderen måske ikke altid kan forudsige, hvornår han/hun vil være ude. I dette tilfælde har medarbejderen eller dennes familiemedlem en helbredstilstand, der gør medarbejderens tilstedeværelse på arbejdet uforudsigelig.
Et eksempel kan være, når en medarbejder har fået en kræftdiagnose og har brug for en uges orlov til operation, efterfulgt af en til tre dage om ugen derefter til kemoterapi og genopretning efter disse behandlinger.
I et sådant tilfælde kan det være, at medarbejderen føler sig godt nok til at arbejde fire dage i nogle uger og kun to dage i andre uger.
Forlov med nedsat tidsplan
Forlov med nedsat tidsplan betyder, at medarbejderen har brug for at arbejde færre timer end den normale arbejdsuge på grund af sin egen eller en ægtefælles, søns, datters eller forælders alvorlige helbredstilstand.
En medarbejder kan f.eks. have problemer med at komme op og bevæge sig på grund af alvorlig gigt og skal derfor komme kl. 10 om morgenen i stedet for kl. 8 om morgenen. Eller en medarbejder kan have brug for at forlade kontoret tidligere i et vist antal uger for at hjælpe med at passe en døende forælder på hospice.
Når FMLA bliver kompliceret
FMLA kan være forvirrende og kompliceret at administrere, fordi den som tidligere nævnt arbejder sammen med føderale og statslige ansættelseslove.
Loven garanterer de 12 ugers orlov, men den giver ikke kompensation til medarbejdere på orlov. Medarbejderne kan have mulighed for at modtage delvis lønerstatning fra staten (hvis der findes et program) eller fra en privat forsikring.
Fem stater (Californien, New Jersey, New York, Hawaii og Rhode Island) giver ansatte på FMLA-orlov mulighed for at søge om invaliditetsydelser. Men hvornår skal du få en medarbejder til at bruge sin PTO til sygeorlov, og hvornår skal du anmode om FMLA?
Så længe det opfylder de diskuterede kriterier, bør normalt ethvert fravær, der er længere end 3 dage, betegnes som FMLA. I denne periode kan medarbejderen bruge PTO. Hvis medarbejderen arbejder i en stat, der giver ydelser, kan der dog være særlige overvejelser for den pågældende stat.
Når PTO bruges, skal det bruges i forbindelse med orloven og ikke forud for orloven. Hvis en medarbejder f.eks. tager på orlov, starter orloven på den første dag, hvor han/hun er ude, og ikke når PTO er opbrugt.
Og uanset hvilke stater du opererer i, er det vigtigt, at du fører nøjagtige optegnelser og sporer medarbejdernes afspadsering, uanset om de er væk med mellemrum i timer ad gangen eller kontinuerligt i uger eller dage.
Når det kommer til håndtering af FMLA-orlov og andre HR-relaterede udfordringer i forbindelse med overholdelse af lovgivningen, kan det være et klogt træk at søge tjenester fra en PEO for at hjælpe med at reducere din virksomheds risiko og administrative byrde. Få mere at vide i vores gratis e-bog: 7 hyppigste HR-fejl, og hvordan du undgår dem.