Hvad betyder CC i e-mail, og hvornår du skal bruge det
Da e-mail erstattede de traditionelle former for kontorkommunikation, overtog den det eksisterende sprog for papirbaserede memoranda. Kontorassistenter plejede at skrive korrespondance på karbonpapir, således at der automatisk blev lavet en karbonkopi, som derefter kunne sendes til en anden modtager. Det eliminerede behovet for at skrive det samme dokument flere gange.
Tegningen karbonkopi – eller mere almindeligt “CC” – er nu en integreret del af e-mail-sproget. Og selv om der ikke findes en håndbog om, hvordan og hvornår det skal bruges, er der nogle bedste praksis, som det er værd at huske på, før du udfylder CC-feltet og klikker på “send”.”
Sådan bruger du CC i Gmail
Hvis du bruger CC i det nuværende e-mail-sprog, betyder det, at du sender en e-mail ikke kun til den primære modtager i “Til”-feltet, men også til en eller flere sekundære modtagere. I Gmail kan du CC’e op til 100 modtagere i en e-mail.
For at udfylde CC-feltet i Gmail:
- Klik på Udskriv for at åbne en ny besked.
- Udfyld feltet Til ved at indsætte den primære modtagers e-mailadresse.
- Klik på CC øverst til højre i e-mailkomponenten.
- Indsæt de sekundære modtageres e-mailadresser.
Når du har klikket på Send, bliver din e-mail sendt til både din primære modtager i feltet Til og til alle de e-mailmodtagere, du har inkluderet i CC-feltet. Hver modtager vil kunne se alle de andre e-mailadresser, så sørg for, at du har fået samtykke til at dele dine kontaktpersoners oplysninger.
Hvornår skal du bruge CC i en e-mail
Selv om CC er et nyttigt værktøj både til at spare tid og forbedre kommunikationen, bruges det ofte for frit, uden at der tages behørigt hensyn til nogle grundlæggende kommunikationsetikette. Vores liste over, hvornår du skal bruge CC, er derfor relativt kort:
Når du vil holde modtagerne orienteret
Vær forsigtig, når du holder folk “orienteret”. Hvis du bruger det i overdreven grad, risikerer du at oversvømme dine modtagere med for mange e-mails, som de ganske enkelt ikke vil læse.
Tænk over, om hver enkelt modtager virkelig har brug for at blive kopieret. Indeholder e-mailen oplysninger, som de har brug for, eller tilføjer du blot endnu en e-mail til deres indbakke?
Som en generel regel vil vi foreslå, at de personer, der skal holdes underrettet, er:
- Ledere eller kolleger, der specifikt beder om at blive CC’d på al eller specifik kommunikation.
- Medlemmer af et team, der skal holdes underrettet om et projekt.
Når du introducerer en kontakt
Når du sender en e-mail til en person for at introducere vedkommende for en anden kontakt, ønsker du, at begge parter skal se e-mailen, så de kan fortsætte samtalen bagefter. Det er op til dig, om du tilføjer den nye kontakt i feltet Til eller CC her, selv om det er helt acceptabelt at bruge CC.
Hvornår du ikke skal bruge CC i en e-mail
Den overfyldte indbakke kan være et reelt problem for effektiviteten, og det er naturligt for folk at prioritere mere presserende e-mails frem for korrespondance, som de blot er CC’d på. Hvis du rutinemæssigt CC’er en af dine kontakter på din bredere korrespondance, vil de inden længe holde op med at læse e-mailsne helt og aldeles. Det kan resultere i, at de går glip af vigtige oplysninger undervejs.
Vær forsigtig med denne funktion, så du ikke unødigt CC’er folk og overdynger dem med mere post, end de har brug for.
Når du ikke har det rette samtykke
Når CC’ing bruges frit og uovervejet, kan det skabe utilsigtede problemer.
Sig, at du har været i e-mailkommunikation med en kollega, og så beslutter du pludselig, at en anden kollega også kunne have gavn af at blive inkluderet i tråden. Før du blot CC’ing dem på dit næste svar, skal du sørge for at spørge begge parter om tilladelse først. Der kan være følsomme oplysninger dybt inde i den eksisterende tråd, som den nye kontakt ikke bør se.
Når du forventer et svar eller en handling
Overvej kun at CC’e modtagere, fra hvem du ikke forventer et svar eller en direkte handling – faktisk antager de fleste e-mail-modtagere automatisk, at der ikke er behov for nogen handling fra deres side, hvis de kun CC’es. Hvis du ønsker, at en modtager skal reagere eller handle, skal vedkommende teknisk set anføres i feltet Til.
Hvor du trykker på Send, skal du kigge på dit CC-felt og tænke over, hvad du forventer af hver af disse modtagere. Afhængigt af dine svar kan du overveje at flytte de relevante kontakter ind i feltet Til i stedet.
Når du vil gøre nogen forlegen eller bevise noget
Det er ikke usædvanligt, at folk bruger CC-feltet af kyniske årsager.
Du har måske modtaget en vred e-mail fra en kollega, hvor din chef er kopieret ind. Eller du er måske blevet kaldt ud af din chef for en handling, du har foretaget, og er blevet fristet til at bevise, at vedkommende allerede var blevet kopieret ind i den relevante korrespondance.
Anvendelse af CC af passiv-aggressive årsager eller for at score point er ikke god praksis og bør ikke finde sted.
Når du ønsker at kopiere mange modtagere ind
Overfyldelse af CC-feltet kan være yderst distraherende for enhver modtager, der åbner en ny e-mail, så hold helst CC-feltet til højst tre eller fire modtagere. Hvis der er flere end dette, bør du overveje at lave en mail merge eller bruge nyhedsbrevssoftware som Mailchimp.
Tidligere læsning: Sådan bruger du Bcc korrekt i e-mail
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Mange medarbejdere har oplevet situationer, hvor de arbejder sig igennem deres e-mails for dagen og CC’er deres chef på en besked til en kollega. Det er ikke ondskabsfuldt ment – de forsøger bare at holde alle underrettet.
Hvad er der så galt med det?
I henhold til en undersøgelse af 584 personer sagde 345 personer, at de havde mindre tillid til deres kollega, når de CC’ede deres chef på en e-mail. Undersøgelsen påpegede også, at tilliden på tværs af organisationskulturen sandsynligvis er lav, hvis dette sker ofte.
Med dette i tankerne skal du, selv om du har gode intentioner, tænke dig om, før du kopierer din chef på en e-mail til en kollega. Medmindre det er blevet bedt om det eller er absolut nødvendigt, vil din kollega måske ikke sætte pris på det.
Dobbelt tjek altid tråde for tidligere svar
Det sidste, du ønsker at gøre i en e-mail-kæde, er at gentage dine svar eller bringe punkter op, der allerede er blevet rejst og diskuteret. Dette kan ganske vist være besværligt, især fordi CC-tråde kan ende med at blive latterligt lange.
Det sagt kan en hurtig gennemgang af, hvad der er kommet før, spare kostbar tid senere i forløbet. Vi bruger allerede så lang tid i vores e-mailindbakke hver dag, så det er vigtigt at gøre din del for at reducere gentagne e-mails for både dig selv og dine kolleger.
De typer CC’er, som du bør undgå
Der er flere typer CC’er, som du bør undgå – her er en oversigt:
Den sociale dovendyr
Du kender typen. De sender dig e-mails, der knap nok giver mening og kun indeholder et par få ord. Den sociale dovenskabsmand ved ikke engang, at CC eksisterer. Og heri ligger problemet: spørgsmål bliver besvaret eller stillet uden sammenhæng. Dette kommunikationsmønster er ekstremt ineffektivt og spilder alles tid. Lad være med at være den person. Og hvis du kender en Social Sloth, så prøv forsigtigt at oplyse dem om bedste praksis for CC’ing, og bliv ved med det, hvis de ikke forstår det med det samme.
The Big Boss
The Big Boss er ikke den egentlige chef – de tror bare, at de er det. De ser ofte kun til sig selv og bruger CC som et våben ved at kopiere alle i hver eneste e-mail – så de sikrer sig, at alle ser alt. Igen, dette er ikke bedste praksis, og du bør undgå at bruge CC på denne måde. Brug det klogt, og kun når det er produktivt.
Den bedste ven boss
Den bedste ven boss er faktisk chefen, men de vil gerne være din ven, og at du skal vide, at de bare er en del af teamet. Dette bliver et problem, når alle er med i hver eneste e-mail i et forsøg på at fremme holdånden og sikre, at ingen bliver udeladt. I virkeligheden fører det til, at alle på holdet modtager unødvendige e-mails og spilder tid på at sortere dem alle sammen. Der er helt sikkert effektive måder at fremme en samarbejdskultur på, men overdreven CC’ing er ikke en af dem.
Brug det sparsomt
De fleste af os fortsætter med vores daglige e-mailkorrespondance uden at tænke så meget over det. Vi bruger CC regelmæssigt for at dække os selv og for at sikre, at alle bliver holdt “underrettet”, uanset om de har brug for det eller ej.
Men næste gang du skriver en e-mail, så tag dig et øjeblik til at overveje, om CC-ing er nyttigt eller nødvendigt. CC er et meget nyttigt værktøj, men kun når det bruges sparsomt og med en vis overvejelse. Se vores indlæg om, hvordan du bruger BCC i e-mail, hvis du ønsker at forstå en anden vigtig funktion til at sende e-mails.
Tidligere læsning: Sådan sender du en e-mail til uoplyste modtagere i Gmail
Opgrader din Gmail-konto med Right Inbox
Så god som Gmail er – og misforstå os ikke, vi elsker Gmail – er der nogle ting, som den bare ikke kan lige ud af boksen. Det er her, at Right Inbox kommer ind i billedet. Med Right Inbox kan du forvandle din Gmail-grænseflade til et produktivitetskraftværk med funktioner som e-mail-sporing, e-mail-skabeloner og e-mail-påmindelser.
For eksempel kan du med e-mail-sporing få at vide, hvem der har åbnet dine e-mails og hvornår, mens vores funktion til e-mail-skabeloner giver dig mulighed for at oprette skabeloner og nemt indsætte dem i en e-mail, når du har brug for det, så du ikke behøver at bekymre dig om at skrive de samme e-mails igen og igen.
Lyder det godt? Klik her for at installere Right Inbox til Gmail.