Hvad er variable udgifter?

Hvad er variable udgifter?

I ethvert virksomhedsbudget finder du visse udgifter, som kan ændre sig dramatisk fra måned til måned. Disse er variable udgifter, og de udgør en stor del af små virksomheders udgifter (i modsætning til faste udgifter, som forbliver de samme hver måned). De svingende beløb bag de variable udgifter gør det svært – men ikke umuligt – at planlægge dem i dit virksomhedsbudget.

Budgettering af variable udgifter er ikke en eksakt videnskab, men der er nogle tricks, du kan bruge for at sikre, at de ikke afsporer din virksomheds økonomi. Før vi går i gang med hvordan, skal vi dog have en solid definition af variable udgifter på plads og afklare forskellen mellem de tre typer udgifter, der påvirker dit virksomhedsbudget: variable udgifter, diskretionære udgifter og faste omkostninger.

Eksempler på hver type forretningsudgift

For at hjælpe dig med at forstå forskellen mellem en variabel udgift og andre typer forretningsudgifter yderligere, skal vi se på et par eksempler. Dette vil hjælpe med at tydeliggøre, hvad faste omkostninger er, definitionen af variable udgifter, og give dig mulighed for også at forstå diskretionære udgifter:

Faste omkostninger:

• Leje
• Forsikringer
• De fleste lånebetalinger
• Afgifter og abonnementer
• Årslønninger

Variable udgifter:

• Betalinger af forbrugsgoder
• Udgifter til brug af bil, f.eks. brændstof og vedligeholdelse
• Kontorartikler
• Professionelle tjenester, der afregnes pr. time
• Lønninger for timelønnede medarbejdere

Diskretionære udgifter:

• De fleste udgifter til måltider og underholdning
• Klientgaver
• Personalefester og bonusser

Så, ganske enkelt er definitionen af variable udgifter omkostninger omkostninger, der ændrer sig; en fast omkostning forbliver den samme over en lang periode; og du kan tænke på diskretionære udgifter som dine “nice-to-haves”.”

Variable udgifter er mere end driftsomkostninger

En ting at bemærke er, at listerne ovenfor fokuserer på driftsomkostninger, men variable udgifter påvirker normalt dine omkostninger ved solgte varer mere end noget andet. Hvis din virksomhed producerer et produkt, skal du være opmærksom på de variable omkostninger ved produktionen.

Hvorfor er det vigtigt? Dine variable produktionsomkostninger har en direkte indvirkning på dit break-even-punkt. Din virksomheds break-even point er, hvor mange penge du skal tjene for at dække dine omkostninger for måneden. Hvilket du som virksomhedsejer ved, hvor vigtigt det er at tjene mere, end du bruger.

Hvordan påvirker variable udgifter mit virksomhedsbudget?

Nu da vi har en god forståelse for definitionen af variable udgifter og de andre typer af virksomhedsudgifter, skal vi se på, hvordan variable udgifter påvirker dit virksomhedsbudget.

Det gode ved variable udgifter er, at du nemt kan justere dine variable produktionsomkostninger som reaktion på en nedgang i salget eller produktionen … faktisk justerer de som regel sig selv, for når produktionen aftager, holder du op med at afholde disse omkostninger. Overhead variable omkostninger – som de ovenfor nævnte – er sværere at justere. Det betyder også, at de er sværere at planlægge i budgettet.

Lad os se på et eksempel på en variabel omkostning, som vi alle kan relatere til: el-omkostninger. Afhængigt af hvor du bor og dine muligheder for opvarmningskilder, kan din elregning svinge fra omkring 100 $/måned i de mildere måneder af året til over 300 $/måned i de hårdeste dele af sommeren og vinteren.

Skiftende klimaforhold påvirker også disse allerede variable udgifter. Du kan have et år eller to med meget mildt vintervejr, for derefter at blive ramt ud af det blå af en vinter, der ikke slutter.

Og selv om du kan tage skridt – f.eks. ved hjælp af en smart termostat – til at reducere det beløb, du betaler for elektricitet, er denne variable udgift stort set uden for din kontrol. Det er frustrerende, da en uventet stor elregning kan ødelægge dit budget, især hvis den falder sammen med en indtægtsnedgang. (Og hvis du f.eks. fremstiller en temperaturfølsom vare, er det ikke sådan, at du bare kan undvære varme eller køling for at spare penge – og vi er sikre på, at dine medarbejdere vil være enige, uanset hvilken slags arbejde du udfører.)

Hvordan løser du dette?

5 måder at reducere de variable udgifters indvirkning på dit budget på

I eksemplet ovenfor kan du nogle gange reducere de variable udgifters indvirkning ved at bede din tjenesteudbyder om at lade dig betale et fast beløb hver måned. (Dette faste beløb er baseret på gennemsnittet af dine regninger for de foregående 12 måneder. Mange forsyningsselskaber tilbyder denne mulighed for at hjælpe deres kunder med at lægge et budget, men en gennemsnitlig betalingsmulighed vil ikke være tilgængelig for alle variable udgifter i dit budget.

Du kan dog stadig bruge dette gennemsnitlige betalingskoncept til at reducere virkningen af variable udgifter på dit budget. Sådan gør du:

• Bestem det årlige gennemsnit for hver variabel udgift i dit budget. Når du bestemmer det årlige gennemsnit for en variabel udgift, skal du undgå fristelsen til kun at se på de seneste 12 måneder. Tag dig tid til at gennemgå gennemsnittet af tre års variable udgifter. Dette vil hjælpe dig med at tage højde for uregelmæssigheder, der kan påvirke dit gennemsnit for en udgift. Medmindre du har taget skridt til permanent at reducere en variabel udgift, skal du være forsigtig og bruge det højeste gennemsnitlige beløb.

• Tilføj en buffer. Når du har fastsat gennemsnittet for hver variabel udgift, skal du tilføje en buffer til den. En buffer på 3 % til 5 % bør være mere end nok til at dække prisstigninger og de fleste uregelmæssigheder, der vil resultere i et udestående år for udgiften. Hvis du vil være virkelig forsigtig – og hvis dit budget kan klare det – skal du indregne en buffer på 10 %.

• Følg dine faktiske udgifter. Hver måned skal du sammenligne dine faktiske udgifter til hver variabel udgift med det budgetterede beløb. Noter, om du var over- eller underbudgettet for hver udgiftskategori. Hvis du bruger et regnskabsprogram til virksomheder, kan du kigge efter en rapport til sammenligning af resultat og budget. Denne rapport kan normalt tilpasses til at foretage beregningen af dollarbeløbets stigning eller fald for dig, så du med ét blik kan se, om du var over eller under budgettet uden selv at skulle regne det ud.

• Opret en opsparingskonto til variable udgifter. Dette er det afgørende skridt i denne proces. Hver måned, hvor du ligger under budgettet for en variabel udgift, skal du flytte det overskydende beløb over på din virksomheds opsparingskonto til variable udgifter. Dette vil skabe en reserve, som du kan trække på i de måneder, hvor dine udgifter er højere end normalt. Lad os f.eks. sige, at din elregning i gennemsnit beløber sig til 375 USD om måneden. I har en mild vinter, så din faktiske elregning var 355 dollars i januar og 325 dollars i februar. Marts kommer imidlertid som en løve, og en uge med uventede temperaturer under frysepunktet resulterer i en elregning på 445 USD i marts, mens regningen for marts normalt ligger tættere på 245 USD. De fleste virksomhedsejere budgetterer deres variable udgifter på baggrund af de faktiske udgifter fra det foregående år. Men fordi du har budgetteret med et gennemsnit på 375 USD/måned for elektricitet (130 USD mere end din sædvanlige elregning for marts), og fordi du har flyttet de overskydende penge, der var budgetteret til din elregning i januar (20 USD) og februar (50 USD), over på din opsparingskonto til variable udgifter, har du penge nok til den uventet høje elregning for marts måned. Hvis du kun havde budgetteret med 245 USD til en “normal” elregning for marts, ville du hurtigt have måttet finde 200 USD ekstra. For en meget lille virksomhed eller en virksomhed, der oplever et fald i omsætningen, kan dette være meget vanskeligt at gøre.

Opnå en opsparingskonto for virksomheder nu, hvis du ikke har en

• Opnå en revurdering af dine variable udgifter hvert år. Du kan være fristet til at bruge de samme fremskrivninger af variable udgifter i dit budget hvert år, især hvis du har sparet et rimeligt beløb op på din opsparingskonto for variable udgifter. Undgå denne fristelse. Du bør revurdere dine variable udgifter hvert år. Især i udgiftskategorier, hvor du har lidt mere kontrol, end du har med forsyningsvirksomheder – som f.eks. udgifter til bilforbrug – er der mulighed for at foretage strategiske ændringer for at kontrollere udgifterne.

Hjælpende tip: Indfang alle variable udgifter i dit budget

De fleste budgetskabeloner er designet til at matche en typisk virksomheds kontoplan. Det betyder, at faste omkostninger, variable udgifter og diskretionære udgifter er spredt ud over hele skabelonen. Dette layout gør det virkelig nemt at sammenligne dine faktiske tal med dine budgetterede tal (husker du den tidligere nævnte rapport om sammenligning af resultat og budget med resultatet?), men det gør det også nemt at “overskue” dine variable og diskretionære udgifter, når du fastsætter dine budgettal.

Når du først sammensætter dit virksomhedsbudget, skal du starte med at opstille en liste over dine udgifter efter type (faste, variable og diskretionære udgifter). Når du har bestemt det passende beløb for hver enkelt udgift, kan du sætte disse beløb ind i din budgetskabelon, så den er klar til at blive brugt til at sammenligne dit budget med de faktiske tal hver måned.

Kort sagt er den bedste måde at sikre, at du er forberedt på at afbøde virkningen af variable udgifter, at du er opmærksom på omkostningerne ved disse udgifter i fortiden og forbereder dig med en buffer eller en vis opsparing til at tage sig af dem i fremtiden. Gennemsnit er gode indikatorer for, hvor du kan lande, så du ikke bliver overrasket – og bliv ved med at være opmærksom, så du ikke bliver chokeret af ændringer.

Reduktion af faktiske variable udgifter

Overfor fokuserede vi på at reducere de variable udgifters indvirkning på dit budget, men hvad nu, hvis du er på et sted, hvor du har brug for at reducere dine faktiske variable udgifter? Hvis din virksomhed kæmper med manglende forudsigelighed, eller hvis du har brug for at skære i omkostningerne, kan du måske søge at reducere dine samlede variable udgifter.

Selv om vi brugte eksemplet med elektricitet ovenfor, vil du opdage, at de fleste af dine variable omkostninger er omkring den faktiske produktion af dit produkt. Det drejer sig om den arbejdskraft og de materialer, der indgår i den, og hvis du har brug for at reducere omkostningerne, skal du analysere denne proces og se, om der er måder, hvorpå du kan producere et lignende output, selv efter at der er foretaget omkostningseffektive ændringer i denne proces. Eksemplerne omfatter:

1. Arbejdskraft. Er der noget, der kan automatiseres eller outsources, som ikke vil påvirke kvaliteten? Kan du øge effektiviteten af din arbejdsstyrke, så du får et større output, ved at give dem visse værktøjer eller tjenester?
2. Materialer. Bruger du de mest omkostningseffektive materialer? Kan du købe i store mængder? Hvis du købte bedre materialer, ville du så få færre problemer med dit produkt senere hen?
3. Vurdering af dit produkt eller din tjenesteydelse. Mange virksomheder tilbyder forskellige produkter og tjenester. Du kan sælge ting som en pakke, men det er kun en del af pakken, der reelt genererer indtægter. Bør du fjerne visse funktioner? Er der en måde, hvorpå du kan levere dit produkt eller din tjeneste hurtigere?

Husk, bare fordi noget altid er blevet gjort på en bestemt måde, betyder det ikke, at det er den rigtige måde. Når virksomheder vokser, kan du blive overvældet og har som regel ikke tid til at skille dine nuværende systemer og processer ad så meget, som du gerne vil. Men i betragtning af, hvor meget markedet kan ændre sig, og hvor meget omkostningerne kan udvikle sig, kan det virkelig hjælpe din virksomhed med at identificere områder, hvor der kan spares på variable udgifter.

Variable udgifter påvirker dit budget … men de bør ikke ødelægge det

Det er frustrerende at lave en plan, blot for at omstændigheder, som ligger uden for din kontrol, får den plan ud af kurs. Dette er en af grundene til, at mange små virksomhedsejere helt undgår at lægge et budget. Især hvis de fleste af dine forretningsudgifter er variable – som det ofte er tilfældet med meget små virksomheder – kan det virke umuligt at forsøge at udarbejde et præcist budget.

Nu, hvor du har en klar definition af variable udgifter, kan selv de mest volatile af dine variable udgifter med en smule planlægning let blive indregnet i dit budget. Ved at opbygge en buffer på en erhvervsopsparingskonto til at bære dig gennem de måneder, hvor dine variable udgifter er højere end forventet, kan du holde dit budget på sporet og beskytte dit cashflow. En årlig revurdering af dit budget for variable udgifter vil hjælpe dig med at identificere områder for besparelser og andre forbedringer.