Hvordan man vedtager en light-version af ITIL’s Change Advisory Board
Som du måske allerede ved, består ITIL’s Change Advisory Board (CAB) af en gruppe af personer, der hjælper Change Management-processen med at vurdere, godkende, prioritere og planlægge ændringer.
Men nogle gange er der imidlertid vanskeligheder, der hindrer CAB’ernes funktion, selv når der er veldefinerede roller og ansvarsområder for ændringsstyring. Men en CAB behøver ikke at være kompliceret – din organisation har måske kun brug for en light-version af CAB.
For at hjælpe tilbyder denne artikel et sæt enkle handlinger, som vil hjælpe med at tilvejebringe en light-version af en CAB i enhver organisation.
Har du brug for en CAB?
Er du træt af følelsen af, at du (og/eller du kolleger) har mistet kontrollen over din ændringsstyringsproces og dit (dine) ITSM-værktøj(er)?
Er du nødt til at gøre en stor indsats med alle ændringsanmodninger for ikke at kompromittere din produktionsserviceleverance? Eller er din organisation, forretningsenhed eller afdeling på den anden side ikke tilstrækkeligt struktureret eller robust nok til at drive et CAB?
I begge disse situationer er der en række grundlæggende trin, der kan hjælpe. Herigennem kan du, selv om du ikke har en stilling som change manager, implementere en formel CAB-funktion – herunder f.eks. regelmæssig inddragelse af repræsentativt personale fra alle tekniske og/eller funktionelle områder.
Læs venligst videre for at få et “hvordan”.”
Det er nødvendigt at definere et sæt specialiserede medarbejdere til at identificere, hvilke ændringer der skal godkendes
Når en anmodning om ændringer ankommer, bør kun et lille sæt specialiserede medarbejdere være i stand til at klassificere og godkende disse “ændringsordrer” med status “Venter på godkendelse”.
Du skal identificere et sæt medarbejdere med de rette kvalifikationer til at analysere de modtagne ændringer på passende vis.
Det er nødvendigt at definere et sæt af statusovergange for ændringsordrer for at identificere en arbejdsgang for godkendelse eller afvisning
Her råder jeg til en meget enkel tilgang – dine ændringsordrer kan starte med status “Request for Change”, og efter en hurtig analyse kan de flyttes til status “Waiting Approval” med henblik på analyse af CAB.
Lavere risikoændringer kan naturligvis aftales at blive behandlet ved hjælp af godkendte ændringsmodeller, der fjerner behovet for CAB-inddragelse.
Fastlæg en tidsfrekvens for afholdelse af dine CAB-møder
Dette vil afhænge af din organisation og dine kunder samt mængden af ændringsanmodninger. Min erfaring er, at mere komplekse virksomheder ofte afholder færre CAB-møder om måneden.
I nogle tilfælde finder det kun sted én gang om måneden, hvilket betyder, at der kun er én produktionsfremme om måneden. Hvis du har ændringsordrer hver uge, vil det naturligvis sandsynligvis ikke være muligt kun at afholde et enkelt månedligt møde.
Fastlæg en tidsfrekvens til produktionsfremme
En nøglefaktor for at holde dine kunders miljøer stabiliseret er at identificere en eller to dage om ugen (f.eks. hver mandag og tirsdag) eller måneden til at fremme dine godkendte ændringsordrer.
Dette vil reducere påvirkningen og risiciene for din virksomhed og kundens miljøer. Denne mulighed giver dig også mulighed for at estimere dit teams arbejde og leverancer med større præcision, men sikrer i sidste ende fuld kontrol over alle miljøer.
Brug out-of-the-box ITSM-værktøjsfunktionaliteter til at identificere og hjælpe med at analysere de åbnede, godkendte eller afviste ændringsordrer
Som du måske ved, indeholder ITIL-alignerede ITSM-værktøjer ofte funktioner relateret til CAB-processen, men hold det enkelt!
Brug kun out-of-the-box-funktionaliteterne efter behov for at oprette denne light-version af CAB’en. Hvis dit ITSM-værktøj f.eks. har en ændringskalender, bør du bruge den til at visualisere og bedre forstå ændringer pr. uge, måned eller år.
Denne lette version af CAB vil give din organisation mulighed for bedre at kontrollere ændringsordrer. Men mere end det er den også nyttig til at visualisere ændringsoplysninger og spore alle de nødvendige procestrin.
IT Senior Profissional med 8+ års erfaring med IT Service Management projekter for Service Desk, Service Catalog, Workflow Processes og CMDB management løsninger og også i Business Intelligence (Reporting og Dashboards løsninger) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction og TIBCO Jaspersoft – projekter. Høj kompetence inden for Service Management-bundle af CA Technologies-produkter.