Regninger vs. kvitteringer vs. fakturaer: Hvad er forskellen?
Fakturaer, kvitteringer og fakturaer er blot nogle få typer af regnskabsdokumenter, som din virksomhed måske bruger regelmæssigt. Der findes en række andre som proformafakturaer, kreditnotaer, forudbetalingsfakturaer, overslagsfakturaer og meget mere. I denne artikel vil vi dog fokusere på regninger, kvitteringer og fakturaer, da mange brugere bliver forvirrede over forskellene mellem dem, og hvilken en der skal sendes ud.
Hvad er en faktura?
Med enkle ord er en faktura et dokument, som en virksomhed udsteder til kunden. Den angiver solgte produkter eller tjenesteydelser og det beløb, der skal betales. Fakturaer tjener som en anmodning om betaling og sendes, før en kunde foretager en betaling. De bruges til effektivt at holde styr på de solgte varer, deres priser, skatter og afgifter og andre transaktionsrelaterede oplysninger. Normalt udstedes fakturaer, efter at tjenesteydelsen eller varen er blevet leveret, mens betalingen endnu ikke er blevet foretaget. Tidligere blev fakturaer ofte udskrevet og sendt pr. post eller fax. Men i 2021 og fremover er onlinefakturaer, der sendes i pdf-format via e-mail, en mere omkostningseffektiv, praktisk og miljøvenlig løsning. At holde styr på fakturaer med ét samlet faktureringssystem er med til at reducere administrationen omkring bogføring og rapportering.
Hvad er en faktura?
En faktura angiver det skyldige beløb, der skal betales af en kunde. Når en virksomhed sender en faktura til en kunde, skal kunden indtaste fakturaoplysningerne i form af en regning i sit bookingsystem. En faktura oprettes før betalinger.
Hvad er en kvittering?
En kvittering er en bekræftelse af en betaling. Dette dokument bekræfter, at en kunde har modtaget varerne eller tjenesteydelserne. En kunde kan bruge en kvittering et bevis for en gennemført betaling for varer eller tjenesteydelser. Kvitteringer gives til kunderne i digitalt format eller i papirformat, efter at betalingen er blevet gennemført. Dette dokument er almindeligt for både traditionelle og e-handelsvirksomheder og er et vigtigt bevis i tilfælde af, at der opstår problemer med produktet. En sælger bruger en kvittering til at kontrollere, om kravene om ombytning eller returnering af varer er berettigede.
Fakturaer, regninger og kvitteringer: de vigtigste forskelle
Den vigtigste forskel mellem en faktura og en regning afhænger af, hvem der sender dokumentet. Hvis dokumentet sendes ud fra en virksomhed eller en person (f.eks. en freelancer) til en anden virksomhed, som den søger erstatning fra, så er det en faktura. Modtagerne af fakturaen eller den virksomhed, der får fakturaen, henviser dog til fakturaen som en regning eller kan oprette en separat regning, der viser transaktionen og registrerer den i sine bøger.
Den anden væsentlige forskel mellem disse to udtryk er, at når en faktura sendes ud, beder virksomheden eller den enkelte om betaling og giver ofte kunden en frist eller betalingsbetingelser på fakturaen. På den anden side registreres en regning umiddelbart efter, at der er foretaget en betaling eller lige på forhånd i den tid, hvor tjenesteydelsen eller produktet er opnået, og betalingen er behandlet.
Tænk på at gå på indkøb og modtage en regning fra en butik. Butiksejeren ønsker at blive betalt med det samme i stedet for at fakturere dig og forvente en betaling på et senere tidspunkt.
En kvittering er på den anden side et bevis for betaling. Det er ikke en regning for betalingen eller en faktura, hvor betalingen skal ske på et senere tidspunkt, men et bevis for, at den tidligere er blevet foretaget (betalingen). Den ligner således både en faktura og en regning, men betalingen er allerede foretaget.
Som du ser, er det let at forveksle alle disse tre udtryk, men der er nogle klare forskelle, som man skal være opmærksom på. Det er også værd at huske, at vores system tilbyder alle tre muligheder, som du kan bruge, hvis du vælger det.
Hvordan udsteder man fakturaer?
Hvis du skal bruge et faktureringsprogram til at udstede en faktura, skal du udfylde et par detaljer.
Her er de vigtigste detaljer:
- Sælgeroplysninger (Dit firmanavn, momsregistreringsnummer (hvis relevant), din virksomheds adresse, din bankkonto og SWIFT, hvortil en betaling skal foretages)
- Køberoplysninger (Din kundes firmanavn, momsregistreringsnummer (hvis relevant), kundens adresse)
- Fakturaoplysninger (produktnavne, mængde, nettopriser, afgiftssats
- Betalingsoplysninger (betalingstype, forfaldsdato, PO-nummer)
- Valuta, valutakurs (brugerdefineret eller national banks)
For at spare tid til at generere fakturaer til de samme kunder i fremtiden kan du oprette en klient i faktureringsprogrammet og forudfylde fakturaoplysninger.
Ud over engangsfakturaer kan du også oprette tilbagevendende fakturaer og sende dem på en bestemt dag i måneden.
