Sådan organiserer du papirarbejde | Del 8:
I begyndelsen af sommeren lancerede jeg en blogserie for at hjælpe dig med at overvinde alt det papirrod i dit hjem. Indtil nu har vi arbejdet os igennem husholdningsmapper, håndværkspapirer, vigtige dokumenter, børnenes skolepapirer, køkkenpapirer, indkøbspapirer og sentimentale papirer. Hvis du har fulgt med og holdt trit med, burde alt papiret i dit hjem nu være sorteret, renset, vurderet og indpasset i perfekt egnede opbevaringssystemer. Du burde vide, hvor alting er, hvordan det er organiseret, hvad der står på etiketten, og hvordan du kan få adgang til det … og alle de resterende papirer burde for længst være blevet smidt i papirkurven eller makuleret. Alle papirerne i dit hjem er nu organiseret … eller er de det? Er der kommet nye papirer til i den tid, siden du begyndte denne rejse? Er der en stak post, der ligger på disken? Er der en bunke registreringspapirer fra dette års skoleaktiviteter på dit skrivebord? Er der en opskrift, du lige har revet ud af et blad, klippet op på køleskabet? Sandsynligvis. For selv om vi har gennemgået alle papirerne i dit hjem grundigt, har vi endnu ikke talt om, hvordan du håndterer de nye papirer, der kommer ind hver eneste dag. For virkelig at få styr på dit papirarbejde og få det ind i de systemer, du har arbejdet så hårdt på at skabe, skal du oprette et system til at styre dit papirflow i hjemmet … det vil sige, hvordan et papir kommer fra døren til det sted, hvor det i sidste ende hører hjemme. Lad mig vise dig vores “Household Inbox”-system og guide dig gennem opsætningen af et lignende system i dit eget hjem!
Dette indlæg indeholder affilierede links. Du kan læse min oplysning & Privatlivspolitik her.
Igennem årene har jeg været lidt “kendt” for mine kommandocentraler. Jeg har opsat nogle ret fede i årenes løb, og der er endda en god chance for, at du læser min blog i dag på grund af funktioner i mine kommandocentraler et andet sted på nettet. Jeg har altid designet vores “kommandocentraler” til at være familiens centrale sted til at samle ikke kun hatte, tasker og sko, men også vigtige papirer, gøremål, vores familiekalender og meget mere. I hvert enkelt center opstillede jeg altid et super sødt system til organisering af post/papir, som normalt indeholdt mapper eller skillevægge til hvert familiemedlem samt andre vigtige kategorier såsom makulering, papirkurv, arkiv, kataloger, kvitteringer osv.
Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2
Men kan jeg fortælle dig en hemmelighed? Trods de bedste intentioner om at holde mig ajour med mine super yndige filer, gjorde jeg det aldrig. Enten blev indkommende papirer (fra posten, skoletasker osv.) lagt i de rigtige mapper og forblev der, eller også nåede papirerne aldrig at komme ind i det alt for besværlige system i første omgang (og stablede derfor bare op på køkkenbordet). I sidste ende blev disse systemer aldrig til meget mere end smukke billeder og ubrugt rod i vores hjem.
Når jeg ser tilbage på disse systemer, er det ikke fordi, at deres opsætning eller funktionalitet var helt ved siden af. Snarere var de bare mere komplicerede, end de behøvede at være. Jeg placerede for mange trin mellem døren (hvor papirerne kom ind) og deres endelige sted (arkivskab, skraldespand, makulator osv.). I stedet for at lægge papirerne direkte i papirkurven, blev de lagt i en mappe med “papirkurv” eller “makulering”. Fordi mapperne var så specifikke, kunne jeg aldrig rigtig huske, om Henrys skoleanmeldelse blev lagt i “Henry”-mappen eller i “File”-mappen! Resultatet var, at papirerne bare lå i disse kommandocentraler og hobede sig op i stedet for at blive behandlet og i sidste ende organiseret og tilgængelige.
Lyder det bekendt for dig? Har du et eller andet sted undervejs købt et eller andet sødt postsorteringssystem, men kunne aldrig få det til at fungere? Har det et dusin eller så papirer fra et år siden i det og intet andet? Eller måske er det tomt? Det er okay … jeg har også gjort det … flere gange endda! Lad os lave det om til et system, der fungerer og vil blive brugt!
Reducer papiret
Hvor vi går i gang med den praktiske håndtering af det papir, der kommer ind i huset, vil jeg først kort diskutere, hvordan man reducerer mængden af papir, som man skal håndtere. Flere og flere ting bliver tilgængelige i digitale formater, og jeg foreslår, at du omfavner dem, når det er muligt. Fra kontoudtog og regninger til skolefoldere og aktivitetstilmeldinger, rejsedokumenter og reservationer til kvitteringer og transaktionshistorik … når du har mulighed for at tilmelde dig papirløs fakturering eller elektronisk kommunikation, så gør det simpelthen for at reducere den mængde papir, du i sidste ende skal håndtere.
Stræk 1: Opret en enkelt husholdningsindbakke
Selv med dine bedste anstrengelser for at blive papirløs vil der stadig være papirer, der kommer ind i huset, og du bliver nødt til at finde ud af, hvordan du bedst håndterer dem. I ved alle sammen, at jeg havde virkelig, virkelig blandede følelser omkring Marie Kondos bog, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Men et koncept, der virkelig slog klik for mig, og som jeg har taget til mig helhjertet lige siden, er konceptet om en enkelt “husholdningsindbakke” med kun to super enkle kategorier: “To Act” og “To File”. Når det kommer til stykket, skal alle papirer, der virkelig skal opbevares, enten arkiveres for altid (f.eks. i et af de systemer, vi har arbejdet så hårdt på at skabe), eller der skal handles på kort tid (f.eks. en regning, der skal returneres). Der er virkelig ikke behov for yderligere underkategorisering på dette punkt. Ved at kanalisere alt papirarbejde til et centralt sted i dit hjem (og så lægge det væk derfra), sparer du tid og hovedpine ved altid at vide præcis, hvor nye papirer befinder sig på et hvilket som helst tidspunkt.
I vores nuværende hjem har jeg opgivet det “traditionelle” kommandocentralskema, fordi mange af de systemer, jeg tidligere var afhængig af, som sagt aldrig blev brugt (du kan se vores nuværende opsætning i huset her). Men lige ved hoveddøren er mit kontor, som er det perfekte sted til for vores “Household Inbox”. Jeg brugte simpelthen kommandostrips til at fastgøre to af disse hængende arkivkasser på siden af min IKEA Kallax opbevaringshylde. Jeg mærkede dem med vinyl og min Cricut Explore for at angive de to enkle kategorier.
Stræk 2: Gør skraldespanden tilgængelig
Det, du ikke kan se på billedet ovenfor, lige under de to hængende mapper, er en skraldespand. Det virker som en så indlysende løsning, men det gør en stor forskel, når det gælder om at undgå, at papiret hober sig op. I stedet for at sætte papirer til side, som skal i skraldespanden, kan vi straks smide alt, der ikke falder ind under kategorierne “To Act” eller “To File”, i skraldespanden. #gamechanger
På samme måde ønskede vi også at gøre alle papirer, der skal makuleres, lidt tættere på deres endelige destination. Så ca. 4 skridt fra fil/affaldsopstillingen er vores papirmakulator gemt i et skab i mit skrivebord. Langsomt men sikkert bliver vi bedre og bedre til at makulere, så snart de kommer ind, men hvis vi bare ikke har tid (eller ikke har lyst til at tømme makulatoren!), har vi en arkivkasse ved siden af makulatoren til at opsamle alt til den næste makuleringssession.
At have en indbakke, en skraldespand og en makulator i umiddelbar nærhed er en sikker måde at forhindre papirbunker i at hobe sig op på uønskede steder!
Stræk 3: Pas på indbakken regelmæssigt
I hjørnet af mit kontor har vi nu en enkelt husholdningsindbakke, som alt indkommende papir kan løbe ind i, samt skraldespanden og makuleringsmaskinen tæt på til øjeblikkelig bortskaffelse af papir. Men som ethvert andet organisationssystem vil det kun fungere og blive ved med at fungere, hvis det regelmæssigt bliver passet og vedligeholdt. Det næste skridt i forvaltningen af din papirstrøm i husholdningen er derfor at tage sig MEGET regelmæssigt af dine “To Act”- og “To File”-mapper.
En gang om ugen (jeg anbefaler, at du gør det, når du laver din madplan eller udfylder din planlægger for ugen), skal du tage dig af BÅDE mapperne Household Inbox (Indbakke til husholdningen). Start med alle de ting, der kan gøres noget ved (fordi de normalt er mere tidskrævende), og underskriv, send eller returner alt i mappen. Fjern derefter alt indhold fra mappen “Til arkivering” og flyt det til sin endelige, mere permanente destination. Permanent destination? Du ved… alle de smukke, strømlinede og funktionelle systemer, som vi allerede har oprettet, f.eks. vores husholdningsmapper, opbevaringskasser i skolen, mappe med vigtige dokumenter, køkkenmappe osv. Fordi du nu allerede har gjort alt det hårde arbejde med at skabe perfekte opbevaringssystemer til alle slags papirer, burde det kun tage dig et par minutter om ugen at lægge alt det væk, du finder i stakken af “At arkivere”-papirer!
Du kan argumentere for, at mappen “At arkivere” i husholdningsindbakken slet ikke er nødvendig, så der kun er en “At handle”-mappe tilbage. Afhængigt af din husstand kan det meget vel være rigtigt. Hvis dine mere permanente papirsystemer er hurtige og nemme at få adgang til, kan du helt sikkert omgå “To File”-mappen helt og aldeles og lægge de ting, der kan gemmes, væk, så snart de kommer ind i huset. Men en del af at skabe et papirstrømssystem, der virkelig fungerer, er også at kende sig selv. Jeg ved… helt sikkert… at jeg ikke løber op og arkiverer opbevaringsværdige papirer hver eneste dag. Selvfølgelig vil Henrys tilladelsesblanket sandsynligvis blive lagt i familieaktivitetsmappen, så snart den kommer hjem. Men generelt vil alt, der skal opbevares, genbesøges eller arkiveres mere permanent, bare ligge rundt omkring, medmindre jeg giver det et dedikeret hjem. Ved at have en centraliseret husholdningsindbakke med både en “at arkivere” og en “at handle”-komponent er jeg i stand til at holde vigtige papirer væk fra køkkenbordet uden at føle, at jeg konstant skal flytte papirer dag ud og dag ind.
Pointen her … hold det simpelt … virkelig simpelt … men gør også det, der giver mest mening for dig, dit hjem og din familie!
Strin 4: Opbyg vaner omkring den nye rutine
Men selv om mine tidligere papirindsamlingssystemer var lidt for komplicerede, vil jeg også indrømme, at jeg sprang det sidste og vigtigste trin over: opbyg nye vaner omkring papirflow-rutinen. Dette sidste trin må ikke overses, for selv med én central indbakke vil dine papirer til sidst komme ud af kontrol, hvis du ikke regelmæssigt tager dig af dem. For virkelig at få styr på papiret i dit hjem og for at overvinde papirrod for altid, SKAL du opbygge disse nye arkiverings-, skraldnings-, makulerings- og plejetrin i din ugentlige husholdningsrutine. For at gøre det: Planlæg det i din planlægger, sæt en alarm på din telefon, opret visuelle udløsende faktorer (f.eks. at hvis mappen er for fuld, skal du bruge en eftermiddag på at tømme den). Uanset hvad der fungerer for dig … vænn dig til at flytte dine papirer fra din husholdningsindbakke til dine endelige opbevaringsløsninger på meget regelmæssig basis. Hvis du har en familie, skal du desuden træne dem i at lære dem dit nye system og arbejde på det sammen, indtil alle gør deres del for at arkivere, skrælle, makulere og lægge ting væk efter behov.
Hvordan ser vores papirstrøm i husholdningen ud?
Når post eller andre tilfældige papirer kommer ud af min taske eller Gregs taske, bliver de straks taget med til kontoret. Papirer, der kan smides i papirkurven, bliver behandlet med det samme, og resten bliver arkiveret som “skal arkiveres” eller “skal handles”. Henrys skolepapirer bliver behandlet lidt anderledes. Alt vigtigt lægges ganske vist i vores husholdningsindbakke, men hans færdige skolearbejde lægges straks i hans egen dedikerede “indbakke”-kurv for at blive sorteret og organiseret separat (du kan se mere om, hvordan jeg gør det her). Hver søndag, mens jeg sammensætter vores madplan, bestiller dagligvarer og opdaterer vores kalender for den kommende uge, tager jeg mig af begge filer i vores husholdningsindbakke. Handlingspunkter behandles først, og derefter lægger jeg alt det, der er i mappen “To File”, væk. Ligesom med at have lagt alt vasketøjet væk søndag aften, er mit mål altid at starte mandagen på en frisk med en tom indbakke!
Household Inbox Products I Love
Dette er de produkter, jeg har brugt (og elsker!) til at sammensætte vores husholdningsindbakke!
Her er nogle andre produkter, som du kan overveje, når du etablerer et papirflow til dit hjem!
Andre strategier til etablering af papirflow i hjemmet. Hver husstand har unikke behov og krav til styring af papirstrømmen. Derfor har jeg samlet nogle af de bedste artikler og tips, jeg kunne finde fra mine venner og bloggerkolleger. Hvis du har brug for flere idéer til at styre papirstrømmen, kan du tjekke disse indlæg nedenfor.
- En virkelig god oversigt over alle papirer … fra de kommer ind ad døren til de finder deres evige opbevaring af Kaitlin på The Simply Organized Home.
- Et system, der ligner mit, men er forenklet endnu mere af Jenn på Clean and Scentsible.
- Hvis du har brug for et dedikeret sted til at spore og betale regninger:
- En simpel boks af Jen på I Heart Organizing.
- Et smukt “center” til betaling af regninger af Toni på A Bowl Full of Lemons.
- Mere DIY vægmonterede filholdere:
- Love these easy baskets by my friend Karen at a House Full of Sunshine.
- Gorgeous wood versions by Jenn at Build Basic.
- A simple countertop station to sort all the things by Becky at Clean Mama.
Homework:
Hjemmearbejde. Jeg ved, at mange af jer er klar til at kaste jer ud i det med det samme, så jeg vil give jer en slags “hjemmeopgave” hver uge. Brug de næste 6 dage til at gennemføre alt det, jeg har skitseret her for at fuldføre din rejse til papirorganisering!
Denne uge:
- Undersøg alle de papirorganiseringssystemer, du allerede har oprettet i dit hjem. Hvor er de? Fungerer de? Hvad fanger de? Hvad fanger de ikke? Hvordan kan de forbedres?
- Tænk over, hvor og hvordan papir kommer ind i dit hjem. Tænk over, hvor og hvordan papiret hober sig op i dit hjem. Tænk over, hvor og hvordan du kunne opstille en enkelt husholdningsindbakke.
- Bestil/find materialer til at samle en husholdningsindbakke. Overvej også, hvor du kan placere affaldsbeholdere.
- Etabler et klart defineret papirflow i dit hjem. Undervis alle, der bor hos dig, i den.
- Opnå en fast dato/tidspunkt for at passe din husholdningsindbakke og hold dig til den ved at oprette påmindelser.
- Fejl dig selv, fordi du nu har sorteret og organiseret ALT papiret i dit hjem OG fundet et system til at håndtere nye papirer. Du har officielt erobret dit papirrod!
HOW TO ORGANIZE PAPERWORK BLOG SERIES
Hvor du går!
Hvor I tager afsted, vil jeg gerne være sikker på at fortælle jer om et virkelig fedt arrangement, der finder sted om få uger! Det hedder Get Organized HQ, og det er et ugelangt online-event, der viser dig utallige trinvise løsninger til at organisere og strømline dit liv og hjem. Du vil kunne lære fra mere end 20 “været der, gjort det” eksperter om alle mulige nyttige emner, herunder måltidsplanlægning, hurtig rengøring, digital fotoorganisering, hjemmeforvaltning, økonomi, hjemmeorganisation og meget mere!
Jeg vil undervise i en klasse kaldet “Taper papiret”, hvor jeg vil sammenfatte alt, hvad jeg har undervist i løbet af de sidste 8 uger i en enkel letfordøjelig præsentation (og der er en GRATIS printbar arbejdsbog til at gå sammen med klassen!). Jeg har også set line-up af talere på dette års begivenhed; og min ven, du vil virkelig ikke ønsker at gå glip af dette.
Get Organized HQ vil være spækket med så mange gode oplysninger, der virkelig vil hjælpe dig med at få dit efterår til en produktiv og organiseret start! Få mere at vide og tilmeld dig denne GRATIS begivenhed ved at klikke nedenfor:
Okay mine venner, dette er det sidste indlæg i How to Organize Paperwork serien (yayayayayayayay!!!!). Jeg vil lave en hurtig opsummering næste fredag, men så går vi videre til andre sjove ting som organisering af spisekammeret og Henrys soveværelse makeover, som jeg endelig er blevet færdig med! I mellemtiden har jeg planlagt et sjovt indlæg på tirsdag for at vise jer, hvordan mit hus virkelig ser ud i disse dage! Vi ses!
Posted In Organisation, Organisering af papirarbejde