Vigtigheden af en kreditorafdeling – Simple Accounting Software For Entrepreneurs
Alle virksomheder eller organisationer har grundlæggende to finansielle strømme – indtægter og udgifter. Du kan også se på dette på en mere forenklet måde og definere dem som penge, der kommer ind, og penge, der går ud.
Penge, der kommer ind, er naturligvis det, der holder en virksomhed flydende og gør det muligt for den at operere i en længere periode. Men når pengene først er kommet ind i en organisation, skal der være en sikker måde at spore udgifterne på og holde omkostningerne minimale og overskuelige. Det er her, at kreditorafdelingen kommer ind i billedet.
Hvad er kreditorer?
Kreditorer er en del af den generelle regnskabsafdeling, og deres specifikke opgave er at administrere og føre tilsyn med “konti, der bliver betalt” eller de penge, der flyder ud af en virksomhed. I modsætning til marketing og salg er der ikke meget action eller aktivitet, der kan opfattes som spændende i denne afdeling, men det ændrer ikke på det faktum, at det er en yderst vigtig del af en succesfuld virksomhed.
Som du kan forvente, er effektiviteten af dit kreditorbogholderisystem direkte relateret til din virksomheds finansielle stabilitet og omdømme. Hvis din virksomhed tager for lang tid – eller er for langsom – med at betale kunder og leverandører, vil det afspejle sig dårligt i dit mærkes omdømme.
Det går også i den anden retning. Tilgodehavender mister værdi over tid, især efter at de er forfaldne. Når mange tilgodehavender er 90 dage forsinket eller mere, er de kun 20 procent af deres oprindelige værdi værd. Det tjener dig til at sikre, at alle fakturaer betales og forvaltes så tidligt som muligt.
Det system eller den software, som afdelingen bruger til at administrere økonomien, er afgørende for, at kreditorerne fungerer gnidningsløst. Selv med det mest talentfulde team til din rådighed vil ineffektivitet ikke kun skabe problemer, men også påvirke resten af din organisation.
Det er derfor, at det at holde din kreditorafdeling og dit team organiseret og effektivt er prioritet nummer et, når det gælder styring af udgifter og økonomiske resultater.
Hvorfor er kreditorbogholderi så vigtigt?
Ud over det indlysende punkt, at nogen skal administrere de penge, der strømmer ud af en virksomhed, er der flere grunde til, at en kreditorbogholderiafdeling er nødvendig.
For det første er fakturering den proces, hvormed de fleste kunder og leverandører betales af en virksomhed. Fakturaer kommer ind, og nogen skal betale regningen. Derefter skal fakturaen behandles og organiseres med henblik på passende opbevaring og senere henvisning.
En manuel fakturasporing, redigering og godkendelsesproces er generelt langsom og langvarig. Den kan gøres meget enklere og hurtigere ved at implementere et automatiseret system takket være avancerede softwareværktøjer. De gennemsnitlige omkostninger til behandling af fakturaer med lidt eller ingen automatisering kan være 20 gange større end omkostningerne med høje automatiseringstjenester implementeret.
Men selv med et automatiseret system skal nogen holde øje med de regelmæssige operationer for at sikre, at tingene er i orden. Gæt, hvem der håndterer det for hele en organisation? Ja, det er regnskabsafdelingen, eller mere specifikt kreditorholdet.
For det andet er kreditorholdet den kanal, der har kontakt med kunder og klienter. Hver gang nogen har et problem med betalinger, er forvirret over finansielle strømme eller bare har brug for at få en fakturaordre udfyldt, vil de interagere og engagere sig med kreditorafdelingen. Tænk på dem som PR-holdet for dine finansielle interaktioner. Du ønsker, at dit team skal se professionelt ud over for kunder og potentielle kunder, og du ønsker, at processen skal være smidig og effektiv.
For at nå disse mål er det nødvendigt at holde et velassorteret team af erfarne medarbejdere, der har specifikke færdigheder og viden om de finansielle operationer. Endnu vigtigere er det, at de forstår ins og outs af den software og de værktøjer, der kræves, og kan hjælpe med at lette smidige interaktioner med alle fra partnere til potentielle kunder.
Accounts Payable in All Businesses
Selvfølgelig giver det meget god mening med en større organisation og virksomhed at have et kreditorregnskab. Men hvad med en mindre virksomhed med færre ressourcer? Det er stadig en gavnlig og nødvendig afdeling for små og mellemstore virksomheder, og der er flere måder at organisere og strukturere afdelingen på, så den fungerer.
I sidste ende kan man ikke ignorere behovet for at have et kreditorhold på plads og give dem den rette software og de rette værktøjer til at udføre deres arbejde. Hvis du ønsker, at din virksomhed skal lykkes, er dette en afgørende proces, som du ikke kan overse.