5 Tipps für die Planung einer Überraschungsparty
Wenn du eine Überraschungsparty planst, stellst du dir vielleicht eine Menge kichernder Freunde vor, die auf die große Enthüllung warten – und damit liegst du nicht falsch. Es ist wirklich möglich, Ihren Ehrengast mit einer Feier zu überraschen. Geburtstage, wichtige Abschlüsse oder Beförderungen und Verlobungen sind hervorragende Gründe für eine Überraschungsparty; sie geben der Familie und den Freunden einen Grund zu reisen oder den Termin im Voraus in ihrem Kalender zu vermerken.
Aber es gibt ein paar wichtige Unterschiede zur Planung einer „normalen“ Party (oder zumindest einer Party, bei der der Ehrengast dabei ist). Um den Überraschungseffekt zu erzielen, müssen Sie bei der Planung und im Umgang mit Ihren Gästen besonders vorsichtig sein. Diese fünf Tipps helfen Ihnen, Ihren Ehrengast zu überraschen, ohne dass er etwas ahnt.
Tipp Nr. 1: Planen Sie die Party nicht zu Hause
Wenn Sie kein eigenes Büro haben oder nicht mit dem Ehrengast zusammenwohnen, sollten Sie die Überraschungsparty nicht planen, wenn Sie zu Hause sind. Das erhöht das Risiko, die Überraschung zu verderben – der Ehrengast könnte einen Blick auf Ihre Notizen erhaschen oder ein Gespräch über Kuchen mitbekommen. Planen Sie das Ereignis stattdessen in einem örtlichen Café, bei einem Freund oder sogar im Auto stehend.
Zum Beispiel: Wenn Sie in ein anderes Zimmer eilen, um einen Anruf entgegenzunehmen, oder sich selbst Erinnerungen hinterlassen, um den Caterer anzurufen, könnte das die Überraschung ruinieren. Halten Sie also die Partyplanung auf ein Minimum, wenn Sie in der Nähe des Ehrengastes sind!
Tipp Nr. 2: Bitten Sie um Hilfe
Sie können eine Überraschungsparty vielleicht mit Leichtigkeit koordinieren, aber es ist schwierig, die Aufgaben am Tag selbst zu erledigen. Sie können nicht die Torte besorgen, den Veranstaltungsort dekorieren, den Ehrengast pünktlich einladen und die Gäste begrüßen. Es gibt nur einen von Ihnen! Bitten Sie also ein paar Freunde um Hilfe und teilen Sie ihnen jeweils eine Aufgabe zu. Auf diese Weise ist niemand überfordert – nicht einmal du.
Zum Beispiel: Bringen Sie 2-3 Freunde zum Veranstaltungsort, um beim Dekorieren zu helfen. Erläutern Sie Ihre Vorstellungen, und fangen Sie gemeinsam mit ihnen an. Aber gehen Sie früher, wenn Sie sich fertig machen und den Ehrengast abholen müssen; so haben Ihre Freunde noch genug Zeit, sich selbst fertig zu machen.
Tipp Nr. 3: Vernetzen Sie die Gästeliste
Es kann sein, dass Sie nicht die Kontaktdaten aller Freunde des Ehrengastes haben, und wir raten nicht dazu, in den Telefonen zu schnüffeln, um sie zu bekommen. Senden Sie stattdessen E-Mails, SMS oder Facebook-Einladungen an die Freunde, die Sie kennen, und bitten Sie sie, die Einladung weiterzugeben.
Zum Beispiel: Über Facebook können Sie gemeinsame Freunde zu Veranstaltungen einladen – Sie senden die Einladung einfach über die Plattform und müssen sie nicht direkt ansprechen. Außerdem können sie sehen, dass gemeinsame Freunde ebenfalls eingeladen sind. Vergessen Sie nur nicht, die Veranstaltung als privat zu kennzeichnen, damit der Ehrengast nicht darüber stolpert!
Tipp Nr. 4: Legen Sie sich eine Titelgeschichte zurecht
Ihr Ehrengast könnte schon vorher von der Überraschungsparty erfahren, deshalb sollten Sie sich eine Titelgeschichte zurechtlegen. Erzählen Sie die Geschichte erst, wenn der Gast Fragen stellt, aber wenn Sie die Antworten schon parat haben, stolpern Sie nicht herum, als ob Sie flunkern würden. Wenn dein Ehrengast sehr aufmerksam ist, kannst du ihn auch zu seiner eigenen Veranstaltung einladen – natürlich unter dem Deckmantel einer anderen Party!
Zum Beispiel: Hat ein gemeinsamer Freund zur gleichen Zeit Geburtstag? Oder ist ein Familienmitglied gerade befördert worden? Sagen Sie dem Ehrengast, dass die Party für jemand anderen ist – und sagen Sie, für wen und warum. Wenn Sie eine gründliche Antwort parat haben, ist es unwahrscheinlicher, dass er noch mehr Fragen stellt.
Tipp Nr. 5: Veranstalten Sie die Party an einem vertrauten Ort
Die Überraschungsparty an einem vertrauten Ort zu veranstalten, hat sowohl für Sie als auch für Ihren Ehrengast Vorteile. Zum einen wissen Sie, wo Sie parken können, wo sich die Toiletten befinden, und vielleicht haben Sie sogar eine Beziehung zu den Angestellten. All dies trägt zum reibungslosen Ablauf der Veranstaltung bei. Und zweitens wird es einfacher, den Ehrengast zur Party zu bringen – es wird nicht seltsam erscheinen, den üblichen Ort zu besuchen.
Zum Beispiel: Es wird nicht seltsam erscheinen, den Ehrengast an einem Freitagabend in seine Lieblingsbar zu bringen; es wird normal erscheinen! Oder vielleicht essen sie jeden Mittwoch in demselben Restaurant zu Abend. Lassen Sie sich von Freunden und Verwandten überraschen.
Bonus-Tipp: Lassen Sie die Gäste 30 Minuten früher eintreffen, damit der Ehrengast nicht einen von ihnen auf dem Weg zum Lokal sieht. Außerdem sorgt es für einen herzlichen Empfang.
Abschluss
Mit ein bisschen mehr Aufmerksamkeit für die Details können Sie einen wirklich überraschenden Abend planen. Natürlich sollten Sie sich immer vergewissern, dass Ihr Ehrengast eine Überraschung verkraften kann, und dafür sorgen, dass er sich gut gekleidet fühlt. Es könnte dem Abend einen Dämpfer versetzen, wenn er sich für einen legeren Abend gekleidet hat, während alle anderen in Business Casual gekleidet sind. (Für den Fall der Fälle können Sie immer einen Satz Ersatzkleidung einpacken!)
Hat Ihnen schon einmal jemand eine Überraschungsparty bereitet? Wussten Sie, dass es so kommen würde, oder hat man Sie wirklich überrascht?