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In Journalen und Hauptbüchern werden die Geschäftsvorgänge in einem Buchhaltungssystem aufgezeichnet. Im Wesentlichen werden Detailinformationen für einzelne Transaktionen in einem von mehreren möglichen Journalen gespeichert, während die Informationen in den Journalen dann zusammengefasst und in ein Hauptbuch übertragen (oder gebucht) werden. Der Buchungsvorgang kann recht häufig stattfinden, aber auch nur am Ende eines jeden Berichtszeitraums. Die Informationen im Hauptbuch stellen die höchste Ebene der Informationsaggregation dar, aus der Bilanzen und Jahresabschlüsse erstellt werden.
Typischerweise überprüft ein Nutzer von Finanzinformationen die in einem Hauptbuch gespeicherten zusammengefassten Informationen, vielleicht unter Verwendung einer Kennzahlen- oder Trendanalyse, um Anomalien zu ermitteln, die weitere Untersuchungen erfordern. Anschließend wird auf die zugrundeliegenden Journalinformationen verwiesen, um auf die Details zuzugreifen, aus denen sich die Informationen im Ledger zusammensetzen (was zu einer noch detaillierteren Untersuchung der Belegdokumente führen kann). Auf diese Weise können Informationen von den Journalen zu den Ledgern aufgerollt werden, um Abschlüsse zu erstellen, und wieder zurückgerollt werden, um einzelne Transaktionen zu untersuchen.
Es kann mehrere Journale geben, von denen sich jedes in der Regel mit hochvolumigen Bereichen befasst, wie z. B. Einkaufstransaktionen, Bareinnahmen oder Verkaufstransaktionen. Weniger häufige Transaktionen, wie z. B. Abschreibungsbuchungen, werden in der Regel im Hauptbuch zusammengefasst.
In den Journalen werden die Informationen in chronologischer Reihenfolge nach einzelnen Transaktionen aufgezeichnet, was das Sortieren der Informationen und das Auffinden der von den Benutzern benötigten Posten erleichtert. Informationen werden in einem Hauptbuch in einer Reihe von Konten aufgezeichnet, die normalerweise in der folgenden Reihenfolge sortiert sind:
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Vermögenskonten
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Haftungskonten
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Eigenkapitalkonten
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Ertragskonten
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Aufwandskonten
In einem computergestützten Buchhaltungssystem werden die Konzepte von Journalen und Hauptbüchern möglicherweise gar nicht verwendet. In kleineren Unternehmen glauben die Benutzer vielleicht, dass alle Geschäftsvorgänge im Hauptbuch aufgezeichnet werden, ohne dass Informationen in einem Journal gespeichert werden. Unternehmen mit einem großen Transaktionsvolumen verwenden möglicherweise immer noch Systeme, die eine Trennung der Informationen in Journalen erfordern. Daher sind die Konzepte in einer computergestützten Umgebung etwas verworren, treffen aber in einer manuellen Buchhaltungsumgebung immer noch zu.
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