Die Bedeutung einer Kreditorenbuchhaltung – Einfache Buchhaltungssoftware für Unternehmer
Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat im Wesentlichen zwei Finanzströme – Einnahmen und Ausgaben. Man könnte dies auch vereinfacht als Geldeingänge und Geldausgänge definieren.
Geldeingänge sind natürlich das, was ein Unternehmen über Wasser hält und es ihm ermöglicht, über einen längeren Zeitraum zu arbeiten. Sobald das Geld jedoch in ein Unternehmen fließt, muss es einen sicheren Weg geben, die Ausgaben zu verfolgen und die Kosten minimal und überschaubar zu halten. Hier kommt die Kreditorenbuchhaltung ins Spiel.
Was ist die Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist Teil der allgemeinen Buchhaltung, und ihre Aufgabe ist es, die „bezahlten Konten“ oder das Geld, das aus einem Unternehmen fließt, zu verwalten und zu überwachen. Im Gegensatz zu Marketing und Vertrieb gibt es in dieser Abteilung nicht viele Aktivitäten, die man als aufregend bezeichnen könnte, aber das ändert nichts an der Tatsache, dass es sich um einen äußerst wichtigen Teil eines erfolgreichen Unternehmens handelt.
Wie zu erwarten, steht die Effizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungssystems in direktem Zusammenhang mit der finanziellen Stabilität und dem Ruf Ihres Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen zu lange braucht – oder zu langsam ist – um Kunden und Lieferanten zu bezahlen, wirkt sich das negativ auf den Ruf Ihrer Marke aus.
Das gilt auch in umgekehrter Richtung. Forderungen verlieren mit der Zeit an Wert, insbesondere wenn sie überfällig sind. Wenn viele Forderungen 90 Tage oder mehr überfällig sind, sind sie nur noch 20 Prozent ihres ursprünglichen Wertes wert. Es ist ratsam, dafür zu sorgen, dass alle Rechnungen so früh wie möglich bezahlt und verwaltet werden.
Ein entscheidender Faktor für den reibungslosen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung ist das System oder die Software, die die Abteilung zur Verwaltung der Finanzen verwendet. Selbst mit dem talentiertesten Team, das Ihnen zur Verfügung steht, verursachen Ineffizienzen nicht nur Probleme, sondern wirken sich auch auf den Rest Ihres Unternehmens aus.
Deshalb ist die Organisation und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung und Ihres Teams oberste Priorität, wenn es um die Verwaltung von Ausgaben und finanziellen Leistungen geht.
Warum ist die Kreditorenbuchhaltung so wichtig?
Abgesehen von dem offensichtlichen Punkt, dass jemand das Geld verwalten muss, das aus einem Unternehmen herausfließt, gibt es mehrere Gründe, warum eine Kreditorenbuchhaltung notwendig ist.
Zunächst einmal ist die Rechnungsstellung der Prozess, durch den die meisten Kunden und Lieferanten von einem Unternehmen bezahlt werden. Rechnungen kommen herein, und jemand muss die Rechnung bezahlen. Dann muss die Rechnung bearbeitet und organisiert werden, damit sie später angemessen aufbewahrt und referenziert werden kann.
Ein manueller Prozess zur Verfolgung, Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen ist im Allgemeinen langsam und langwierig. Er kann durch die Einführung eines automatisierten Systems dank fortschrittlicher Softwaretools wesentlich einfacher und schneller gestaltet werden. Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen mit wenig oder gar keinem Automatisierungsgrad können bis zu 20 Mal höher sein als die Kosten, die bei einem hohen Automatisierungsgrad anfallen.
Aber auch bei einem automatisierten System muss jemand ein Auge auf die regelmäßigen Vorgänge haben, um sicherzustellen, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Raten Sie mal, wer das für die Gesamtheit eines Unternehmens übernimmt? Ja, es ist die Buchhaltungsabteilung, genauer gesagt das Kreditorenbuchhaltungsteam.
Zweitens ist das Kreditorenbuchhaltungsteam die Anlaufstelle für Kunden und Klienten. Jedes Mal, wenn jemand ein Problem mit Zahlungen hat, über Finanzströme verwirrt ist oder einfach nur einen Rechnungsauftrag ausfüllen muss, wird er mit der Kreditorenbuchhaltung interagieren und Kontakt aufnehmen. Betrachten Sie sie als das PR-Team für Ihre finanziellen Interaktionen. Sie möchten, dass Ihr Team gegenüber Kunden und potenziellen Kunden professionell auftritt und dass der Prozess reibungslos und effizient abläuft.
Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie ein gut ausgestattetes Team erfahrener Mitarbeiter haben, die über spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse der Finanzvorgänge verfügen. Noch wichtiger ist, dass sie sich mit der Software und den erforderlichen Instrumenten auskennen und zu einer reibungslosen Interaktion mit allen Beteiligten – von Partnern bis hin zu potenziellen Kunden – beitragen können.
Kreditorenbuchhaltung in allen Unternehmen
Natürlich ist die Kreditorenbuchhaltung in einem größeren Unternehmen sehr sinnvoll. Aber was ist mit einem kleineren Unternehmen mit weniger Ressourcen? Für kleine bis mittelgroße Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung nach wie vor eine nützliche und notwendige Abteilung, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Abteilung so zu organisieren und zu strukturieren, dass sie funktioniert.
Letztendlich führt kein Weg daran vorbei, ein Kreditorenbuchhaltungsteam einzurichten und es mit der entsprechenden Software und den entsprechenden Werkzeugen auszustatten, damit es seine Aufgaben erfüllen kann. Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist, dürfen Sie diesen wichtigen Prozess nicht übersehen.