Fernarbeitsrichtlinien für Arbeitgeber (mit PDF-Mustervorlage)
Mit der zunehmenden Verbreitung der Arbeit von zu Hause aus wird es immer wichtiger, die Vereinbarungen, Anforderungen und Zuständigkeiten der einzelnen Parteien in einer Fernarbeitsrichtlinie oder einer Vereinbarung über „Arbeit von zu Hause aus“ schriftlich festzuhalten. Aber was sollte in einem solchen Vertrag enthalten sein und warum werden sie benötigt?
Was ist eine Richtlinie für Telearbeit?
Eine Richtlinie für Telearbeit kann entweder ein unternehmensweites Dokument sein, das Regeln und Vorschriften für die Telearbeit festhält, oder ein Zusatz zu einem bestehenden Arbeitsvertrag, in dem neue Anforderungen und Verantwortlichkeiten aufgelistet werden, wenn ein Mitarbeiter aus der Ferne arbeitet.
Besonders der zweite Fall ist relevanter denn je, da Tausende von Unternehmen angesichts der COVID-19 und ihrer langfristigen Auswirkungen auf die Belegschaft zu einer fernarbeitsfreundlichen Arbeitsumgebung übergehen.
Als Teil der offiziellen Fernarbeitspolitik würden Sie Änderungen der Arbeitszeiten, den Umfang der Arbeitsvereinbarung, die Verantwortlichkeiten des Fernarbeiters, denen er während seiner Arbeitstage von außerhalb des Büros aus nachkommen sollte, und, was noch wichtiger ist, die Regelung von Grauzonen, wie z. B. was mit der Unternehmensausrüstung geschieht oder wer für bürobezogene Kosten verantwortlich ist, durchgehen.
Sie sind oft ein schlanker Vertrag, der selten mehr als zwei volle Seiten umfasst und daher oft übersehen wird. Vielleicht brauchen Sie sie nicht, aber es ist besser, auf der sicheren Seite zu sein.
Warum sollte ich eine schriftliche Richtlinie für Fernarbeit haben?
Während ein großer Teil der Richtlinie für Fernarbeit die Steuerung von Erwartungen und die Klärung des Geltungsbereichs betrifft – etwas, das möglicherweise in einem internen Memo im Gegensatz zu einem formellen Vertrag getan werden könnte -, dient die andere Hälfte auch der rechtlichen Absicherung.
Es ist zum Beispiel wichtig, die Richtlinie für Umzüge und Entschädigungspläne in solchen Fällen schriftlich festzuhalten. Die Mitarbeiter müssen sich an Sicherheitsmaßnahmen halten, um sicherzustellen, dass interne Daten nicht nach außen dringen, und auch die Organisation des geistigen Eigentums, wenn jemand ohne strenge Arbeitszeiten von zu Hause aus arbeitet, sollte geregelt werden.
Außerdem sind in vielen bestehenden Arbeitsverträgen die Ausführung der Arbeit und der Schutz des geistigen und materiellen Eigentums nur im Büro geregelt. Für all diese Fälle ist es notwendig, die Ausnahme der Fernarbeit als eine mögliche Möglichkeit hinzuzufügen.
Was muss in einer Vereinbarung über die Arbeit von zu Hause aus enthalten sein?
Eine Vereinbarung über die Arbeit von zu Hause aus kann in den meisten Fällen leicht abgelehnt werden. Wenn Sie sich und Ihre Mitarbeiter vor Schaden schützen wollen, sollten diese Punkte in die Vereinbarung aufgenommen werden.
Umfang & Dauer
Es gibt Dutzende von Varianten der Fernarbeit. Sie können ein gemischtes Modell haben, bei dem die Leute ein paar Tage pro Woche zu Hause verbringen. Sie können eine Heimarbeitsregelung haben, die es den Mitarbeitern erlaubt, eine bestimmte Anzahl von Home-Office-Tagen zu nehmen. Sie können teilweise auf Fernarbeit setzen, mit ein paar Leuten im Büro und anderen aus der Ferne, oder Sie können vollständig auf Fernarbeit setzen, ohne jegliches Büro.
Zusätzlich, besonders während der Pandemie, möchten Sie vielleicht für eine Weile eine begrenzte Umstellung auf Fernarbeit vornehmen. Vielleicht möchten Sie festlegen, dass die Mitarbeiter im Sommer vollständig aus der Ferne arbeiten können, um ein heißes Büro ohne Klimaanlage zu vermeiden. Den möglichen Konfigurationen sind keine Grenzen gesetzt.
Die Art der Fernarbeit, die Sie durchführen möchten, ihre Grenzen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten sollten Teil Ihrer Politik sein.
Umzug &Vergütung
Wenn Sie einen vollständig ferngesteuerten Betrieb führen, ist es mehr als vernünftig, dass die Mitarbeiter beschließen, woanders hinzuziehen, wo es ihnen besser gefällt. Ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist es, eine Versetzungsstrategie zu entwickeln und zu entscheiden, ob die Gesamtvergütung an den Standort eines Mitarbeiters gekoppelt ist. Sie sollten sich auch Gedanken über internationale Verträge und deren Einhaltung machen.
Außerdem wird oft erwartet oder ist sogar gesetzlich geregelt, dass Sie als Arbeitgeber bürobezogene Kosten erstatten müssen. Wo ziehen Sie die Grenze, wenn unsere Wohnungen zu Büros werden? Es ist üblich, Internet- und Stromkosten zu übernehmen, aber vielleicht möchten Sie auch einen Teil der Miete oder einen festen Schreibtisch im Büro bezahlen?
Wenn Sie erwarten, dass Ihre Mitarbeiter ein paar Mal im Jahr zu einem Hauptsitz reisen, sollten Sie auch das schriftlich festhalten. Sie würden zum Beispiel erwähnen, wie viel während dieser Reisezeit abgedeckt ist und was der Mitarbeiter dafür aufbringen muss.
Anforderungen an die Fernarbeit
Fernarbeit ist nicht gleich Fernarbeit. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, was von Ihren neu eingestellten Fernarbeitern erwartet wird und wo die Grenze liegt. Wenn Sie beispielsweise früher die Arbeitszeiten mit Hilfe der Zeiterfassung erfasst haben, ist das bei der Arbeit von zu Hause aus nicht mehr machbar. Schließlich ist es manchmal schwer, die Grenze zwischen Arbeit und Leben zu ziehen, und die Dinge beginnen ineinander zu fließen.
Zumindest sollten Sie die Mindestanforderungen festlegen, damit diese Einrichtung funktioniert: Die Mitarbeiter sollten an einem Ort arbeiten, an dem sie nicht abgelenkt werden – vor dem Fernseher oder am Strand ist meist kein geeigneter Ort für konzentriertes Arbeiten. Eine stabile Internetverbindung ist ein Muss, also muss sie entweder zu Hause oder in einem Gemeinschaftsbüro eingerichtet werden.
Pausen sind nach wie vor wichtig, um Energie zu tanken, also verhindern Sie, dass die Leute stundenlang nachts oder am Wochenende weiterarbeiten. Wenn sie sich nicht anderweitig freinehmen, ist das in der Regel keine langfristige Lösung. Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass die Kommunikation so eingerichtet ist, dass sie für alle Beteiligten funktioniert. Entweder sind Sie während der Arbeitszeit über Zoom und Slack erreichbar oder Sie setzen die asynchrone Kommunikation vollständig um.
Änderung bestehender Richtlinien
Wenn Sie von Büro- auf Fernarbeit umstellen, haben Sie möglicherweise bereits mehrere Richtlinien, die Sie bei der Umstellung auf Fernarbeit behindern. Eine gängige Richtlinie ist zum Beispiel die Anwesenheitszeit. Wenn Sie früher eine Richtlinie hatten, nach der die Mitarbeiter an einem Arbeitstag zu bestimmten Zeiten im Büro sein mussten, ist das jetzt nicht mehr möglich. Dasselbe gilt für bestimmte Vergünstigungen oder Kleiderordnungen.
Sie werden auch angeben wollen, ob eine neue Richtlinie eine alte ersetzt. Zum Beispiel überschreibt Ihre Richtlinie zum Schutz des geistigen Eigentums in der Regel die bereits im Arbeitsvertrag vereinbarte Richtlinie. Möglicherweise treten neue Sicherheitsmaßnahmen in Kraft, und es gibt neue Regeln für die Mitnahme von Geräten nach Hause.
Ausrüstung &Sicherheit
Schließlich ändert sich auch der Umgang mit Ihrer Ausrüstung, wenn Sie auf Fernarbeit umstellen. Traditionell gilt, dass alle Arbeiten, die an Büromaschinen durchgeführt werden, dem Unternehmen gehören, aber da die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und dabei möglicherweise Privates und Berufliches vermischen, kann sich das oft als Nachteil erweisen.
Außerdem müssen mehr Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Es ist oft eine gute Idee zu verlangen, dass der Datenverkehr im Büro über ein VPN abgewickelt wird, ein bestimmtes Standard-Passwort zu verwenden und schriftlich festgelegte Richtlinien für Diebstahl oder Datenverlust zu haben.