How to Adopt a Light Version of ITIL’s Change Advisory Board
Wie Sie vielleicht bereits wissen, besteht das von ITIL inspirierte Change Advisory Board (CAB) aus einer Gruppe von Personen, die den Change-Management-Prozess bei der Bewertung, Autorisierung, Priorisierung und Terminierung von Änderungen unterstützen.
Manchmal gibt es jedoch Schwierigkeiten, die den Betrieb von CABs behindern, selbst wenn es klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im Änderungsmanagement gibt. Aber ein CAB muss nicht kompliziert sein – Ihre Organisation braucht vielleicht nur eine Light-Version des CAB.
Zur Unterstützung bietet dieser Artikel eine Reihe von einfachen Maßnahmen, die dazu beitragen, eine Light-Version eines CAB in jeder Organisation bereitzustellen.
Brauchen Sie ein CAB?
Sind Sie es leid, das Gefühl zu haben, dass Sie (und/oder Ihre Kollegen) die Kontrolle über Ihren Änderungsmanagementprozess und Ihr(e) IT-Servicemanagement-Tool(s) verloren haben?
Müssen Sie sich bei allen Änderungsanfragen sehr anstrengen, um die Bereitstellung Ihrer Produktionsdienste nicht zu gefährden? Oder ist Ihre Organisation, Geschäftseinheit oder Abteilung nicht ausreichend strukturiert oder robust genug, um ein CAB zu betreiben?
In beiden Fällen gibt es eine Reihe grundlegender Schritte, die helfen können. Damit können Sie, auch wenn Sie keine Change-Manager-Position haben, eine formale CAB-Funktion implementieren – zum Beispiel durch die regelmäßige Einbindung von Vertretern aus allen Fach- und/oder Funktionsbereichen.
Lesen Sie weiter für das „Wie“.“
Bestimmen Sie eine Gruppe von spezialisierten Mitarbeitern, um festzustellen, welche Änderungen genehmigt werden sollten
Wenn eine Änderungsanfrage eintrifft, sollte nur eine kleine Gruppe von spezialisierten Mitarbeitern in der Lage sein, diese „Änderungsaufträge“ mit dem Status „Warten auf Genehmigung“ zu klassifizieren und zu genehmigen.
Sie müssen eine Gruppe von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern bestimmen, um die eingegangenen Änderungen angemessen zu analysieren.
Definieren Sie eine Reihe von Statusübergängen für Änderungsaufträge, um einen Genehmigungs- oder Ablehnungs-Workflow festzulegen
Hier empfehle ich einen sehr einfachen Ansatz – Ihre Änderungsaufträge können mit dem Status „Request for Change“ beginnen und nach einer schnellen Analyse in den Status „Waiting Approval“ zur Analyse durch das CAB verschoben werden.
Änderungen mit geringerem Risiko können natürlich mit Hilfe von genehmigten Änderungsmodellen behandelt werden, die eine Beteiligung des CAB überflüssig machen.
Bestimmen Sie eine Zeitspanne, in der Sie Ihre CAB-Sitzungen abhalten
Dies hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden sowie vom Umfang der Änderungsanforderungen ab. Meiner Erfahrung nach führen komplexere Unternehmen oft weniger CAB-Besprechungen pro Monat durch.
In manchen Fällen findet sie nur einmal pro Monat statt, was nur eine Produktionsförderung pro Monat bedeutet. Natürlich ist es bei wöchentlichen Änderungsaufträgen wahrscheinlich nicht möglich, nur ein einziges monatliches Treffen abzuhalten.
Bestimmen Sie eine zeitliche Häufigkeit für die Produktionsförderung
Ein Schlüsselfaktor, um die Umgebungen Ihrer Kunden stabil zu halten, ist die Festlegung von ein oder zwei Tagen pro Woche (z. B. jeden Montag und Dienstag) oder Monat für die Förderung Ihrer genehmigten Änderungsaufträge.
Damit werden die Auswirkungen und Risiken für Ihr Unternehmen und die Umgebungen der Kunden reduziert. Diese Option ermöglicht es Ihnen auch, die Arbeit Ihres Teams und die Lieferungen genauer abzuschätzen, gewährleistet aber letztendlich die volle Kontrolle über alle Umgebungen.
Nutzen Sie die Out-of-the-Box-Funktionalität des ITSM-Tools, um die geöffneten, genehmigten oder abgelehnten Änderungsaufträge zu identifizieren und zu analysieren
Wie Sie vielleicht wissen, enthalten ITIL-ausgerichtete ITSM-Tools oft Funktionen, die sich auf den CAB-Prozess beziehen, aber halten Sie es einfach!
Nutzen Sie die Out-of-the-Box-Funktionalitäten nur so weit wie nötig, um diese Light-Version des CAB zu erstellen. Wenn Ihr ITSM-Tool beispielsweise über einen Änderungskalender verfügt, sollten Sie diesen nutzen, um Änderungen nach Woche, Monat oder Jahr zu visualisieren und besser zu verstehen.
Diese Light-Version des CAB ermöglicht es Ihrer Organisation, Änderungsaufträge besser zu kontrollieren. Aber nicht nur das, sie ist auch nützlich, um Änderungsinformationen zu visualisieren und alle erforderlichen Prozessschritte zu verfolgen.
IT Senior Profissional mit mehr als 8 Jahren Erfahrung in IT Service Management Projekten für Service Desk, Service Catalog, Workflow Processes und CMDB Management Lösungen und auch in Business Intelligence (Reporting und Dashboards Lösungen) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction und TIBCO Jaspersoft – Projekten. Sehr gute Kenntnisse des Service Management Bundles von CA Technologies Produkten.