Rechnungen vs. Quittungen vs. Rechnungen: Was ist der Unterschied?
Rechnungen, Quittungen und Rechnungen sind nur einige Arten von Buchhaltungsdokumenten, die Ihr Unternehmen möglicherweise regelmäßig verwendet. Es gibt eine ganze Reihe weiterer Belege wie Proforma-Rechnungen, Gutschriften, Vorauszahlungsrechnungen, Kostenvoranschläge und vieles mehr. In diesem Artikel werden wir uns jedoch auf Rechnungen, Quittungen und Rechnungen konzentrieren, da viele Benutzer verwirrt sind, was die Unterschiede angeht und welches Dokument sie verschicken sollen.
Was ist eine Rechnung?
In einfachen Worten ist eine Rechnung ein Dokument, das ein Unternehmen an einen Kunden ausstellt. Darin werden die verkauften Produkte oder Dienstleistungen und der zu zahlende Betrag angegeben. Rechnungen dienen als Zahlungsaufforderung und werden versandt, bevor ein Kunde eine Zahlung leistet. Sie dienen dazu, den Überblick über die verkauften Artikel, ihre Preise, Steuern und andere transaktionsbezogene Informationen zu behalten. Normalerweise werden Rechnungen ausgestellt, nachdem die Dienstleistung oder die Ware geliefert wurde, während die Zahlung noch nicht erfolgt ist. In der Vergangenheit wurden Rechnungen häufig gedruckt und per Post oder Fax verschickt. Im Jahr 2021 und darüber hinaus sind jedoch Online-Rechnungen, die im PDF-Format per E-Mail verschickt werden, eine kostengünstigere, bequemere und umweltfreundlichere Lösung. Wenn man den Überblick über die Rechnungen mit einem einheitlichen Rechnungsstellungssystem behält, verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung und die Berichterstattung.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung gibt den fälligen Betrag an, der von einem Kunden zu zahlen ist. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden schickt, muss der Kunde die Rechnungsinformationen in Form einer Rechnung in sein Buchungssystem eingeben. Eine Rechnung wird vor der Zahlung erstellt.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Bestätigung über eine Zahlung. Dieses Dokument bestätigt, dass ein Kunde die Ware oder Dienstleistung erhalten hat. Ein Kunde kann eine Quittung als Nachweis für eine erfolgte Zahlung für Waren oder Dienstleistungen verwenden. Quittungen werden dem Kunden in digitaler Form oder auf Papier ausgehändigt, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Dieses Dokument ist sowohl bei traditionellen als auch bei eCommerce-Geschäften üblich und stellt einen wichtigen Nachweis dar, falls Probleme mit dem Produkt auftreten. Ein Verkäufer verwendet eine Quittung, um zu überprüfen, ob die Ansprüche auf Umtausch oder Rückgabe von Waren berechtigt sind.
Rechnungen, Rechnungen und Quittungen: Hauptunterschiede
Der Hauptunterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung hängt davon ab, wer das Dokument versendet. Wird das Dokument von einem Unternehmen oder einer Privatperson (z. B. einem Freiberufler) an ein anderes Unternehmen geschickt, von dem es eine Vergütung verlangt, handelt es sich um eine Rechnung. Der Rechnungsempfänger oder das Unternehmen, das die Rechnung erhält, bezeichnet sie jedoch als Rechnung oder kann eine separate Rechnung erstellen, in der die Transaktion ausgewiesen und in seinen Büchern festgehalten wird.
Der andere wesentliche Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen besteht darin, dass das Unternehmen oder die Person, die eine Rechnung verschickt, um Zahlung bittet und dem Kunden oft eine Frist oder Zahlungsbedingungen auf der Rechnung setzt. Eine Rechnung hingegen wird unmittelbar nach der Zahlung oder im Vorfeld während der Inanspruchnahme der Dienstleistung oder des Produkts und der Bearbeitung der Zahlung erfasst.
Stellen Sie sich vor, Sie gehen einkaufen und erhalten eine Rechnung von einem Geschäft. Der Ladenbesitzer möchte sofort bezahlt werden, anstatt Ihnen eine Rechnung zu stellen und eine Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt zu erwarten.
Eine Quittung hingegen ist ein Zahlungsnachweis. Sie ist keine Rechnung für die Zahlung oder eine Rechnung, bei der die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt fällig wird, sondern der Nachweis, dass sie bereits erfolgt ist (die Zahlung). Er ähnelt also sowohl einer Rechnung als auch einer Abrechnung, aber die Zahlung ist bereits erfolgt.
Wie Sie sehen, kann man diese drei Begriffe leicht verwechseln, aber es gibt einige klare Unterschiede, auf die man achten sollte. Es lohnt sich auch, daran zu denken, dass unser System alle drei Optionen anbietet, die Sie nutzen können, wenn Sie sich dafür entscheiden.
Wie stellt man Rechnungen aus?
Wenn Sie eine Fakturierungssoftware verwenden, um eine Rechnung auszustellen, müssen Sie ein paar Details ausfüllen.
Hier sind die wichtigsten Details:
- Verkäuferinformationen (Name Ihres Unternehmens, Umsatzsteuer-ID (falls zutreffend), Adresse Ihres Unternehmens, Bankkonto und SWIFT, an das eine Zahlung zu leisten ist)
- Käuferinformationen (Name des Unternehmens Ihres Kunden, Umsatzsteuer-ID (falls zutreffend), Adresse des Kunden)
- Rechnungseinträge (Produktnamen, Mengen, Nettopreise, Steuersatz
- Zahlungsangaben (Zahlungsart, Fälligkeitsdatum, Bestellnummer)
- Währung, Wechselkurs (zoll- oder banküblich)
Um Zeit bei der Erstellung von Rechnungen für dieselben Kunden in der Zukunft zu sparen, können Sie einen Kunden in der Fakturierungssoftware anlegen und die Rechnungsinformationen vorausfüllen.
Neben einmaligen Rechnungen können Sie auch wiederkehrende Rechnungen erstellen und diese an einem bestimmten Tag im Monat versenden.
