Was bedeutet CC in E-Mails und wann sollte man es verwenden?
Als die E-Mail die traditionellen Formen der Bürokommunikation ersetzte, übernahm sie die Sprache der papiergestützten Memoranden. Früher tippten Büroangestellte ihre Korrespondenz auf Kohlepapier, so dass automatisch ein Durchschlag erstellt wurde, der dann an einen zweiten Empfänger geschickt werden konnte. Damit entfiel die Notwendigkeit, ein und dasselbe Dokument mehrfach abzutippen.
Der Begriff Durchschlag – oder allgemeiner „CC“ – ist heute fester Bestandteil des E-Mail-Jargons. Und obwohl es kein Handbuch darüber gibt, wie und wann er zu verwenden ist, gibt es doch einige bewährte Verfahren, die man im Hinterkopf behalten sollte, bevor man das CC-Feld ausfüllt und auf „Senden“ klickt.
Wie man CC in Google Mail verwendet
Die Verwendung von CC in der aktuellen E-Mail-Sprache bedeutet, dass Sie eine E-Mail nicht nur an den Hauptempfänger im Feld „An“ senden, sondern auch an einen oder mehrere Nebenempfänger. In Google Mail können Sie bis zu 100 Empfänger in einer E-Mail mit CC versehen.
So füllen Sie das CC-Feld in Google Mail aus:
- Klicken Sie auf Verfassen, um eine neue Nachricht zu öffnen.
- Füllen Sie das Feld An aus, indem Sie die E-Mail-Adresse des Hauptempfängers eingeben.
- Klicken Sie oben rechts im E-Mail-Composer auf CC.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Nebenempfänger ein.
Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, wird Ihre E-Mail sowohl an den Hauptempfänger im Feld An als auch an alle E-Mail-Empfänger gesendet, die Sie im CC-Feld angegeben haben. Jeder Empfänger kann alle anderen E-Mail-Adressen sehen. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die Erlaubnis haben, die Daten Ihrer Kontakte weiterzugeben.
Wann sollte CC in einer E-Mail verwendet werden
Während CC ein nützliches Werkzeug ist, um Zeit zu sparen und die Kommunikation zu verbessern, wird es oft zu großzügig verwendet, ohne einige grundlegende Kommunikationsregeln zu beachten. Daher ist unsere Liste der Fälle, in denen CC verwendet werden sollte, relativ kurz:
Wenn Sie die Empfänger auf dem Laufenden halten wollen
Sind Sie vorsichtig, wenn Sie andere Personen „auf dem Laufenden halten“. Wenn Sie es übertreiben, riskieren Sie, Ihre Empfänger mit zu vielen E-Mails zu überschwemmen, die sie einfach nicht lesen werden.
Überlegen Sie, ob jeder Empfänger wirklich kopiert werden muss. Enthält die E-Mail Informationen, die sie benötigen, oder fügen Sie ihrem Posteingang nur eine weitere E-Mail hinzu?
Als allgemeine Regel empfehlen wir, dass folgende Personen auf dem Laufenden gehalten werden sollten:
- Manager oder Kollegen, die ausdrücklich darum bitten, bei allen oder bestimmten Mitteilungen mit einer Kopie versehen zu werden.
- Mitglieder eines Teams, die über ein Projekt auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
Wenn Sie einen Kontakt vorstellen
Wenn Sie jemandem eine E-Mail schicken, um ihn einem anderen Kontakt vorzustellen, möchten Sie, dass beide Parteien die E-Mail sehen, damit sie das Gespräch anschließend fortsetzen können. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie den neuen Kontakt in das Feld „An“ oder in das Feld „CC“ eintragen, obwohl die Verwendung von „CC“ durchaus akzeptabel ist.
Wann sollte man in einer E-Mail kein „CC“ verwenden
Überfüllte Posteingänge können ein echtes Problem für die Effizienz darstellen, und es ist normal, dass Menschen dringenderen E-Mails Vorrang vor Korrespondenz geben, an die sie nur ein „CC“ erhalten haben. Wenn Sie einen Ihrer Kontakte routinemäßig mit einer CC-Verfügung für Ihre allgemeine Korrespondenz versehen, wird dieser bald aufhören, die E-Mails überhaupt zu lesen. Das könnte dazu führen, dass ihnen wichtige Informationen entgehen.
Seien Sie vorsichtig mit dieser Funktion, damit Sie nicht unnötigerweise Personen mit CCs versehen und sie mit mehr Post überschwemmen, als sie brauchen.
Wenn Sie keine entsprechende Zustimmung haben
Wenn Sie diese Funktion großzügig und unbedacht einsetzen, kann sie zu unbeabsichtigten Problemen führen.
Angenommen, Sie haben mit einem Kollegen eine E-Mail-Kommunikation geführt und entscheiden dann plötzlich, dass ein anderer Kollege auch davon profitieren könnte, in das Thema einbezogen zu werden. Bevor Sie diese Person in Ihrer nächsten Antwort einfach als „CC“ angeben, sollten Sie beide Parteien um Erlaubnis fragen. Es könnten sensible Informationen in dem bestehenden Thema enthalten sein, die der neue Kontakt nicht sehen sollte.
Wenn Sie eine Antwort oder eine Aktion erwarten
Überlegen Sie, ob Sie nur CC-Empfänger anschreiben, von denen Sie keine Antwort oder eine direkte Aktion erwarten – die meisten E-Mail-Empfänger gehen nämlich automatisch davon aus, dass sie nichts tun müssen, wenn sie nur mit CC angeschrieben werden. Wenn Sie von einem Empfänger eine Antwort oder eine Handlung erwarten, sollte er in das Feld „An“ eingetragen werden.
Bevor Sie auf „Senden“ klicken, sehen Sie sich Ihr CC-Feld an und überlegen Sie, was Sie von den einzelnen Empfängern erwarten. Je nach Antwort sollten Sie die entsprechenden Kontakte in das An-Feld verschieben.
Wenn Sie jemanden in Verlegenheit bringen oder etwas beweisen wollen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen das CC-Feld aus zynischen Gründen verwenden.
Sie haben vielleicht eine wütende E-Mail von einem Kollegen erhalten, in der Ihr Chef mitkopiert ist. Oder Sie wurden von Ihrem Vorgesetzten für eine von Ihnen durchgeführte Maßnahme gerügt und waren versucht zu beweisen, dass er bereits in die betreffende Korrespondenz kopiert worden war.
Die Verwendung des CC-Feldes aus passiv-aggressiven oder punktebringenden Gründen ist keine gute Praxis und sollte unterlassen werden.
Wenn Sie viele Empfänger hineinkopieren wollen
Eine Überfüllung des CC-Feldes kann für jeden Empfänger, der eine neue E-Mail öffnet, äußerst störend sein. Bei mehr Empfängern sollten Sie einen Serienbrief erstellen oder eine Newsletter-Software wie Mailchimp verwenden.
Weitere Informationen: How to Use Bcc Approperately in Email
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Viele Angestellte kennen die Situation, dass sie ihre E-Mails für den Tag durcharbeiten und eine Nachricht an einen Kollegen mit CC an ihren Chef weiterleiten. Das ist nicht böswillig gemeint – sie versuchen nur, alle auf dem Laufenden zu halten.
Was ist daran so falsch?
Nach einer Studie mit 584 Personen gaben 345 Personen an, dass sie ihrem Kollegen weniger vertrauten, wenn sie eine E-Mail an ihren Chef weiterleiteten. Die Studie wies auch darauf hin, dass das Vertrauen in die Unternehmenskultur wahrscheinlich gering ist, wenn dies häufig vorkommt.
Auch wenn Sie gute Absichten haben, sollten Sie sich überlegen, ob Sie Ihren Chef in einer E-Mail an einen Kollegen kopieren wollen. Es sei denn, Sie wurden darum gebeten oder es ist absolut notwendig, und Ihr Kollege wird es vielleicht nicht zu schätzen wissen.
Überprüfen Sie die Themen immer doppelt auf frühere Antworten
Das Letzte, was Sie in einer E-Mail-Kette tun möchten, ist, Ihre Antworten zu verdoppeln oder Punkte anzusprechen, die bereits angesprochen und diskutiert wurden. Das kann zugegebenermaßen lästig sein, vor allem weil CC-Threads lächerlich lang werden können.
Dennoch kann ein kurzer Blick auf das, was vorher gesagt wurde, im weiteren Verlauf wertvolle Zeit sparen. Wir verbringen bereits so viel Zeit in unserem E-Mail-Posteingang, dass es wichtig ist, Ihren Teil dazu beizutragen, sich wiederholende E-Mails für Sie und Ihre Kollegen zu reduzieren.
Die Arten von CCs, die Sie vermeiden sollten
Es gibt verschiedene Arten von CCs, die Sie vermeiden sollten – hier ist eine Aufschlüsselung:
Das soziale Faultier
Sie kennen diese Art. Sie schicken Ihnen E-Mails, die kaum einen Sinn ergeben und nur ein paar Worte enthalten. Das soziale Faultier weiß nicht einmal, dass es CC gibt. Und hier liegt das Problem: Fragen werden ohne Kontext beantwortet oder gestellt. Diese Art der Kommunikation ist äußerst ineffizient und verschwendet die Zeit aller Beteiligten. Seien Sie nicht diese Person. Und wenn Sie ein soziales Faultier kennen, versuchen Sie, es behutsam über die besten Praktiken für CC aufzuklären, und bleiben Sie dabei, wenn es nicht sofort kapiert wird.
Der große Boss
Der große Boss ist nicht der eigentliche Boss – er denkt nur, er sei es. Er ist oft nur auf sich selbst bedacht und nutzt CC als Waffe, indem er jeden in jede E-Mail kopiert – und so sicherstellt, dass jeder alles sieht. Auch dies ist keine optimale Vorgehensweise, und Sie sollten es vermeiden, CC auf diese Weise zu verwenden. Setzen Sie es mit Bedacht und nur dann ein, wenn es produktiv ist.
Der beste Freund des Chefs
Der beste Freund des Chefs ist eigentlich der Chef, aber er will Ihr Freund sein und Sie sollen wissen, dass er nur ein Teil des Teams ist. Das wird zu einem Problem, wenn jeder in jede E-Mail einbezogen wird, um den Teamgeist zu fördern und sicherzustellen, dass niemand außen vor bleibt. In Wirklichkeit führt dies dazu, dass jeder im Team unnötige E-Mails erhält und Zeit damit vergeudet, sie alle zu sortieren. Es gibt sicherlich wirksame Möglichkeiten, eine Kultur der Zusammenarbeit zu fördern, aber übermäßiges CC’ing gehört nicht dazu.
Sparsam einsetzen
Die meisten von uns erledigen ihre tägliche E-Mail-Korrespondenz, ohne groß darüber nachzudenken. Wir verwenden CC regelmäßig, um uns abzusichern und sicherzustellen, dass jeder „auf dem Laufenden“ bleibt, ob er es braucht oder nicht.
Aber wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail verfassen, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu überlegen, ob CC hilfreich oder notwendig ist. CC ist ein sehr nützliches Werkzeug, aber nur, wenn es sparsam und mit Bedacht eingesetzt wird. Lesen Sie unseren Beitrag über die Verwendung von BCC in E-Mails, wenn Sie eine weitere wichtige Funktion zum Versenden von E-Mails kennenlernen möchten.
Weitere Informationen: Wie man eine E-Mail an nicht angegebene Empfänger in Google Mail sendet
Erweitern Sie Ihr Google Mail-Konto mit Right Inbox
So gut Google Mail auch ist – und verstehen Sie uns nicht falsch, wir lieben Google Mail – es gibt einige Dinge, die es einfach nicht von Haus aus kann. Hier kommt Right Inbox ins Spiel. Mit Right Inbox können Sie Ihre Google Mail-Oberfläche mit Funktionen wie E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Erinnerungen in ein produktives Kraftpaket verwandeln.
Mit der E-Mail-Verfolgung wissen Sie zum Beispiel, wer Ihre E-Mails wann geöffnet hat, und mit unserer Funktion für E-Mail-Vorlagen können Sie Vorlagen einrichten und sie bei Bedarf einfach in eine E-Mail einfügen, so dass Sie nicht immer wieder dieselben E-Mails schreiben müssen.
Klangt das gut? Klicken Sie hier, um Right Inbox für Google Mail zu installieren.