Was Sie über Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen wissen sollten
Als Fachmann für staatliche und örtliche Steuern („SALT“) unterstütze ich meine Kunden bei der Einhaltung ihrer mehrstaatlichen Umsatz- und Nutzungssteuerpflichten. Dazu gehört natürlich auch die Vertretung, wenn ihre Steuererklärungen (oder ihr Nichtsteuerstatus) geprüft werden. Einige der am häufigsten gestellten Fragen von Kunden betreffen die Beschaffung von Freistellungsbescheinigungen von qualifizierten Kunden. Jeder Unternehmer sollte sich über Freistellungsbescheinigungen Gedanken machen und verstehen, wann und warum er sie einholen sollte, um das Umsatzsteuerrisiko im Falle einer Betriebsprüfung zu minimieren.
Warum sind Freistellungsbescheinigungen erforderlich?
Umsatzsteuerfreistellungsbescheinigungen sind immer dann erforderlich, wenn ein Verkäufer steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft und in einem Land, in dem er dazu verpflichtet ist, keine Umsatzsteuer einzieht. Die Bescheinigung wird von einem Käufer ausgestellt, um steuerfreie Einkäufe zu tätigen, die normalerweise der Umsatzsteuer unterliegen würden. Die meisten bundesstaatlichen Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen laufen nicht ab, und der Verkäufer muss die Bescheinigungen so lange aufbewahren, wie Verkäufe an den Käufer getätigt werden und keine Umsatzsteuer erhoben wird. Freistellungsbescheinigungen sind nicht erforderlich für Artikel, die laut Gesetz nicht steuerpflichtig sind.
Gibt es eine globale Freistellungsbescheinigung, die in mehreren Staaten verwendet werden kann?
Nein, leider gibt es keine globalen Regeln für Freistellungsbescheinigungen. Jeder Staat hat seine eigenen Freistellungsbescheinigungen sowie Regeln und Vorschriften für deren Verwendung, aber einige allgemeine Regeln gelten. So gibt es in den meisten Staaten weit gefasste Kategorien von Ausnahmegenehmigungen – Wiederverkauf, Behörden, Fertigung, steuerbefreite Organisationen, Telekommunikation, Landwirtschaft usw. Da es nicht in jedem Staat alle Ausnahmen gibt, müssen die örtlichen Vorschriften und Anforderungen berücksichtigt werden.
Behandeln die Staaten Verkäufe an steuerbefreite Organisationen und staatliche Stellen unterschiedlich?
Ja, die Staaten behandeln Verkäufe an steuerbefreite Organisationen (501 (c) (3) Status für Einkommensteuerzwecke) und staatliche Stellen unterschiedlich. Als Faustregel gilt, dass Käufe der Bundesregierung in jedem Bundesstaat steuerbefreit sind, aber die Dokumentationsanforderungen variieren. Einige Staaten besteuern Einkäufe von staatlichen und lokalen Behörden, darunter MN, SC, WA, CA, AZ und HI. Staaten, die staatliche und kommunale Behörden von der Steuer befreien, verlangen in der Regel, dass die Einkäufe ausschließlich für die steuerbefreite Einrichtung bestimmt sind und dass die steuerbefreite Einrichtung der eingetragene Zahlungspflichtige ist.
Die meisten Kunden denken, dass alle Verkäufe an gemeinnützige 501 (c) (3) Organisationen automatisch steuerbefreit sind. Dies könnte eine kostspielige Vermutung sein. Damit eine gemeinnützige Organisation von der Steuer befreit ist, muss sie in dem Staat, in dem sie ihre Geschäfte tätigt, den Status der Steuerbefreiung beantragen und erhalten. Lassen Sie sich nicht von dem nach Steuerbefreiung klingenden Namen der Organisation täuschen, sondern stellen Sie sicher, dass Sie eine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung erhalten, wenn die Steuer nicht erhoben wird, da sonst Strafen für die Nichterhebung der Umsatzsteuer drohen.
Woher weiß ich als Verkäufer, welche Freistellungsbescheinigung für eine Transaktion gilt?
Wie bereits erwähnt, gibt es keine schnellen und einfachen Regeln für Freistellungsbescheinigungen. Für verschiedene Steuerbefreiungen gelten unterschiedliche Bescheinigungen, und für spezielle Immobilien oder Dienstleistungen gibt es möglicherweise besondere Bescheinigungen. Man muss sich auf den Websites der verschiedenen Steuerbehörden informieren oder seinen SALT-Berater konsultieren, um herauszufinden, welches Formular gilt. Auf der Website des New York State Department of Taxation and Finance findet sich beispielsweise ein sehr hilfreiches Steuerbulletin, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, in dem erläutert wird, wer Freistellungsbescheinigungen verwenden darf, wie sie richtig zu verwenden sind und welche Bescheinigung auf der Grundlage der allgemeinen Umsatzsteuerbefreiungen im Steuergesetz verwendet werden sollte. Das Bulletin ist zu finden unter: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Warum kann ein Verkäufer nicht einfach ein Multi-Jurisdiction Certificate (MJC) ausstellen, wie es von der Multi-State Tax Commission vorgeschrieben ist, oder das Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate, das vom Streamlined Sales and Use Tax Governing Board entwickelt wurde?
Wie bereits erwähnt, variieren die Regeln für die Verkaufs- und Nutzungssteuer von Staat zu Staat. Um den Verkäufern zu helfen, ihren Verpflichtungen in mehreren Staaten nachzukommen, haben sich viele Staaten der Multistate Tax Commission oder dem Streamlined Sales Tax Project angeschlossen.
Die Multistate Tax Commission ist eine zwischenstaatliche Steuerbehörde, die im Namen von Staaten und Steuerzahlern arbeitet, um die Steuergesetze, die für multistaatliche und multinationale Unternehmen gelten, gerecht und effizient zu verwalten. Die Kommission hat eine einheitliche Verkaufs- und Nutzungssteuerbescheinigung entwickelt, die von 38 Staaten als „Blanko“-Weiterverkaufsbescheinigung akzeptiert wird (im Staat New York und einigen anderen ist die Verwendung dieser Bescheinigung nicht zulässig). Die Bestimmungen der einzelnen Bundesstaaten über die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung von Wiederverkäufern sind jedoch unterschiedlich. Einige Staaten verlangen, dass der Wiederverkäufer (Käufer) in dem Staat, in dem der Wiederverkäufer seine Einkäufe tätigt, für die Erhebung der Umsatzsteuer registriert ist. Andere Staaten akzeptieren die Bescheinigung, wenn eine Identifikationsnummer für einen anderen Staat angegeben wird (z. B. den Heimatstaat des Käufers). Man muss sich bei dem entsprechenden Staat erkundigen, ob man die Anforderungen dieses Staates erfüllt, um als Wiederverkäufer zu gelten, und ob man das MJC verwenden kann, um eine Befreiung von der Umsatzsteuer zu beantragen.
Das Streamlined Sales and Use Tax Project („SSTP“) ist ein gemeinsames Projekt von 44 Staaten und der Wirtschaft, um die Verwaltung der Umsatz- und Gebrauchssteuererhebung durch Einzelhändler und Staaten zu vereinfachen. Um Einzelhändlern und Fernverkäufern, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, die Abwicklung ihrer Geschäfte in einem fairen und wettbewerbsfähigen Umfeld zu erleichtern, hat der Verwaltungsrat des SSTP eine Bescheinigung über die Befreiung von der Umsatzsteuer für mehrere Bundesstaaten entwickelt, das Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Die Bescheinigung bietet eine Vielzahl von Befreiungen und ist nicht auf den Wiederverkauf von Geschäften beschränkt. Nicht alle Staaten lassen alle auf diesem Formular aufgeführten Befreiungen zu, und Staaten wie New York akzeptieren die Verwendung dieser Bescheinigung nicht als gültige Befreiungsbescheinigung. Der Käufer ist selbst dafür verantwortlich, zu prüfen, ob er die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung in dem Bundesstaat erfüllt, in dem ansonsten Steuern für den Verkauf anfallen würden. Je nach den Vorschriften in einem bestimmten Staat und dem Grad der Teilnahme am MJC oder SSTP können also unterschiedliche Befreiungen und Einreichungsanforderungen gelten.
Was ist unter einer „ordnungsgemäß ausgefüllten“ Bescheinigung zu verstehen?
In den meisten Staaten bedeutet eine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung, dass die Bescheinigung vom Käufer vollständig ausgefüllt wird, d. h. jede Zeile, die ausgefüllt werden muss, wird von dem Käufer ausgefüllt, der die Bescheinigung ausstellt. Die meisten Staaten verlangen, dass die ordnungsgemäß ausgefüllte Bescheinigung innerhalb von 90 Tagen nach dem Verkaufsdatum vorgelegt wird und dass der Verkäufer die Bescheinigung in gutem Glauben“ akzeptiert. Eine Bescheinigung in gutem Glauben zu akzeptieren bedeutet, dass der Verkäufer keinen Grund zu der Annahme hat, dass die Angaben des Käufers auf der Bescheinigung nicht der Wahrheit entsprechen.
Was passiert, wenn ein Verkäufer keine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung erhalten hat und den Kunden nicht ausfindig machen kann, um eine neue zu erhalten, weil er nicht mehr im Geschäft ist
In den meisten Prüfungssituationen wird ein nicht steuerpflichtiger Verkauf, der nicht durch eine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung belegt ist, nicht anerkannt, und die Umsatzsteuer wird gegen den Verkäufer festgesetzt, obwohl die Umsatzsteuer im Allgemeinen eine „Verbrauchersteuer“ ist. Erschwerend kommt hinzu, dass bei der Prüfung der meisten nicht steuerpflichtigen Verkäufe eine „Testzeitraum-Prüfungsmethode“ angewandt wird (ein begrenzter Zeitraum wird „getestet“, und es wird eine Fehlerquote ermittelt, die für den gesamten Prüfungszeitraum hochgerechnet wird), so dass die für jeden nicht anerkannten Verkauf fällige Umsatzsteuer für den gesamten Prüfungszeitraum „hochgerechnet“ wird. Eine fehlende oder unvollständige Freistellungsbescheinigung kann bei einer Prüfung zu einem unnötigen Risiko führen, da sich die Fehlerquote mathematisch zusammensetzt:
- Angenommen, der Prüfer prüft in einem Monat nicht steuerbare Verkäufe im Wert von insgesamt 525.000 Dollar. Von diesem Betrag verweigert der Prüfer den nicht steuerbaren Verkäufen im Prüfzeitraum im Wert von 12.000 $ die Anerkennung, weil keine ordnungsgemäß ausgefüllten Freistellungsbescheinigungen vorliegen. Unter der Annahme eines Umsatzsteuersatzes von 8 % und eines Prüfungszeitraums von 36 Monaten rechnet der Prüfer mit einer zusätzlichen Umsatzsteuerschuld von 34.560 $ (12.000 $ x 8 % = 960 $ x 36 Monate), da im Prüfungszeitraum nur 960 $ an zusätzlicher Steuer fällig wurden.
Zusätzlich zu der Veranlagung des Unternehmens zur Umsatzsteuer aufgrund fehlender oder unvollständiger Freistellungsbescheinigungen machen die meisten Staaten „verantwortliche Personen“ (diejenigen, die verpflichtet sind, für das Unternehmen zu handeln) persönlich haftbar, wenn das Unternehmen die aufgrund einer Prüfung fällige Steuer, Strafe und Zinsen nicht vollständig zahlt. Im obigen Beispiel und unter der Annahme, dass das Unternehmen nicht zustimmt oder die bei der Prüfung festgestellte Steuer nicht vollständig zahlt, wird der Geschäftsinhaber persönlich für die fällige Steuer in Höhe von 34.560 USD zuzüglich Strafzahlungen und Zinsen veranlagt. Persönliche Veranlagungen können die Kreditwürdigkeit stark beeinträchtigen und führen mit Sicherheit zu unnötigen finanziellen Härten.
Was kann man tun, um Prüfungen zu vermeiden oder das Risiko zu minimieren, wenn man Freistellungsbescheinigungen erwirbt?
Die folgenden bewährten Praktiken können dazu beitragen, das Risiko einer Prüfung der nicht steuerpflichtigen Verkäufe Ihres Unternehmens zu minimieren oder zu beseitigen:
- Machen Sie sich mit den Freistellungsbescheinigungen in den Staaten vertraut, in denen Sie geschäftlich tätig sind, und entwickeln Sie eine Freistellungsbescheinigungspolitik, an die sich jeder in Ihrem Unternehmen ohne Ausnahmen halten muss.
- Beschaffen Sie sich zum Zeitpunkt des ersten Verkaufs eine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung. Allzu oft wird einem Verkäufer von seinem Kunden gesagt: „Ich bin steuerbefreit, stellen Sie mir keine Steuer in Rechnung, ich schicke Ihnen eine Freistellungsbescheinigung“, und natürlich schickt der Kunde sie nie. Stellen Sie die Umsatzsteuer auf alle steuerpflichtigen Umsätze in Rechnung, bis Sie eine ordnungsgemäß ausgefüllte Freistellungsbescheinigung erhalten.
- Stellen Sie sicher, dass die Freistellungsbescheinigungen über den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden, um den nichtsteuerlichen Status der steuerfreien Umsätze zu belegen. Ihre Unterlagen müssen unter Umständen so lange aufbewahrt werden, wie Sie einem bestimmten Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, oder für die Dauer der Verjährungsfrist in dem/den Staat(en), in dem/denen Sie geschäftlich tätig sind, je nachdem, was zutrifft. Und denken Sie daran, dass es nicht ausreicht, die Bescheinigung zu erhalten, sondern dass Sie sie auch aufbewahren und bei einer Prüfung zur Verfügung stellen müssen.
- Zentralisieren Sie den Empfang und die Aufbewahrung aller Freistellungsbescheinigungen. Ein dezentrales Ablagesystem kann zu Lücken in der ordnungsgemäßen internen Kontrolle von Freistellungsbescheinigungen führen. Die dezentrale Aufbewahrung von Bescheinigungen führt häufig zu verlorenen oder unvollständigen Bescheinigungen. Verteilen Sie die Verantwortung nicht über Ihr Unternehmen. Kostspielige Fehler treten häufig auf, wenn Freistellungsbescheinigungen von Verkäufern, Filialleitern, Verkäufern usw. eingeholt werden, die möglicherweise nicht ausreichend geschult sind, um zu erkennen, was eine ordnungsgemäß ausgefüllte Bescheinigung oder die richtige Bescheinigung ist, die eingeholt werden muss.
- In Unternehmen, in denen viele Freistellungsbescheinigungen aufbewahrt werden, ist es eine gute Idee, die Bescheinigungen elektronisch zu verwalten. Es gibt spezielle Software, die durch die zentrale Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen das Risiko von Prüfungen verringern und die Produktivität erhöhen kann.
Ob Sie nun steuerpflichtige Produkte oder Dienstleistungen verkaufen und keine Umsatzsteuer erheben oder ob Sie Artikel kaufen, ohne Umsatzsteuer zu zahlen, Sie müssen die umsatzsteuerlichen Folgen Ihrer Aktivitäten in jedem Staat, in dem Sie geschäftlich tätig sind, kennen. Achten Sie darauf, dass Sie in Staaten, in denen ein Nexus festgestellt wurde, eine Steuerbefreiung beantragen, und konzentrieren Sie sich dann auf die Art der beantragten Steuerbefreiung, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Freistellungsbescheinigung erhalten.
Suchen Sie den Rat eines Marcum SALT-Experten, damit Sie unnötige Steuerbelastungen bei der Prüfung Ihrer nicht steuerpflichtigen Verkäufe oder Einkäufe aufgrund von Problemen mit Freistellungsbescheinigungen vermeiden oder zumindest minimieren können.