Was sind die verschiedenen Arten von Buchhaltungssystemen? Erläuterungen zu den Optionen
Es gibt zwei Arten von Buchhaltungssystemen: Das erste ist ein einfaches Buchhaltungssystem, bei dem ein kleines Unternehmen jede Transaktion als Einzelposten in einem Hauptbuch aufzeichnet. Das andere ist das System der doppelten Buchführung, bei dem jede Transaktion sowohl im Soll als auch im Haben auf separaten Konten erfasst wird.
Das System der doppelten Buchführung gewährleistet, dass die Bücher eines Unternehmens ausgeglichen sind.
Was werden wir behandeln:
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Welche Arten von Buchführungssoftware gibt es?
Welche Arten von Buchhaltungsmethoden gibt es?
Welche Buchhaltungsmethode sollte ich verwenden?
HINWEIS: Die Mitglieder des FreshBooks-Supportteams sind keine zertifizierten Steuer- oder Buchhaltungsexperten und können keine Beratung in diesen Bereichen anbieten, abgesehen von der Unterstützung bei Fragen zu FreshBooks. Wenn Sie eine Einkommenssteuerberatung benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater in Ihrer Nähe.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Eine einfache Buchführung wird in der Regel von sehr kleinen Unternehmen verwendet, weil sie einfach ist. Vielleicht führt das Unternehmen an einem Tag nicht viele Transaktionen durch, oder es handelt sich um ein Einzelunternehmen, dessen Inhaber keine Zeit für eine umfangreiche Buchführung hat oder benötigt. Ein Einzelerfassungssystem ist bequem, einfach (es ist keine formale Schulung erforderlich) und bietet Kosteneinsparungen, da es keine komplexe Software erfordert. Ein Kleinunternehmer könnte eine einfache Buchführung mit einem Excel-Programm durchführen, wenn er dies wünscht.
Eine einfache Buchführung hat auch Nachteile. Da die eingegebenen Daten unvollständig sind, ist eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung nicht möglich. Daher ist es für den Geschäftsinhaber schwierig, eine Finanzanalyse durchzuführen und die Ressourcen für die Zukunft zu planen. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Fehler unbemerkt bleiben und Diebstahl aufgedeckt wird (weil es kein Inventar der Vermögenswerte gibt). Die Steuerbehörden erkennen das System der einfachen Buchführung für Berichtszwecke jeglicher Art nicht an.
Das System der doppelten Buchführung ist ein sehr viel detaillierteres Buchführungsverfahren, das in der Regel von größeren Unternehmen verwendet wird. Ein System der doppelten Buchführung liefert vollständige Aufzeichnungen und ermöglicht die Erstellung eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses. Fehler sind auch schneller zu erkennen. Ein System der doppelten Buchführung zeichnet ein viel genaueres Bild von den Finanzen eines Unternehmens.
Ein System der doppelten Buchführung ist kostspielig, oft komplex und zeitaufwändig. Es ist auch fehleranfällig, denn wenn eine Transaktion nicht vollständig erfasst wird, kann das System dies nicht erkennen.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es?
Einzelerfassungssystem
Ein Einzelerfassungssystem erfordert keine komplizierte Software. Eine Excel-Tabelle oder etwas Ähnliches reicht aus, um die Informationen einzugeben. Eine Transaktion im Einzeleingabesystem könnte zum Beispiel so aussehen:
|
Datum |
Beschreibung |
Ausgaben |
Einnahmen |
Steuern |
Zahlungsweise |
Saldo |
| Stiftsatz | N/A | $85.80 | $5.80 | Bargeld | $7.800 |
Beachten Sie, dass die Spalte „Aufwand“ leer ist. Da es sich um eine Verkaufstransaktion handelt, wird die Zahlung des Kunden als „Ertrag“ betrachtet. Hätte das Unternehmen stattdessen einen Lieferanten bezahlt, wäre der zu zahlende Betrag in die Spalte „Aufwand“ eingetragen worden.
Der „Saldo“ bezieht sich auf den gesamten Bargeldbestand des Unternehmens auf seinem Geschäftsbankkonto, nachdem die Transaktion hinzugefügt wurde.
Doppelte Buchführung
Eine doppelte Buchführung erfordert Software, um sie richtig zu verwalten. Unternehmer sollten online nach einer Software suchen, die leicht zu verstehen ist (für Unternehmer, nicht für Buchhalter) und die sofortigen Zugriff auf eine Reihe von Berichten bietet, wie z.B.:
- Gewinn-&Verlustrechnung
- Hauptbuch
- Kontenplan
- Umsatzsteuerübersicht
- Rechnungsübersicht
- Zahlungsübersicht
- Ausgabenberichte
Freshbooks, gegründet 2003, bietet solche Funktionen für Unternehmen jeder Größe an, einschließlich Kundensupport per E-Mail oder Helpline.
Welche Arten von Buchhaltungsmethoden gibt es?
Es gibt zwei Arten von Buchhaltungsmethoden: Kassenbuchführung und periodengerechte Buchführung:
Kassenbuchführung
Bei der Kassenbuchführung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn sie eingehen und bezahlt werden (wenn das Geld den Besitzer wechselt).
Abgrenzungsbuchführung
Bei der periodengerechten Buchführung werden die Dollarbeträge erfasst, wenn eine Transaktion (eine Rechnung geht raus oder eine Rechnung geht rein) stattfindet, nicht wenn das Geld tatsächlich ausgetauscht wird. Eine periodengerechte Buchführung ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Unternehmen mehr als 5 Millionen Umsatz macht. Man geht davon aus, dass diese Buchführungsmethode ein genaueres Bild der Finanzen eines Unternehmens vermittelt.
Dies sind die beiden Hauptarten der Buchführungsmethoden, obwohl es Unternehmen manchmal gestattet ist, eine Mischung aus beiden zu verwenden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Welche Buchführungsmethode sollte ich verwenden?
Welche Buchführungsmethode Sie wählen sollten, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Wie das System der einfachen Buchführung wird die Kassenbuchführung von kleinen Unternehmen bevorzugt, weil sie einfach zu implementieren ist und Zeit spart. Da die Transaktion aufgezeichnet wird, wenn das Geld den Besitzer wechselt, hat der Unternehmer zu jedem Zeitpunkt einen besseren Überblick über den Cashflow des Unternehmens.
Die Periodenrechnung wird von größeren Unternehmen bevorzugt (und ist in einigen Fällen gesetzlich vorgeschrieben), weil sie dem Unternehmen ein klareres Bild von den Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens vermittelt. Wenn sich beispielsweise der Gesamtumsatz eines Unternehmens im Dezember auf 1,2 Millionen beläuft, würde ein Periodenabgrenzungssystem diesen Betrag in den Unternehmensabschlüssen ausweisen, auch wenn die Zahlungen der Kunden erst Anfang des folgenden Jahres eingehen. Hätte die Geschäftsleitung stattdessen eine kassenbasierte Buchführung gewählt, wüsste sie nichts von den 1,2 Millionen und könnte Entscheidungen oder Maßnahmen auf der Grundlage unvollständiger Informationen treffen.