Was sind variable Ausgaben?

Was sind variable Ausgaben?

In jedem Unternehmensbudget finden Sie bestimmte Ausgaben, die sich von Monat zu Monat drastisch ändern können. Dies sind variable Ausgaben, die einen großen Teil der Ausgaben von Kleinunternehmen ausmachen (im Gegensatz zu den Fixkosten, die jeden Monat gleich bleiben). Die schwankenden Beträge, die sich hinter den variablen Ausgaben verbergen, machen die Planung dieser Ausgaben in Ihrem Unternehmensbudget schwierig – aber nicht unmöglich.

Die Budgetierung variabler Ausgaben ist keine exakte Wissenschaft, aber es gibt einige Tricks, mit denen Sie sicherstellen können, dass sie die Finanzen Ihres Unternehmens nicht aus dem Gleichgewicht bringen. Bevor wir uns jedoch mit dem Wie befassen, sollten wir eine solide Definition der variablen Ausgaben festlegen und den Unterschied zwischen den drei Arten von Ausgaben, die sich auf Ihr Geschäftsbudget auswirken, klären: variable Ausgaben, Ermessensausgaben und Fixkosten.

Beispiele für jede Art von Geschäftsausgaben

Um den Unterschied zwischen variablen Ausgaben und anderen Arten von Geschäftsausgaben besser zu verstehen, sehen wir uns ein paar Beispiele an. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was Fixkosten sind, die Definition der variablen Ausgaben, und es wird Ihnen ermöglichen, auch diskretionäre Ausgaben zu verstehen:

Fixe Kosten:

• Mieten
• Versicherungszahlungen
• Die meisten Darlehenszahlungen
• Gebühren und Abonnements
• Jahresgehälter

Variable Ausgaben:

• Nutzungsentgelte
• Kosten für die Nutzung von Kraftfahrzeugen, wie Kraftstoff und Wartung
• Bürobedarf
• Professionelle Dienstleistungen, die nach Stunden abgerechnet werden
• Lohnkosten für stundenweise Beschäftigte

Ermessensausgaben:

• Mehrere Mahlzeiten und Unterhaltungskosten
• Kundengeschenke
• Personalfeiern und Prämien

Einfach ausgedrückt, sind variable Ausgaben Kosten, die sich ändern; fixe Kosten bleiben über einen langen Zeitraum gleich; und Sie können diskretionäre Ausgaben als Ihre „Nice-to-haves“ betrachten.“

Variable Ausgaben sind mehr als Betriebskosten

Eine Sache, die zu beachten ist, ist, dass die obigen Listen sich auf die Betriebskosten konzentrieren, aber variable Ausgaben beeinflussen in der Regel mehr als alles andere Ihre Kosten der verkauften Waren. Wenn Ihr Unternehmen ein Produkt herstellt, müssen Sie sich über die variablen Kosten der Produktion im Klaren sein.

Warum ist das wichtig? Ihre variablen Produktionskosten wirken sich direkt auf Ihren Break-even-Punkt aus. Der Break-even-Punkt Ihres Unternehmens gibt an, wie viel Geld Sie verdienen müssen, um Ihre Kosten für den Monat zu decken. Als Geschäftsinhaber wissen Sie, wie wichtig es ist, mehr einzunehmen als auszugeben.

Wie wirken sich die variablen Kosten auf mein Geschäftsbudget aus?

Nachdem wir nun die Definition der variablen Kosten und die anderen Arten von Geschäftskosten gut verstanden haben, wollen wir uns ansehen, wie sich die variablen Kosten auf Ihr Geschäftsbudget auswirken.

Das Schöne an den variablen Kosten ist, dass Sie Ihre variablen Produktionskosten leicht an einen Umsatz- oder Produktionsrückgang anpassen können… eigentlich passen sie sich normalerweise selbst an, denn wenn die Produktion nachlässt, fallen diese Kosten nicht mehr an. Variable Gemeinkosten – wie die oben genannten – lassen sich schwerer anpassen. Das bedeutet auch, dass es schwieriger ist, sie in Ihrem Budget einzuplanen.

Betrachten wir ein Beispiel für variable Kosten, mit dem wir alle etwas anfangen können: Stromkosten. Je nachdem, wo Sie wohnen und welche Heizmöglichkeiten Sie haben, kann Ihre Stromrechnung von etwa 100 Dollar/Monat in den milderen Monaten des Jahres bis zu 300 Dollar/Monat in den härtesten Sommer- und Wintermonaten reichen.

Schwankende Klimabedingungen wirken sich auch auf diese ohnehin variablen Ausgaben aus. Man könnte ein oder zwei Jahre lang sehr mildes Winterwetter haben, nur um dann aus heiterem Himmel von einem nicht enden wollenden Winter überrascht zu werden.

Auch wenn Sie Maßnahmen ergreifen können, wie z. B. die Verwendung eines intelligenten Thermostats, um Ihre Stromkosten zu senken, haben Sie auf diese variablen Ausgaben kaum Einfluss. Das ist frustrierend, denn eine unerwartet hohe Stromrechnung kann Ihr Budget empfindlich treffen, vor allem, wenn sie mit einem Umsatzeinbruch zusammenfällt. (Und wenn Sie z. B. ein temperaturempfindliches Produkt herstellen, können Sie nicht einfach auf Heizung oder Kühlung verzichten, um Geld zu sparen – und wir sind sicher, dass Ihre Mitarbeiter dem zustimmen würden, ganz gleich, welche Art von Arbeit Sie verrichten.)

Wie können Sie das Problem lösen?

5 Möglichkeiten, die Auswirkungen variabler Ausgaben auf Ihr Budget zu verringern

Im obigen Beispiel können Sie manchmal die Auswirkungen variabler Ausgaben verringern, indem Sie Ihren Dienstleister bitten, Ihnen jeden Monat einen festen Betrag zu zahlen. (Täuschend einfach, aber wirklich hilfreich.) Dieser Festbetrag basiert auf dem Durchschnitt Ihrer Rechnungen der letzten 12 Monate. Viele Versorgungsunternehmen bieten diese Option an, um ihren Kunden bei der Budgetplanung zu helfen, aber eine durchschnittliche Zahlungsoption wird nicht für alle variablen Ausgaben in Ihrem Budget verfügbar sein.

Sie können das Konzept der Durchschnittszahlung dennoch nutzen, um die Auswirkungen variabler Ausgaben auf Ihr Budget zu verringern. So geht’s:

• Bestimmen Sie den Jahresdurchschnitt für jede variable Ausgabe in Ihrem Budget. Wenn Sie den Jahresdurchschnitt für eine variable Ausgabe ermitteln, sollten Sie nicht der Versuchung erliegen, nur die letzten 12 Monate zu betrachten. Nehmen Sie sich die Zeit, den Durchschnitt der variablen Ausgaben von drei Jahren zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Anomalien berücksichtigen, die sich auf Ihren Durchschnittswert für eine Ausgabe auswirken können. Wenn Sie keine Schritte unternommen haben, um eine variable Ausgabe dauerhaft zu reduzieren, sollten Sie vorsichtig sein und den höchsten Durchschnittsbetrag verwenden.

• Fügen Sie einen Puffer hinzu. Nachdem Sie den Durchschnittswert für jede variable Ausgabe ermittelt haben, fügen Sie einen Puffer hinzu. Ein Puffer von 3 bis 5 % sollte mehr als genug sein, um Preissteigerungen und die meisten Anomalien, die zu einem Ausreißerjahr bei den Ausgaben führen, abzudecken. Wenn Sie wirklich vorsichtig sein wollen – und wenn Ihr Budget dies zulässt -, sollten Sie einen Puffer von 10 % einplanen.

• Verfolgen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben. Vergleichen Sie jeden Monat Ihre tatsächlichen Ausgaben für jede variable Ausgabe mit dem veranschlagten Betrag. Notieren Sie, ob Sie das Budget für jede Ausgabenkategorie über- oder unterschritten haben. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, suchen Sie nach einem Bericht zum Vergleich von Gewinn und Verlust mit dem Budget. Dieser Bericht kann in der Regel so angepasst werden, dass er die Berechnung der Erhöhung oder Verringerung des Dollarbetrags für Sie vornimmt, so dass Sie auf einen Blick sehen können, ob Sie das Budget über- oder unterschritten haben, ohne selbst nachrechnen zu müssen.

• Richten Sie ein Sparkonto für variable Ausgaben ein. Dies ist der entscheidende Schritt in diesem Prozess. Jeden Monat, in dem Sie das Budget für eine variable Ausgabe unterschreiten, überweisen Sie den Überschuss auf Ihr Geschäftssparkonto für variable Ausgaben. So schaffen Sie eine Reserve, auf die Sie in den Monaten zurückgreifen können, in denen Ihre Ausgaben höher als gewöhnlich sind. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Stromrechnung beträgt im Durchschnitt 375 $/Monat. Sie haben einen milden Winter, so dass Ihre tatsächliche Stromrechnung im Januar 355 $ und im Februar 325 $ betrug. Der März kommt jedoch wie ein Löwe, und eine Woche mit unerwarteten Minustemperaturen führt zu einer Stromrechnung von 445 $, während die Rechnung für März normalerweise eher 245 $ beträgt. Die meisten Unternehmer budgetieren ihre variablen Ausgaben auf der Grundlage der tatsächlichen Ausgaben des Vorjahres. Da Sie jedoch durchschnittlich 375 $/Monat für Strom veranschlagt haben (130 $ mehr als Ihre übliche Stromrechnung für März) und weil Sie das überschüssige Geld, das Sie für Ihre Stromrechnung im Januar (20 $) und Februar (50 $) veranschlagt haben, auf Ihr Sparkonto für variable Ausgaben übertragen haben, verfügen Sie über genügend Geld für die unerwartet hohe Stromrechnung für den Monat März. Hätten Sie nur die 245 $ für eine „normale“ Stromrechnung im März eingeplant, hätten Sie schnell 200 $ mehr aufbringen müssen. Für ein sehr kleines Unternehmen oder ein Unternehmen, das einen Umsatzrückgang zu verzeichnen hat, kann dies sehr schwierig sein.

Eröffnen Sie jetzt ein Geschäftssparkonto, wenn Sie noch keines haben

• Bewerten Sie Ihre variablen Ausgaben jährlich neu. Sie könnten versucht sein, in Ihrem Budget jedes Jahr dieselben variablen Ausgaben zu veranschlagen, vor allem, wenn Sie einen ordentlichen Betrag auf Ihrem Sparkonto für variable Ausgaben angespart haben. Vermeiden Sie diese Versuchung. Sie sollten Ihre variablen Ausgaben jedes Jahr neu einschätzen. Vor allem in Ausgabenkategorien, bei denen Sie etwas mehr Kontrolle haben als bei den Versorgungsleistungen – wie z. B. bei den Ausgaben für die Kfz-Nutzung – gibt es Möglichkeiten, strategische Änderungen vorzunehmen, um die Ausgaben zu kontrollieren.

Hilfreicher Tipp: Erfassen Sie alle variablen Ausgaben in Ihrem Budget

Die meisten Budgetvorlagen sind so gestaltet, dass sie dem Kontenplan eines typischen Unternehmens entsprechen. Das bedeutet, dass Fixkosten, variable Ausgaben und Ermessensausgaben in der Vorlage verstreut sind. Dieses Layout macht es sehr einfach, die tatsächlichen Zahlen mit den geplanten Zahlen zu vergleichen (erinnern Sie sich an den bereits erwähnten Bericht über den Vergleich von Gewinn und Verlust mit dem Budget?), aber es macht es auch einfach, die variablen und diskretionären Ausgaben zu übersehen, wenn Sie Ihre Budgetzahlen festlegen.

Wenn Sie Ihr Geschäftsbudget zum ersten Mal zusammenstellen, beginnen Sie damit, Ihre Ausgaben nach Art aufzulisten (fixe, variable und diskretionäre Ausgaben). Nachdem Sie den angemessenen Betrag für jede Ausgabe ermittelt haben, können Sie diese Beträge in Ihre Budgetvorlage einfügen, so dass Sie jeden Monat Ihr Budget mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie am besten darauf vorbereitet sind, die Auswirkungen variabler Ausgaben abzumildern, indem Sie auf die Kosten dieser Ausgaben in der Vergangenheit achten und sich mit einem Puffer oder einigen Ersparnissen vorbereiten, um sie in Zukunft zu bewältigen. Durchschnittswerte sind ein guter Indikator dafür, wo Sie landen könnten, damit Sie nicht überrascht werden – und achten Sie weiterhin darauf, damit Sie nicht von Veränderungen schockiert werden.

Reduzierung der tatsächlichen variablen Ausgaben

Wir haben uns oben auf die Reduzierung der Auswirkungen variabler Ausgaben auf Ihr Budget konzentriert, aber was ist, wenn Sie in einer Situation sind, in der Sie Ihre tatsächlichen variablen Ausgaben reduzieren müssen? Wenn Ihr Unternehmen mit mangelnder Vorhersehbarkeit zu kämpfen hat oder Sie Kosten einsparen müssen, sollten Sie Ihre variablen Gesamtkosten senken.

Während wir oben das Beispiel der Elektrizität verwendet haben, werden Sie feststellen, dass die meisten Ihrer variablen Kosten mit der eigentlichen Produktion Ihres Produkts zusammenhängen. Wenn Sie Kosten einsparen wollen, müssen Sie diesen Prozess analysieren und prüfen, ob es Möglichkeiten gibt, auch nach kosteneffizienten Änderungen an diesem Prozess eine ähnliche Leistung zu erzielen. Beispiele sind:

1. Arbeit. Gibt es etwas, das automatisiert oder ausgelagert werden kann, ohne die Qualität zu beeinträchtigen? Können Sie die Effizienz Ihrer Arbeitskräfte steigern, indem Sie ihnen bestimmte Werkzeuge oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen?
2. Materialien. Verwenden Sie die kostengünstigsten Materialien? Können Sie in großen Mengen einkaufen? Hätten Sie weniger Probleme mit Ihrem Produkt, wenn Sie bessere Materialien kaufen würden?
3. Beurteilen Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Viele Unternehmen bieten verschiedene Produkte und Dienstleistungen an. Sie könnten Dinge als Paket verkaufen, aber nur ein Teil des Pakets generiert wirklich Einnahmen. Sollten Sie bestimmte Funktionen streichen? Gibt es eine Möglichkeit, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung schneller zu liefern?

Erinnern Sie sich: Nur weil etwas schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde, heißt das nicht, dass es der richtige Weg ist. Wenn ein Unternehmen wächst, kann man schnell überfordert sein und hat in der Regel nicht die Zeit, seine derzeitigen Systeme und Prozesse so sehr zu zerlegen, wie man möchte. Aber wenn man bedenkt, wie sehr sich der Markt verändern und die Kosten steigen können, kann dies Ihrem Unternehmen wirklich dabei helfen, Bereiche zu finden, in denen Sie bei den variablen Ausgaben sparen können.

Variable Ausgaben beeinflussen Ihr Budget… aber sie sollten es nicht zerstören

Es ist frustrierend, einen Plan zu erstellen, nur um dann durch Umstände, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, aus dem Konzept gebracht zu werden. Dies ist einer der Gründe, warum viele Kleinunternehmer die Budgetierung ganz vermeiden. Vor allem, wenn die meisten Ihrer Geschäftsausgaben variabel sind – was bei sehr kleinen Unternehmen oft der Fall ist – kann der Versuch, ein genaues Budget aufzustellen, unmöglich erscheinen.

Nachdem Sie nun eine klare Definition der variablen Ausgaben haben, können Sie mit ein wenig Planung selbst die unbeständigsten Ihrer variablen Ausgaben problemlos in Ihrem Budget berücksichtigen. Wenn Sie einen Puffer auf einem Geschäftssparkonto anlegen, um die Monate zu überstehen, in denen Ihre variablen Ausgaben höher sind als geplant, können Sie Ihr Budget auf Kurs halten und Ihren Cashflow schützen. Eine jährliche Neubewertung Ihres Budgets für variable Ausgaben hilft Ihnen, Bereiche für Einsparungen und andere Verbesserungen zu identifizieren.