Wie man ein Sitzungsprotokoll erstellt: Vorlagen und Beispiele

Wie man ein Sitzungsprotokoll erstellt: Vorlagen und Beispiele

Das Verfassen von Sitzungsprotokollen mag wie eine triviale und unwichtige Aufgabe erscheinen, etwas, das man einem Praktikanten zuweisen würde – oder sogar überhaupt nicht tun würde. Besprechungen selbst werden oft als Zeitverschwendung angesehen, und ihre Dokumentation erst recht.

Doch die Vernachlässigung dieser Aufgabe ist ein Fehler, der sowohl Zeit als auch Ressourcen kosten kann. Wenn Sie einen guten Grund für eine Besprechung haben, können Besprechungsprotokolle ein äußerst wirksames Mittel sein, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.

Lassen Sie uns näher darauf eingehen, was Besprechungsprotokolle eigentlich sind, wie man sie verfasst und einige Vorlagen und Beispiele für Besprechungsprotokolle ansehen.

• Was sind Besprechungsprotokolle?
• Was ist der Zweck von Besprechungsprotokollen?
• Wie erstellt man effektiv Besprechungsprotokolle?
• Vorlagen für Besprechungsprotokolle & Beispiele

Was sind Besprechungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle, auch Besprechungsnotizen genannt, sind die schriftliche Aufzeichnung aller Ereignisse während einer Besprechung. Es ist nicht dasselbe wie die Tagesordnung einer Besprechung, die im Voraus erstellt wird und sich auf die Liste der Aktivitäten bezieht, die die Teilnehmer während der Besprechung zu erreichen hoffen.

Es ist keine minutengenaue Aufzeichnung, sondern konzentriert sich auf die Ergebnisse der Besprechung. In Protokollen werden normalerweise Informationen festgehalten, wie z.B.:

• Namen der Teilnehmer

• Datum und Uhrzeit der Sitzung

• Behandelte Tagesordnungspunkte

• Entscheidungen der Teilnehmer

• Folge-Folgemaßnahmen und nächste Schritte

Warum werden Sitzungsnotizen „Protokoll“ genannt?

Entgegen der landläufigen Meinung werden Notizen, die in einer Sitzung gemacht werden, nicht „Protokoll“ genannt, weil der Protokollant die Notizen zusammen mit der Zeit aufzeichnet. Tatsächlich haben „Sitzungsprotokolle“ überhaupt nichts mit der Zeit zu tun.

Das Wort hat seinen Ursprung im lateinischen „minuta scriptura“, was „kleine Notizen“ bedeutet. Ein Sitzungsprotokoll zu führen bedeutet also im Wesentlichen, die Sitzung auf die wichtigsten Punkte zu reduzieren. Einigen Quellen zufolge wurde der Begriff in diesem Sinne erstmals im frühen 18. Jahrhundert verwendet.

Was ist der Zweck von Sitzungsprotokollen?

In einigen besonderen Fällen kann die Anfertigung von Sitzungsprotokollen gesetzlich vorgeschrieben sein, z. B. bei disziplinarischen Besprechungen mit Mitarbeitern oder bei Rechtsstreitigkeiten. In den meisten Fällen bleibt es jedoch Ihnen überlassen, ob Sie sich Notizen machen.

Warum es sich lohnt, ein Sitzungsprotokoll anzufertigen, erfahren Sie hier.

• Sitzungsprotokolle halten schriftlich fest, was in einer Sitzung vereinbart wurde, und schaffen ein gemeinsames Verständnis der Ergebnisse. Sie sind eine wichtige Informationsquelle, die es den Teilnehmern ermöglicht, über das Geschehene nachzudenken. Eine schriftliche Aufzeichnung ist der beste Weg, um Missverständnisse zu vermeiden, die dadurch entstehen, dass die Teilnehmer unterschiedliche Erinnerungen an die Sitzung haben.

• Sie informieren die Teilnehmer über die ihnen zugewiesenen Aufgaben und erstellen klare Zeitpläne, damit alle auf dem richtigen Weg bleiben. Sie schaffen Klarheit über die nächsten Schritte und die Zuständigkeiten und stellen sicher, dass keine Punkte vergessen werden.

• Sie dienen als Informationsquelle für Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten. Sie helfen auch anderen Beteiligten, auf dem Laufenden zu bleiben, z. B. wenn sich die Ergebnisse der Besprechung auf gemeinsame, teamübergreifende Aktivitäten oder Projekte innerhalb des Unternehmens auswirken.

• Sie ermöglichen es den Teilnehmern, die wichtigsten Ideen und Diskussionspunkte, die zu einer Entscheidung geführt haben, noch einmal zu besprechen. Ohne eine klare Aufzeichnung kann man leicht vergessen, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Im schlimmsten Fall müssen Sie die Besprechung wiederholen und die gleichen Diskussionen noch einmal führen.

Wie man Besprechungsprotokolle effektiv anfertigt

Sorgen Sie dafür, dass die Protokolle leicht zugänglich sind

In der Vergangenheit wurden die Protokolle den Teilnehmern als E-Mail-Anhang übermittelt. In einigen Unternehmen werden Besprechungsnotizen immer noch auf diese Weise verbreitet. Dieser Ansatz hat jedoch viele Nachteile. Die Besprechungsnotizen sind schwer zu organisieren und können leicht im Posteingang verloren gehen. Die Einholung von Beiträgen der Teilnehmer und die Überarbeitung der Aufzeichnungen erfordert mehrere E-Mail-Schleifen. Es gibt keine einfache Möglichkeit, zugewiesene Aufgaben weiterzuverfolgen.

Heutzutage stehen den meisten Unternehmen bessere Werkzeuge zur Verfügung. Interne Wiki-Tools wie Nuclino ermöglichen es Unternehmen, ihre Protokolle viel effizienter zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten:

• Jede Notiz kann in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden.

• Relevante Notizen können über die Suchfunktion sofort gefunden werden.

• Beteiligte können ganz einfach Kommentare und Feedback hinterlassen.

• Zusammenhängende Besprechungsprotokolle können miteinander verknüpft und hierarchisch organisiert werden.

Bereiten Sie die Besprechungsagenda im Voraus vor

Oft vernachlässigt, ist eine Besprechungsagenda eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie sich konzentrieren und unproduktive Besprechungen vermeiden. Sie gibt das Tempo der Besprechung vor und dient als Zeitmanagement-Instrument. Sie dient auch als Gliederung, wenn Sie das Protokoll schreiben.

Anwesenheitsliste

Fügen Sie eine Liste der anwesenden und abwesenden Teilnehmer bei und geben Sie das Protokoll nach der Besprechung an sie weiter. Wenn Sie ein Tool wie Nuclino verwenden, können Sie die Teilnehmer einfach per @-Erwähnung benachrichtigen und das Dokument mit ihnen teilen.

Klare Struktur

Nutzen Sie Ihre Besprechungsagenda als Gliederung und unterteilen Sie Ihre Notizen in klare Kategorien, z. B. Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen, Aufgaben und nächste Schritte. Erstellen Sie eine Vorlage für das Besprechungsprotokoll und halten Sie sich konsequent daran.

Bitten Sie die Teilnehmer um eine Überprüfung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Protokoll vollständig und korrekt ist, indem Sie andere Teilnehmer bitten, es durchzusehen. In Nuclino können sie ihren Beitrag ganz einfach durch Hinterlassen eines Kommentars mitteilen.

Geben Sie das Protokoll an alle relevanten Beteiligten weiter

Nach der Besprechung geben Sie das Protokoll an alle weiter, für die es relevant sein könnte (auch wenn sie nicht teilgenommen haben). Vergewissern Sie sich, dass jeder, dem eine Aufgabe zugewiesen wurde, die nächsten Schritte und die Fristen kennt, bis zu denen er sie erledigen muss.

Vorlagen für Besprechungsprotokolle & Beispiele

Abhängig von der Besprechung kann das Protokoll sehr unterschiedlich aussehen. Es kann sehr lang und formell oder sehr kurz und einfach sein. Hier finden Sie einige Vorlagen und Beispiele für Besprechungsprotokolle zu verschiedenen Anlässen.

Protokolle von Besprechungen mit Führungskräften

Bei Besprechungen mit Führungskräften geht es in der Regel um Strategieplanung und KPI-Überprüfungen, und ihre Protokolle sind in der Regel länger und formeller. Hier ein Beispiel:

Wöchentliches Status-Update

Es ist wichtig zu wissen, dass viele Besprechungen asynchron abgehalten werden, da immer mehr Unternehmen auf Fernarbeit setzen. Dies gilt insbesondere für Besprechungen zur Statusaktualisierung, bei denen es eher um den Austausch von Informationen als um eine Diskussion am runden Tisch geht.

In diesem Fall ist ein Protokoll sogar noch wichtiger, da es die eigentliche physische Besprechung im Wesentlichen ersetzt. Wöchentliche Status-Updates und retrospektive Sprint-Meetings sind gängige Beispiele.

Am Ende des Tages liegt es an Ihnen, das Format zu finden, das für Sie und Ihr Team am besten funktioniert. Es gibt keine Einheitsgröße für Besprechungsprotokolle, aber wir hoffen, dass Sie diese Beispiele als Inspiration für Ihre eigenen Notizen verwenden.

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