Wie man Papierkram organisiert | Teil 8: Papierfluss im Haushalt
Zu Beginn des Sommers habe ich eine Blogserie gestartet, die Ihnen helfen soll, die Papierflut in Ihrem Haushalt zu bewältigen. Bis heute haben wir uns durch Haushaltsakten, Handwerkspapiere, wichtige Dokumente, die Schulpapiere der Kinder, Küchenpapiere, Einkaufspapiere und sentimentale Papiere gearbeitet. Wenn Sie gut mitgemacht haben, sollten Sie inzwischen alle Papiere in Ihrem Haushalt sortiert, entrümpelt, bewertet und in perfekt geeignete Aufbewahrungssysteme eingeteilt haben. Sie sollten wissen, wo sich alles befindet, wie es geordnet ist, was auf dem Etikett steht und wie man darauf zugreifen kann… und alle übrigen Papiere sollten längst entsorgt oder geschreddert worden sein. Alle Papiere in Ihrem Haus sind nun geordnet… oder doch nicht? Sind in der Zeit, seit Sie mit dieser Reise begonnen haben, neue Papiere hinzugekommen? Liegt ein Stapel Post auf dem Tresen? Stapeln sich die Anmeldeformulare für die diesjährigen Schulaktivitäten auf Ihrem Schreibtisch? Ein Rezept, das Sie gerade aus einer Zeitschrift herausgerissen haben, an den Kühlschrank geheftet? Wahrscheinlich schon. Denn obwohl wir alle Papiere in Ihrem Haushalt gründlich durchgearbeitet haben, haben wir noch nicht darüber gesprochen, wie Sie mit den neuen Papieren umgehen, die jeden Tag eintreffen. Um Ihren Papierkram wirklich in den Griff zu bekommen und in das System zu integrieren, das Sie so hart erarbeitet haben, müssen Sie ein System zur Verwaltung Ihres Papierflusses im Haushalt einrichten… das heißt, wie ein Papier von der Tür dorthin gelangt, wo es letztendlich hingehört. Ich zeige Ihnen unser „Haushalts-Postfach“-System und zeige Ihnen, wie Sie ein ähnliches System in Ihrem eigenen Zuhause einrichten können!
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Im Laufe der Jahre bin ich für meine Kommandozentralen „bekannt“ geworden. Ich habe im Laufe der Jahre einige ziemlich coole Zentralen eingerichtet, und es besteht sogar eine gute Chance, dass Sie meinen Blog heute lesen, weil Sie irgendwo anders im Internet auf eine meiner Kommandozentralen gestoßen sind. Ich habe unsere „Kommandozentralen“ immer so gestaltet, dass sie der zentrale Ort unserer Familie sind, an dem nicht nur Hüte, Taschen und Schuhe aufbewahrt werden, sondern auch wichtiger Papierkram, Aufgaben, unser Familienkalender und vieles mehr. In jedem einzelnen Center habe ich immer ein superschönes Post-/Papier-Organisationssystem eingerichtet, das in der Regel Ordner oder Trennblätter für jedes Familienmitglied sowie andere wichtige Kategorien wie Schredder, Papierkorb, Ordner, Kataloge, Quittungen usw. enthielt.
Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2
Aber kann ich Ihnen ein Geheimnis verraten? Trotz bester Vorsätze, mit meinen superschönen Akten Schritt zu halten, habe ich das nie geschafft. Entweder wurden eingehende Papiere (aus der Post, aus der Schultasche usw.) in die richtigen Ordner gesteckt und blieben dort, oder die Papiere kamen gar nicht erst in das allzu mühsame System (und stapelten sich deshalb auf dem Tresen). Letztendlich waren diese Systeme nie viel mehr als hübsche Bilder und ungenutztes Durcheinander in unseren Häusern.
Wenn ich auf diese Systeme zurückblicke, ist es nicht so, dass ihr Aufbau oder ihre Funktionalität völlig daneben waren. Vielmehr waren sie einfach komplizierter, als sie sein mussten. Ich habe zu viele Schritte zwischen der Tür (wo die Papiere reinkommen) und ihrem endgültigen Platz (Aktenschrank, Mülleimer, Schredder usw.) eingefügt. Anstatt die Papiere direkt in den Papierkorb zu werfen, wurden sie in einen Ordner „Papierkorb“ oder „Schreddern“ gesteckt. Da die Ordner so spezifisch waren, konnte ich mich nie wirklich daran erinnern, ob Henrys Schulanmeldung in den Ordner „Henry“ oder in den Ordner „Datei“ gelegt wurde! Das Ergebnis war, dass sich die Papiere in diesen Kommandozentralen stapelten, anstatt wirklich bearbeitet und schließlich organisiert und zugänglich gemacht zu werden.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Haben Sie irgendwann einmal ein hübsches Postsortiersystem gekauft, das Sie nie zum Laufen bringen konnten? Befinden sich darin ein Dutzend Papiere von vor einem Jahr und sonst nichts? Oder ist es vielleicht leer? Ist schon gut… das habe ich auch gemacht… sogar mehrmals!
Papier reduzieren
Bevor wir uns mit der Verwaltung des Papiers beschäftigen, das ins Haus kommt, möchte ich zunächst kurz darauf eingehen, wie man die Menge an Papier reduzieren kann. Immer mehr Dinge werden in digitaler Form angeboten, und ich schlage vor, dass Sie diese so weit wie möglich nutzen. Von Kontoauszügen und Rechnungen bis hin zu Schulbroschüren und Aktivitätsanmeldungen, Reisedokumenten und Reservierungen bis hin zu Quittungen und Transaktionsprotokollen… wenn Sie die Möglichkeit haben, sich für eine papierlose Rechnungsstellung oder elektronische Kommunikation anzumelden, tun Sie es einfach, um die Menge an Papier zu reduzieren, die Sie letztendlich verwalten müssen.
Schritt 1: Erstellen Sie einen einzigen Posteingang
Auch wenn Sie sich noch so sehr bemühen, papierlos zu werden, wird es immer noch Papiere geben, die ins Haus kommen, und Sie müssen herausfinden, wie Sie am besten mit ihnen umgehen. Ihr wisst alle, dass ich sehr, sehr gemischte Gefühle zu Marie Kondos Buch „Die Magie des Aufräumens“ hatte. Aber ein Konzept, das mich wirklich überzeugt hat und das ich seither mit ganzem Herzen verfolge, ist das Konzept eines einzigen „Haushaltseingangs“ mit nur zwei supereinfachen Kategorien: „Zu erledigen“ und „Abzulegen“. Wenn es darauf ankommt, sollte jedes Papier, das wirklich aufbewahrt werden muss, entweder für immer abgeheftet werden (z. B. in einem der Systeme, für die wir so hart gearbeitet haben) oder in kurzer Zeit bearbeitet werden (z. B. eine Rechnung, die zurückgeschickt werden muss). Eine weitere Unterteilung in Unterkategorien ist an dieser Stelle wirklich nicht nötig. Indem Sie alle Papiere an einem zentralen Ort in Ihrer Wohnung ablegen (und dann von dort aus wegräumen), sparen Sie Zeit und Kopfzerbrechen, weil Sie immer genau wissen, wo sich neue Papiere zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden.
In unserer jetzigen Wohnung habe ich das „traditionelle“ Schema der Kommandozentrale aufgegeben, weil, wie ich schon sagte, viele der Systeme, auf die ich mich zuvor verlassen hatte, nie benutzt wurden (Sie können unsere aktuelle Einrichtung hier sehen). Allerdings befindet sich direkt neben der Eingangstür mein Büro, das der perfekte Ort für unsere „Haushalts-Inbox“ ist. Ich habe einfach zwei dieser Hängeregistraturboxen mit Kommandozeilen an der Seite meines IKEA Kallax-Regals befestigt. Ich habe sie mit Vinyl und meinem Cricut Explore beschriftet, um die beiden einfachen Kategorien zu kennzeichnen.
Schritt 2: Mülleimer zugänglich machen
Was Sie auf dem Bild oben nicht sehen können, ist ein Mülleimer direkt unter den beiden Hängemappen. Dies scheint eine so offensichtliche Lösung zu sein, aber es macht einen großen Unterschied, wenn es darum geht, Papierstapel zu vermeiden. Anstatt Papiere für den Papierkorb beiseite zu legen, können wir alles, was nicht in die Kategorien „Zu erledigen“ oder „Abzulegen“ fällt, sofort wegwerfen. #gamechanger
Auf die gleiche Weise wollten wir auch alle Papiere, die geschreddert werden müssen, ihrem endgültigen Bestimmungsort ein wenig näher bringen. So steht unser Aktenvernichter etwa 4 Schritte von der Ablage und dem Papierkorb entfernt in einem Schrank in meinem Schreibtisch. Langsam aber sicher werden wir immer besser darin, Dinge zu schreddern, sobald sie reinkommen, aber wenn wir einfach keine Zeit haben (oder keine Lust, den Schredder zu leeren!), haben wir einen Aktenkasten neben dem Schredder, um alles für die nächste Schreddersitzung aufzufangen.
Ein Postfach, ein Mülleimer und ein Schredder in unmittelbarer Nähe zu haben, ist ein todsicherer Weg, um zu verhindern, dass sich Papierstapel an unerwünschten Orten stapeln!
Schritt 3: Regelmäßige Pflege des Posteingangs
In der Ecke meines Büros haben wir jetzt einen einzigen Haushaltseingang, in den alle eingehenden Papiere fließen, sowie einen Mülleimer und einen Schredder in unmittelbarer Nähe für die sofortige Papierentsorgung. Aber wie jedes andere Organisationssystem funktioniert auch dieses nur, wenn es regelmäßig gepflegt und gewartet wird. Der nächste Schritt bei der Bewältigung des Papierflusses in Ihrem Haushalt besteht also darin, sich SEHR regelmäßig um Ihre Aufgaben- und Ablageordner zu kümmern.
Einmal pro Woche (ich empfehle, dies zu tun, wenn Sie Ihren Essensplan erstellen oder Ihren Planer für die Woche ausfüllen), kümmern Sie sich um BEIDE Posteingangsordner. Beginnen Sie mit allen Aufgaben, die Sie erledigen können (denn diese sind in der Regel zeitkritischer), und unterschreiben, verschicken oder senden Sie alles, was sich in dem Ordner befindet. Entfernen Sie dann den Inhalt des Ordners „Zur Ablage“ und verschieben Sie ihn an seinen endgültigen, dauerhaften Bestimmungsort. Dauerhafter Bestimmungsort? Sie wissen schon… all die schönen, schlanken und funktionalen Systeme, die wir bereits geschaffen haben, wie unsere Haushaltsordner, Schulordner, Ordner für wichtige Dokumente, Küchenordner usw. Da Sie bereits die harte Arbeit geleistet haben, ein perfektes Ablagesystem für jede Art von Papier zu schaffen, sollte es Sie nur noch ein paar Minuten pro Woche kosten, alles wegzuräumen, was Sie im Stapel der „abzulegenden“ Papiere finden!
Sie könnten argumentieren, dass der Ordner „Abzulegen“ innerhalb des Haushaltseingangs überhaupt nicht notwendig ist und nur ein Ordner „Zu handeln“ übrig bleibt. Abhängig von Ihrem Haushalt kann das durchaus zutreffen. Wenn Ihre dauerhafteren Papiersysteme schnell und einfach zugänglich sind, können Sie den Ordner „Abzulegen“ sicherlich ganz umgehen und aufbewahrungswürdige Dinge weglegen, sobald sie das Haus betreten. Um ein wirklich funktionierendes Papierflusssystem im Haushalt zu schaffen, muss man sich selbst kennen. Ich weiß ganz genau, dass ich nicht jeden Tag losrennen und alle wichtigen Papiere abheften werde. Sicher, Henrys Erlaubnisschein wird wahrscheinlich in den Ordner für Familienaktivitäten gelegt, sobald er nach Hause kommt. Aber im Allgemeinen wird alles, was aufbewahrt, überprüft oder dauerhaft abgeheftet werden muss, einfach irgendwo herumliegen, es sei denn, ich gebe ihm einen speziellen Platz. Durch einen zentralen Haushaltseingang mit den beiden Komponenten „Ablegen“ und „Handeln“ kann ich wichtige Papiere von meinem Küchentisch fernhalten, ohne das Gefühl zu haben, dass ich tagein, tagaus ständig Papiere hin- und herschiebe.
Der Punkt hier… halte es einfach… wirklich einfach… aber tu auch das, was für dich, dein Zuhause und deine Familie am sinnvollsten ist!
Schritt 4: Gewohnheiten rund um die neue Routine aufbauen
Auch wenn meine bisherigen Papiersammelsysteme etwas zu kompliziert waren, muss ich zugeben, dass ich den letzten und wichtigsten Schritt übersprungen habe: neue Gewohnheiten rund um die Papierflussroutine aufbauen. Dieser letzte Schritt darf nicht übersehen werden, denn selbst mit einem zentralen Posteingang geraten die Papiere irgendwann außer Kontrolle, wenn man sich nicht regelmäßig um sie kümmert. Um die Papierflut in Ihrem Haushalt wirklich in den Griff zu bekommen und die Papierflut endgültig zu beseitigen, MÜSSEN Sie diese neuen Schritte zum Ablegen, Entsorgen, Schreddern und Ordnen in Ihre wöchentliche Haushaltsroutine einbauen. Dazu können Sie sie in Ihren Planer aufnehmen, einen Alarm auf Ihrem Telefon einstellen oder visuelle Auslöser festlegen (wenn der Ordner zu voll ist, müssen Sie ihn einen Nachmittag lang leeren). Was auch immer für Sie funktioniert… gewöhnen Sie sich daran, Ihre Papiere in regelmäßigen Abständen von Ihrem Haushaltseingang in Ihre endgültigen Aufbewahrungslösungen zu verschieben. Wenn Sie eine Familie haben, müssen Sie sie außerdem in Ihr neues System einweisen und gemeinsam daran arbeiten, bis jeder seinen Teil dazu beiträgt, Dinge abzulegen, zu vernichten, zu schreddern und wegzuräumen.
Wie sieht unser Papierfluss im Haushalt aus?
Wenn Post oder andere Papiere aus meiner Handtasche oder Gregs Tasche kommen, werden sie sofort ins Büro gebracht. Wegwerfbare Papiere werden sofort entsorgt, und der Rest wird unter „Abzulegen“ oder „Zu erledigen“ abgelegt. Mit Henrys Schulunterlagen verfahren wir etwas anders. Alles, was wichtig ist, kommt zwar in unseren Haushaltseingangskorb, aber seine fertigen Schularbeiten werden sofort in seinen eigenen „Eingangskorb“ gelegt, um separat sortiert und organisiert zu werden (mehr darüber, wie ich das mache, erfahren Sie hier). Jeden Sonntag, während ich unseren Essensplan zusammenstelle, Lebensmittel bestelle und unseren Kalender für die kommende Woche aktualisiere, kümmere ich mich um die beiden Dateien in unserem Posteingang für den Haushalt. Die Aufgaben werden zuerst erledigt, und dann räume ich alles weg, was im Ordner „Zu erledigen“ steht. So wie ich am Sonntagabend die gesamte Wäsche weggeräumt habe, ist es mein Ziel, den Montag mit einem leeren Posteingang zu beginnen!
Produkte für den Posteingang, die ich liebe
Diese Produkte habe ich verwendet (und liebe sie!), um unseren Posteingang zusammenzustellen!
Hier sind einige andere Produkte, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie einen Papierfluss für Ihr Zuhause einrichten!
Andere Strategien für die Einrichtung eines Papierflusses im Haushalt. Jeder Haushalt hat seine eigenen Bedürfnisse und Anforderungen an die Steuerung des Papierflusses. Daher habe ich einige der besten Artikel und Tipps zusammengestellt, die ich von meinen Freunden und Bloggerkollegen finden konnte. Wenn Sie noch mehr Ideen für die Verwaltung des Papierflusses brauchen, sehen Sie sich die folgenden Beiträge an.
- Eine wirklich großartige Übersicht über alle Papiere … von der Ankunft an der Tür bis zu ihrem endgültigen Aufbewahrungsort von Kaitlin bei The Simply Organized Home.
- Ein System, das dem meinen ähnelt, aber noch einfacher ist, von Jenn bei Clean and Scentsible.
- Wenn Sie einen speziellen Ort zum Verfolgen und Bezahlen von Rechnungen brauchen:
- Eine einfache Box von Jen bei I Heart Organizing.
- Ein wunderschönes „Zentrum“ zum Bezahlen von Rechnungen von Toni bei A Bowl Full of Lemons.
- Mehr DIY wandmontierte Aktenhalter:
- Liebe diese einfachen Körbe von meiner Freundin Karen bei A House Full of Sunshine.
- Hübsche Holzversionen von Jenn bei Build Basic.
- Eine einfache Arbeitsplatte zum Sortieren all der Dinge von Becky bei Clean Mama.
Hausaufgaben. Ich weiß, dass viele von euch jetzt sofort loslegen wollen, deshalb gebe ich euch jede Woche eine Art „Hausaufgabe“. Nehmen Sie sich die nächsten 6 Tage Zeit, um alles zu erledigen, was ich hier skizziert habe, um Ihre Papierorganisation zu vervollständigen!
Diese Woche:
- Untersuchen Sie alle Papierorganisationssysteme, die Sie bereits in Ihrem Haus eingerichtet haben. Wo sind sie? Funktionieren sie? Was fangen sie auf? Was fangen sie nicht auf? Wie können sie verbessert werden?
- Überlegen Sie, wo und wie Papier in Ihr Haus kommt. Überlegen Sie, wo und wie sich bei Ihnen zu Hause Papier stapelt. Überlegen Sie, wo und wie Sie einen einzigen Haushaltsbriefkasten einrichten könnten.
- Bestellen Sie Material für den Aufbau eines Haushaltsbriefkastens. Überlegen Sie auch, wo Sie Behälter für Müll und Papierschnipsel aufstellen können.
- Stellen Sie einen klar definierten Papierfluss in Ihrer Wohnung auf. Bringen Sie dies allen Personen bei, die mit Ihnen zusammenleben.
- Legen Sie einen regelmäßigen Termin fest, an dem Sie sich um Ihren Posteingang kümmern, und halten Sie sich daran, indem Sie Erinnerungen erstellen.
- Feiern Sie, denn Sie haben nun ALLES Papier in Ihrem Haushalt sortiert und organisiert UND ein System für den Umgang mit neuen Papieren gefunden. Sie haben Ihr Papierchaos offiziell besiegt!
Wie man Papierarbeit organisiert BLOG-SERIE
Bevor Sie loslegen!
Bevor ihr geht, wollte ich euch noch auf eine wirklich großartige Veranstaltung hinweisen, die in wenigen Wochen stattfindet! Es heißt Get Organized HQ und ist eine einwöchige Online-Veranstaltung, die Ihnen unzählige Schritt-für-Schritt-Lösungen für die Organisation und Optimierung Ihres Lebens und Ihrer Wohnung zeigt. Sie werden von mehr als 20 Experten zu allen möglichen hilfreichen Themen lernen können, wie z. B. Essensplanung, schnelle Reinigung, Organisation von Digitalfotos, Haushaltsführung, Finanzen, Haushaltsorganisation und vieles mehr!
Ich werde einen Kurs mit dem Titel „Taper the Paper“ (Verjünge das Papier) geben, in dem ich alles, was ich in den letzten 8 Wochen gelehrt habe, in einer einfachen, leicht verdaulichen Präsentation zusammenfasse (und es gibt ein KOSTENLOSES Arbeitsbuch zum Ausdrucken, das zum Kurs gehört). Ich habe mir auch die Rednerliste für die diesjährige Veranstaltung angesehen; und, mein Freund, das solltest du wirklich nicht verpassen.
Get Organized HQ wird vollgestopft sein mit so vielen guten Informationen, die dir wirklich helfen werden, deinen Herbst produktiv und organisiert zu beginnen! Erfahren Sie mehr und melden Sie sich für diese KOSTENLOSE Veranstaltung an, indem Sie unten klicken:
Alles klar meine Freunde, dies ist der letzte Beitrag in der Serie „Wie man Papierkram organisiert“ (yayayayayay!!!!). Nächsten Freitag werde ich eine kurze Zusammenfassung machen, aber dann geht es weiter mit anderen lustigen Dingen wie der Organisation der Speisekammer und der Umgestaltung von Henrys Schlafzimmer, die ich endlich abgeschlossen habe! In der Zwischenzeit habe ich für Dienstag einen lustigen Beitrag geplant, um euch zu zeigen, wie mein Haus heutzutage wirklich aussieht! Bis dann!
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