foutenbestendig maken
Er is een populaire overlevering van Shigeo Shingo dat de oorspronkelijke naam voor foutbestendig maken (Poka-Yoke) “fool-proofing” (Baka-Yoke) was. Shingo berispte managers bij Panasonic voor het gebruiken van de laatstgenoemde term, aangezien het geen respect toonde voor arbeiders, in wezen hen dwazen noemend. Shingo verving het woord “dwaas” door “fout”, omdat, zoals hij treffend opmerkte, fouten maken deel uitmaakt van de mensheid. “Fouten zijn onvermijdelijk,” zei hij, “maar de gebreken die er het gevolg van zijn niet.”
Niettegenstaande de vermaningen van de heer Shingo, hoor ik echter nog regelmatig de term “fool-proofing” gebruiken, en af en toe met iets meer venijn, “idiot-proofing.” Ongetwijfeld hebben deze denigrerende termen, samen met andere zoals “screw-up” en zijn minder vriendelijke afgeleiden, een slechte naam gegeven aan één van de meest stimulerende, versterkende en creatieve hulpmiddelen uit de TPS gereedschapskist. Veel organisaties komen niet eens uit de startblokken met deze techniek vanwege een openlijk beledigende, beschuldigende omgeving. Wie wil een fout melden, als de beloning schuld en hoon is? Net als Mr. T, hebben managers de neiging om de verkeerde woorden te gebruiken als er fouten worden gemaakt. Slechte gewoonten zijn moeilijk af te leren.
Maar zelfs voor meer verlichte managers zijn er nog een aantal gemeenschappelijke hindernissen bij het creëren van een echt krachtig Poka-Yoke systeem. Een paar weken geleden gaf ik een kort webinar voor AME over Poka-Yoke, en werd door een kijker de volgende vraag gesteld:
“Hoe zorg ik ervoor dat het Poka-Yoke apparaat effectief wordt gebruikt? Mensen willen het meestal niet blijven gebruiken.”
Hierop volgde, met een paar versieringen, mijn antwoord:
“Het algemene antwoord op deze vraag uit het webinar van vandaag is dat als mensen een bepaald hulpmiddel niet doelmatig vinden, ze het niet gebruiken. Meer specifiek voor poka-yoke zijn er zeven redenen waarom het hulpmiddel door teamleden niet als zinvol wordt gezien:
- Soms wordt, om de kwaliteit te waarborgen, een extra stap aan de bewerking toegevoegd om het defect te voorkomen of op te sporen, maar deze stap wordt niet meegerekend in het gestandaardiseerde werk, d.w.z. er wordt geen extra tijd voor uitgetrokken. Als het apparaat of de methode een extra stap vereist die meer tijd kost (b.v. het gebruik van een controlelijst of het matchen van onderdelen met een sjabloon) dan zullen werknemers zich opgejaagd voelen en onder druk gezet worden om te kiezen tussen snelheid en kwaliteit.
- Een uitvloeisel van het gebrek aan gestandaardiseerd werk is het gebrek aan communicatie naar teamleden, teamleiders en managers. Een ongedocumenteerde en ongetrainde standaard is geen standaard.
- Als het apparaat of de methode de werknemer overbelasting bezorgt, zal het niet standhouden. Het vervangen van Muri voor Muda is geen goede ruil.
- Voor detect-type poka-yoke apparaten (dat wil zeggen, een defect wordt gecreëerd, maar wordt gedetecteerd voordat het kan overgaan naar de volgende bewerking), het concept omvat het zwermen van het defect wanneer het is gevangen om de onderliggende oorzaak te begrijpen. Ik zie veel gevallen waarin defecten worden opgespoord, maar er geen follow-up is. Defecten stapelen zich op, of ze worden af en toe opgepikt door engineering of kwaliteit, en er gaat geen feedback terug naar de productielijn. Wanneer problemen niet worden opgelost, werkt dit cynisme in de hand. Het is geen poka-yoke, gewoon een schroot sorteermachine.
- Soms, zoals gesuggereerd in de vraag hierboven, wordt een apparaat op zijn plaats gezet, maar het defect blijft bestaan. Dit kan betekenen dat het apparaat niet door het teamlid wordt gebruikt, maar het kan ook betekenen dat het apparaat gewoon niet werkt. Er is meer PCDA nodig. Als het apparaat niet werkt, zullen de teamleden de eersten zijn die het weten. Hen vertellen iets te gebruiken dat niet werkt, is respectloos en werkt niet stimulerend.
- De term Poka-Yoke wordt te breed gebruikt om tegenmaatregelen te beschrijven die niets te maken hebben met menselijke fouten, maar meer te maken hebben met het verstrekken van de juiste tooling en fixturing aan teamleden. Als voor een bepaalde taak bijvoorbeeld een supermenselijke sensor nodig is (meer Muri), is het maken van fixturen om de taak uitvoerbaar te maken geen Poka-Yoke oplossing. Mijn vader, van beroep machinist en kunstenaar van beroep, kon uit de vrije hand een rechte lijn trekken door een hele kamer. De meesten van ons zouden een rechte hoek en een waterpas nodig hebben om die taak te volbrengen. Het punt is dat wanneer we naar dergelijke tegenmaatregelen verwijzen als “foutbestendig”, we opnieuw geen respect tonen voor teamleden.
- Het belangrijkste is dat als de werknemer die het apparaat gebruikt niet bij de oplossing wordt betrokken, er doorgaans weinig inzet is om het te gebruiken, vooral als een van de punten 1 tot en met 6 van toepassing is.
Dat is het lange-gedraaide antwoord op de korte vraag. Het korte antwoord op die vraag is dat het “technische” deel van poka-yoke niet werkt als er geen kwaliteitscultuur aan ten grondslag ligt.”
Misschien kunt u nog enkele andere veelgemaakte fouten bedenken om met onze lezers te delen. Ik hoor graag van u.
O.L.D.
Tussen haakjes, een paar jaar geleden heeft GBMP een Lean Training DVD gemaakt over poka-yoke genaamd “Achieving Zero Defects By Respecting Human Nature”. Als u meer wilt weten over poka-yoke en hoe u het in uw organisatie kunt toepassen, kijk dan hier. U kunt er meer over lezen, een fragment uit de video bekijken en de DVD kopen als u dat wilt.