Heeft het publiek het recht om incidentenrapporten van de politie in te zien?
Een stadsredacteur belde me onlangs op, omdat hij wilde weten welke rapporten zijn lokale politieafdeling verplicht openbaar moest maken.
Het lijkt een eenvoudige vraag, maar in Tennessee is het allesbehalve dat geworden.
De staf van de stadsredacteur had te maken met een nieuwe voorlichter bij de politieafdeling die weigerde om sommige incidentenrapporten te overhandigen vanwege de gevoelige aard ervan. De krant had een goede relatie met de politiechef en wist dat zijn staat van dienst was om zo transparant mogelijk te zijn over criminaliteit in de gemeenschap.
De stadsredacteur hoopt dat de zaak nu is opgelost, met het advies van de politiechef dat incidentenrapporten niet mogen worden achtergehouden. Maar het legt een gemeenschappelijke wrijving bloot als het gaat om misdaadverslaggeving in Tennessee – welke informatie heeft het publiek het recht om te weten over misdaad in hun gemeenschap, en welke speelruimte heeft de politie om bepaalde details achter te houden?
De antwoorden hebben gevolgen voor het vermogen van alle media om onafhankelijk verslag te doen over misdaad en rechtshandhaving – en het vermogen van een burger om informatie in te winnen over misdaad in zijn buurt.
Vragen met betrekking tot toegang tot wetshandhavingsrecords zijn in drie jaar gestaag gegroeid voor het Office of Open Records Counsel.
Open Records Counsel Elisha Hodge registreerde 288 vragen over het onderwerp van maart 2013 tot februari 2014. Dat vergelijkt met 249 het jaar daarvoor, en 171 het jaar daarvoor.
De vragen overspannen onderwerpen – vergoedingen, toegang tot rapporten en tijdschema voor antwoord.
Wanneer Hodge een vraag krijgt van een wetshandhavingsinstantie over de vraag of ze verplicht zijn om incidentrapporten vrij te geven aan het publiek, deelt ze de adviezen van de procureur-generaal uit 1980 en 1981, en vertelt ze hen dat de jurisprudentie in Tennessee niet direct ingaat op de vertrouwelijkheid van incidentrapporten, ook wel overtredingsrapporten genoemd.
Het advies van de procureur-generaal van 2 oktober 1980 zegt “dergelijke rapporten zijn geen ‘openbare registers’ die beschikbaar moeten worden gemaakt voor het publiek.” Het citeert een uitzondering gecreëerd door Tennessee Rule of Criminal Procedure 16(a)(2) dat het werkproduct van de rechtshandhaving tijdens een lopend onderzoek of vervolging dekt.
Een vervolgadvies van 12 februari 1981 zei dat zijn eerdere advies “alleen van toepassing was op het zogenaamde ‘werkproduct’; dat wil zeggen, documenten gemaakt voor intern gebruik bij de voorbereiding van een vervolging of onderzoek.”
Maar omdat het niet specifiek over overtredingsrapporten ging, zei Hodge dat de tweede opinie de vraag niet oploste.
“Heb je het recht om toegang te krijgen tot een overtredingsrapport of incidentenrapport wanneer er een lopende strafzaak is, die een onderzoek of vervolging kan inhouden? Dat is de vraag. En naar mijn mening, dat is wat niet duidelijk is.”
Sommige politieafdelingen geven overtredingsrapporten uit. Andere niet. Er zijn enkele situaties waarin overtredingsrapporten moeten worden bewerkt voordat ze worden vrijgegeven aan het publiek, zei Hodge. Bijvoorbeeld, als een slachtoffer een gerechtelijk bevel van bescherming heeft, kan hij of zij naar de wetshandhavingsinstantie gaan en vragen om geen identificerende informatie vrij te geven.
Hodge haalde ook een zaak uit 2002 in Nashville aan, waar een hof van beroep oordeelde dat identificerende informatie van een minderjarig slachtoffer van seksueel geweld moet worden geredigeerd bij het voldoen aan een verzoek om openbare documenten.
Waar blijven het publiek en de lokale nieuwsredacties dan?
Wanneer het water rustig is, roeit iedereen misschien in dezelfde richting.
Maar de fundamentele kwestie blijft. Als het publiek een misdaad meldt en de politie die informatie – het basis wie, wat, wanneer en waar – vastlegt in een proces-verbaal van overtreding dat het onderzoeksproces start, moeten de door het publiek gemelde wie, wat, wanneer en waar dan niet beschikbaar zijn voor het publiek?
Zou het publiek niet tijdig moeten weten welke misdaad in hun gemeenschap wordt gemeld – en niet pas als de zaak voorbij is, soms jaren later? Hebben zij geen recht op ongefilterde informatie die de eerste details en het verhaal schetst dat aan de wetshandhavers is gerapporteerd?
Als de wetshandhavers de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid krijgen over alle openbare documenten die in hun bezit zijn en die informatie kunnen worden in een onderzoek of vervolging, dan wordt de mogelijkheid voor een relevante en tijdige controle van de macht van de overheid die voor burgers is veiliggesteld door de Tennessee Public Records Act, een schertsvertoning.
Het beweren dat het overtredingsrapport deel uitmaakt van een onderzoek sluit het publiek uit van basisinformatie en kan, tenzij opgemerkt en aangevochten, bijdragen aan een cultuur van onnodige politiegeheimhouding.
Deborah Fisher is uitvoerend directeur van Tennessee Coalition for Open Government, een onpartijdige onderwijs- en onderzoeksorganisatie die zich inzet voor het behoud en de bevordering van open overheid. Zij beantwoordt vragen voor media en burgers over openbare documenten en open vergaderingen. Ze is te bereiken op (615) 602-4080 of
Note: Regel 16(a)(2) wordt ook gebruikt om andere informatie in politiedossiers af te schermen tijdens een onderzoek of vervolging, en staat centraal in de recente uitspraak van een rechter in een open records rechtszaak tegen Davidson County. De uitspraak is in beroep.