Het belang van een crediteurenadministratie – Eenvoudige boekhoudsoftware voor ondernemers
Elk bedrijf of organisatie heeft in wezen twee geldstromen – inkomsten en uitgaven. U kunt dit ook op een meer simplistische manier bekijken en ze definiëren als geld dat binnenkomt en geld dat uitgaat.
Geld dat binnenkomt, is uiteraard wat een bedrijf drijvende houdt en het in staat stelt om voor een langere periode te functioneren. Echter, zodra het geld komt in een organisatie, moet er een trefzekere manier om uitgaven te volgen en te houden kosten minimaal en beheersbaar. Dat is waar de crediteurenadministratie in het spel komt.
Wat is de crediteurenadministratie?
De crediteurenadministratie maakt deel uit van de algemene boekhoudafdeling, en hun specifieke missie is het beheren en overzien van ‘rekeningen die worden betaald’ of het geld dat uit een bedrijf stroomt. In tegenstelling tot marketing en verkoop, is er niet veel actie of activiteit die kan worden opgevat als opwindend in deze afdeling, maar dat verandert niets aan het feit dat het een uiterst vitaal onderdeel is van een succesvol bedrijf.
Zoals u zou verwachten, houdt de efficiëntie van uw crediteurenadministratie rechtstreeks verband met de financiële stabiliteit en reputatie van uw organisatie. Als uw bedrijf er te lang over doet – of te traag is – om klanten en leveranciers te betalen, zal dit een slechte weerspiegeling zijn van de reputatie van uw merk.
Het gaat ook de andere kant op. Vorderingen verliezen waarde na verloop van tijd, vooral nadat ze te laat zijn. Tegen de tijd dat veel vorderingen 90 dagen of meer achterstallig zijn, zijn ze nog maar 20 procent van hun oorspronkelijke waarde waard. Het is verstandig om ervoor te zorgen dat alle facturen zo vroeg mogelijk worden betaald en beheerd.
De spil van de soepele werking van de crediteurenadministratie is het systeem of de software die de afdeling gebruikt om de financiën te beheren. Zelfs met het meest getalenteerde team tot uw beschikking, zullen inefficiënties niet alleen problemen veroorzaken, maar ook van invloed zijn op de rest van uw organisatie.
Daarom is het organiseren en efficiënt houden van uw crediteurenadministratie en -team prioriteit nummer één als het gaat om het beheren van uitgaven en financiële prestaties.
Waarom is de crediteurenadministratie zo belangrijk?
Naast het voor de hand liggende punt dat iemand het geld moet beheren dat uit een bedrijf stroomt, zijn er verschillende redenen dat een crediteurenadministratie noodzakelijk is.
Om te beginnen, facturering is het proces waarmee de meeste klanten en verkopers door een bedrijf worden betaald. Facturen komen binnen, en iemand moet de rekening betalen. Vervolgens moet de factuur worden verwerkt en georganiseerd voor de juiste opslag en referencing later.
Een handmatige factuur tracking, bewerken en goedkeuringsproces is over het algemeen traag en uitgesponnen. Het kan veel eenvoudiger en sneller worden gemaakt door een geautomatiseerd systeem te implementeren, dankzij geavanceerde softwaretools. De gemiddelde kosten van de verwerking van facturen met weinig tot geen automatisering kan 20 keer hoger zijn dan de kosten met hoge automatiseringsdiensten ingezet.
Maar zelfs met een geautomatiseerd systeem, moet iemand een oogje houden op de reguliere operaties om er zeker van te zijn dat de dingen op de up and up zijn. Raad eens wie dat doet voor de hele organisatie? Ja, het is de boekhoudafdeling, of meer specifiek, het crediteurenteam.
Ten tweede, het crediteurenteam is het naar voren gerichte kanaal voor klanten en cliënten. Elke keer dat iemand een probleem heeft met betalingen, in de war is over financiële stromen of gewoon een factuurorder moet laten invullen, zullen ze communiceren en contact opnemen met de crediteurenadministratie. Zie hen als het PR-team voor uw financiële interacties. U wilt dat uw team er professioneel uitziet voor klanten en potentiële klanten, en u wilt dat het proces soepel en efficiënt verloopt.
Het bereiken van deze doelen betekent dat u een goed gevuld team van ervaren werknemers moet houden die specifieke vaardigheden en kennis van de financiële operaties hebben. Belangrijker nog, ze begrijpen de ins en outs van de software en tools die nodig zijn en kunnen helpen bij het vergemakkelijken van soepele interacties met iedereen, van partners tot potentiële klanten.
Accounts Payable in All Businesses
Natuurlijk, met een grotere organisatie en bedrijf, crediteurenadministratie heeft veel zin. Hoe zit het met een kleiner bedrijf met minder middelen? Het is nog steeds een gunstige en noodzakelijke afdeling voor kleine tot middelgrote bedrijven, en er zijn verschillende manieren om de afdeling te organiseren en te structureren, zodat het lukt.
Uiteindelijk is er geen manier om de noodzaak te negeren om een crediteurenadministratief team op zijn plaats te hebben en hen te voorzien van de juiste software en hulpmiddelen om hun werk uit te voeren. Als u wilt dat uw bedrijf slaagt, is dit een cruciaal proces dat u niet over het hoofd kunt zien.