Hoe organiseer je papierwerk | Deel 8:
Aan het begin van de zomer heb ik een blogserie gestart om u te helpen de papierrommel in uw huis op te ruimen. Tot nu toe hebben we huishoudelijke dossiers, knutselpapieren, belangrijke documenten, schoolpapieren van de kinderen, keukenpapieren, boodschappenpapieren en sentimentele papieren behandeld. Als je hebt gevolgd mee en het bijhouden, door nu al het papier in uw huis moet worden gesorteerd, gezuiverd, beoordeeld en opgenomen in perfect geschikt opslagsystemen. U zou moeten weten waar alles is, hoe het is georganiseerd, wat er op het etiket staat en hoe u erbij kunt… en alle overgebleven papieren zouden allang moeten zijn weggegooid of versnipperd. Alle papieren in uw huis zijn nu georganiseerd … of niet? Zijn er in de tijd dat u met deze reis begon, nieuwe papieren binnengekomen? Ligt er een stapel post op het aanrecht? Inschrijvingspapieren van de schoolactiviteiten van dit jaar opgestapeld op je bureau? Een recept dat je net uit een tijdschrift hebt gehaald en op de koelkast hebt geplakt? Waarschijnlijk. Want hoewel we alle papieren in uw huis grondig hebben doorgenomen, hebben we het nog niet gehad over hoe u omgaat met de nieuwe papieren die elke dag binnenkomen. Om je papierwerk echt onder controle te krijgen en in de systemen te passen waar je zo hard aan gewerkt hebt, zul je een systeem moeten opzetten om je huishoudelijke papierstroom te beheren… dat wil zeggen, hoe een papier van de deur komt naar waar het uiteindelijk thuishoort. Ik zal u ons “Huishoudelijke Postvak In”-systeem laten zien en u laten zien hoe u een soortgelijk systeem in uw eigen huis kunt opzetten!
Dit bericht bevat links naar andere bedrijven. U kunt mijn & Privacybeleid hier lezen.
In de loop der jaren ben ik een beetje “bekend” geworden om mijn commandocentra. Ik heb in de loop der jaren een aantal leuke opgezet, en er is zelfs een goede kans dat je vandaag mijn blog leest vanwege kenmerken van mijn commandocentra ergens anders op het web. Ik heb onze “commandocentra” altijd zo ontworpen dat ze de centrale plek van ons gezin zijn, waar we niet alleen hoeden, tassen en schoenen kwijt kunnen, maar ook belangrijke papieren, to-do’s, onze gezinsagenda en nog veel meer. In elk centrum zette ik altijd een superleuk post/papier-organisatiesysteem op met meestal mappen of verdelers voor elk gezinslid en andere belangrijke categorieën, zoals versnipperen, afval, archiveren, catalogi, bonnetjes, enz.
Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2
Maar mag ik je een geheim vertellen? Ondanks de beste bedoelingen om mijn super schattige dossiers bij te houden, is me dat nooit gelukt. Of inkomende papieren (van de post, schooltassen, enz.) werden in hun juiste mappen geplaatst en bleven daar, of papieren kwamen nooit in het te vermoeiende systeem terecht (en stapelden zich als gevolg daarvan op het aanrecht op). Uiteindelijk zijn deze systemen nooit veel meer geworden dan mooie plaatjes en ongebruikte rommel in ons huis.
Als ik terugkijk op deze systemen, is het niet dat hun opzet of functionaliteit helemaal verkeerd was. Ze waren gewoon ingewikkelder dan nodig was. Ik plaatste te veel stappen tussen de deur (waar de papieren binnenkwamen) en hun uiteindelijke plaats (archiefkast, prullenbak, versnipperaar, enz.). In plaats van papieren direct in de prullenbak te gooien, werden ze in een “Prullenbak” of “Versnipperaar” map gestopt. Omdat de mappen zo specifiek waren, kon ik me nooit echt herinneren of Henry’s schoolregistratie in de “Henry” map of de “Dossier” map werd gedaan! Het resultaat was dat de papieren zich in deze commandocentra opstapelden in plaats van dat ze echt werden behandeld en uiteindelijk georganiseerd en toegankelijk waren.
Klinkt dit u bekend in de oren? Ergens op de weg heb je kopen een aantal leuke mail sorteren systeem, maar kon nooit het werk te maken? Zitten er een stuk of twaalf papieren van een jaar geleden in en verder niets? Of is hij misschien leeg? Het is goed… ik heb dit ook gedaan… meerdere keren zelfs! Laten we er een systeem van maken dat werkt en gebruikt zal worden!
Het papier verminderen
Voordat we ons gaan bezighouden met het beheren van het papier dat in huis komt, wil ik het eerst kort hebben over het verminderen van de hoeveelheid papier waar u mee te maken heeft. Meer en meer dingen zijn beschikbaar in digitale formaten, en ik stel voor dat u ze omarmt waar mogelijk. Van bankafschriften en rekeningen, tot school flyers en activiteit registraties, reisdocumenten en reserveringen aan ontvangsten en transactie geschiedenis … als je de mogelijkheid hebt om je aan te melden voor papierloze facturering of elektronische communicatie, doe het gewoon om de hoeveelheid papier die je uiteindelijk moet beheren te verminderen.
Stap 1: Maak een enkel huishouden inbox
Zelfs met je beste inspanningen om papierloos te gaan, zullen er nog steeds papieren zijn die het huis binnenkomen en je zult moeten uitzoeken hoe je het beste met hen om kunt gaan. Jullie weten allemaal dat ik echt, echt gemengde gevoelens had over Marie Kondo’s boek, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Maar een concept dat echt met mij klikte, en dat ik sindsdien van ganser harte heb omarmd, is het concept van een enkele “Huishoud Inbox” met slechts twee super eenvoudige categorieën: “Te handelen” en “Te archiveren”. Als het er op aan komt, moet al het papier dat echt bewaard moet worden, ofwel voorgoed opgeborgen worden (zoals in een van de systemen waar we zo hard aan gewerkt hebben) of op korte termijn behandeld worden (zoals een rekening die teruggestuurd moet worden). Er is op dit punt echt geen behoefte aan verdere subcategorisering. Door al het papierwerk naar één centrale plek in uw huis te trechteren (en het van daaruit op te bergen), bespaart u tijd en hoofdpijn doordat u altijd precies weet waar nieuwe papieren zich op een gegeven moment bevinden.
In ons huidige huis ben ik afgestapt van het “traditionele” commandocentrumschema omdat, zoals ik al zei, veel van de systemen waarop ik eerder vertrouwde, nooit werden gebruikt (u kunt onze huidige huisopstelling hier zien). Vlakbij de voordeur bevindt zich echter mijn kantoor, de perfecte plek voor onze “huishoudelijke inbox”. Ik heb twee van deze hangmappen met commandostrips aan de zijkant van mijn IKEA Kallax opbergrek bevestigd. Ik heb ze geëtiketteerd met vinyl en mijn Cricut Explore om de twee eenvoudige categorieën aan te duiden.
Stap 2: Maak de prullenbak toegankelijk
Wat je op de foto hierboven niet ziet, net onder de twee hangmappen, is een prullenbak. Dit lijkt zo’n voor de hand liggende oplossing, maar het maakt een groot verschil om te voorkomen dat het papier zich opstapelt. In plaats van papieren apart te leggen om in de prullenbak te gooien, kunnen we alles wat niet in de categorieën “Te handelen” of “Te archiveren” valt, meteen in de prullenbak gooien. #gamechanger
Op dezelfde manier wilden we ook alle papieren die versnipperd moeten worden, een beetje dichter bij hun eindbestemming brengen. Dus ongeveer 4 stappen verwijderd van het archief en de vuilnisbak staat onze papiervernietiger in een kastje in mijn bureau. Langzaam maar zeker worden we beter in het versnipperen van items zodra ze binnenkomen, maar als we gewoon geen tijd hebben (of zin om de papiervernietiger te legen!), hebben we een archiefdoos naast de papiervernietiger om alles op te vangen voor de volgende snippersessie.
Een inbox, prullenbak en papiervernietiger in de buurt is een goede manier om te voorkomen dat papierstapels zich op ongewenste plaatsen opstapelen!
Stap 3: Regelmatig naar de inbox
In de hoek van mijn kantoor hebben we nu een enkele huishoudelijke inbox voor al het inkomende papier te trechter naar, evenals de prullenbak en versnipperaar in de buurt voor onmiddellijke papierverwijdering. Maar net als elk ander organisatiesysteem, zal het alleen werken en blijven werken als het regelmatig wordt verzorgd en onderhouden. De volgende stap in het beheren van uw huishoudelijke papierstroom is dan ook het ZEER regelmatig verzorgen van uw mapjes met te doen en te archiveren.
Eén keer per week (ik raad aan dit te doen wanneer u uw maaltijdplan aan het maken bent of uw planner voor de week aan het invullen bent), verzorg dan BEIDE mappen met huishoudelijke Postvak IN. Begin met alle uitvoerbare items (omdat die meestal tijdgevoeliger zijn) en onderteken, mail of retourneer alles in de map. Verwijder vervolgens de inhoud van de map “Te archiveren” en verplaats ze naar hun definitieve, meer permanente bestemming. Permanente bestemming? Je weet wel… al die mooie, gestroomlijnde en functionele systemen die we al hebben gemaakt, zoals onze huishoudmappen, opbergdozen voor school, ordners met belangrijke documenten, keukenmappen, enz. Omdat u al het harde werk hebt gedaan om perfecte opbergsystemen te creëren voor elk soort papier, kost het opbergen van alles wat u vindt in de stapel “Te Bestanden” u slechts een paar minuten per week!
U zou kunnen stellen dat de map “Te Bestanden” in de Inbox van het huishouden helemaal niet nodig is, zodat er alleen een map “Te Doen” overblijft. Afhankelijk van uw huishouden, zou dat heel goed waar kunnen zijn. Als uw meer permanente papiersystemen snel en gemakkelijk toegankelijk zijn, kunt u de map “Te archiveren” zeker overslaan en bewaarbare items opbergen zodra ze in huis komen. Maar een deel van het creëren van een huishoudelijk papierstroom systeem dat echt werkt is ook jezelf kennen. Ik weet … voor een feit … dat ik ben niet van plan om te rennen en file weg houdbare papieren elke dag. Natuurlijk, Henry’s toestemmingsbriefje zal waarschijnlijk in de gezinsactiviteitenmap worden gestopt zodra het thuiskomt. Maar in het algemeen, alles wat moet worden bewaard, opnieuw bekeken of opgeslagen meer permanent zal gewoon overal liggen, tenzij ik geef het een speciale thuis. Door het hebben van een gecentraliseerde huishoudelijke Inbox met zowel een “To File” en “To Act” component, ben ik in staat om belangrijke papieren te houden van mijn aanrecht zonder het gevoel dat ik voortdurend papier weg te pendelen dag in dag uit.
Het punt hier … houd het simpel … echt simpel … maar ook doen wat het meest zinvol is voor u, uw huis, en uw gezin!
Stap 4: Bouw gewoonten rond de nieuwe routine
Hoewel mijn vorige papierverzamelsystemen een beetje te ingewikkeld waren, zal ik ook toegeven dat ik de laatste en belangrijkste stap heb overgeslagen: bouw nieuwe gewoonten rond de papierstroomroutine. Deze laatste stap kan niet over het hoofd worden gezien, want zelfs met één centrale inbox, zullen uw papieren uiteindelijk uit de hand lopen als u ze niet regelmatig onder handen neemt. Om echt greep te krijgen op het papier in huis en de papierrommel voorgoed te overwinnen, MOET je deze nieuwe stappen voor archiveren/vernietigen/versnipperen/verwerken in je wekelijkse huishoudelijke routine inbouwen. Om dat te doen: plan het in je agenda, zet een alarm op je telefoon, stel visuele triggers in (bijvoorbeeld als het dossier te vol is, moet je een middag besteden aan het legen ervan). Wat voor jou ook werkt…wen er maar aan om je papieren zeer regelmatig te verplaatsen van je huishoudelijke inbox naar je definitieve opbergoplossingen. Bovendien, als je een gezin hebt, moet je ze je nieuwe systeem leren en er samen aan werken totdat iedereen zijn deel doet om items te archiveren, te vernietigen, te versnipperen en op te bergen als dat nodig is.
Hoe ziet onze huishoudelijke papierstroom eruit?
Als er post of andere willekeurige papieren uit mijn tas of Greg’s tas komen, worden ze onmiddellijk naar kantoor gebracht. De papieren die in de prullenbak kunnen, worden meteen behandeld, en de rest wordt opgeborgen als “Te archiveren” of “Te handelen”. Henry’s schoolpapieren worden iets anders behandeld. Alles wat belangrijk is wordt inderdaad in onze huishoudelijke inbox gestopt, maar zijn afgeronde schoolwerk wordt onmiddellijk in zijn eigen speciale “inbox”-mand gestopt om apart gesorteerd en georganiseerd te worden (je kunt hier meer zien hoe ik dat doe). Elke zondag, terwijl ik ons maaltijdplan samenstel, boodschappen bestel en onze agenda voor de komende week bijwerk, behandel ik beide bestanden in onze Huishoud Inbox. Actie items worden eerst afgehandeld, en dan zet ik alles weg in de “Te Bestanden” map. Net als met het wegwerken van de was op zondagavond, is mijn doel altijd om maandag fris te beginnen met een lege inbox!
Huishoudelijke Inbox Producten waar ik van hou
Dit zijn de producten die ik heb gebruikt (en waar ik van hou!) om onze huishoudelijke inbox samen te stellen!
Hier zijn enkele andere producten om te overwegen bij het opzetten van een papierstroom voor uw huis!
Andere strategieën voor het tot stand brengen van een papierstroom in huis. Elk huishouden heeft unieke behoeften en vereisten voor het regelen van de papierstroom. Daarom heb ik een aantal van de beste artikelen en tips die ik van vrienden en andere bloggers kon vinden, op een rijtje gezet. Als u meer ideeën nodig heeft voor het beheren van de papierstroom, bekijk dan deze berichten hieronder.
- Een echt geweldig overzicht van alle papieren … van het binnenkomen van de deur tot het vinden van hun eeuwige opslag door Kaitlin bij The Simply Organized Home.
- Een systeem vergelijkbaar met het mijne, maar nog meer vereenvoudigd door Jenn bij Clean and Scentsible.
- Als u een speciale plaats nodig hebt om rekeningen bij te houden en te betalen:
- Een eenvoudige doos van Jen van I Heart Organizing.
- Een prachtig “centrum” voor het betalen van rekeningen door Toni van A Bowl Full of Lemons.
- Meer doe-het-zelf-dossierhouders voor aan de muur:
- Liefhebbers van deze manden van mijn vriendin Karen van a House Full of Sunshine.
- Mooie houten versies van Jenn van Build Basic.
- Een eenvoudig aanrechtstation om alle spullen te sorteren van Becky van Clean Mama.
Homework. Ik weet dat velen van jullie er nu meteen aan willen beginnen, dus ik zal jullie elke week een soort “huiswerkopdracht” geven. Neem de komende 6 dagen de tijd om alles te doen wat ik hier heb beschreven om uw reis op het gebied van papierorganisatie te voltooien!
Deze week:
- Bekijk alle papierorganisatiesystemen die u al in uw huis hebt opgezet. Waar zijn ze? Werken ze? Wat vangen ze op? Wat vangen ze niet? Hoe kunnen ze worden verbeterd?
- Denk na over waar en hoe papier uw huis binnenkomt. Denk na over waar en hoe papieren zich opstapelen in uw huis. Bedenk waar en hoe u één enkele huishoudelijke inbox zou kunnen installeren.
- Bestel/zoek benodigdheden om een huishoudelijke inbox samen te stellen. Denk ook na over waar u afval- en versnipperingsbakken neerzet.
- Stel een duidelijk gedefinieerde papierstroom voor uw huis op. Leer het aan iedereen die bij u woont.
- Stel een vaste datum/tijd vast om uw huishoudelijke inbox te verzorgen en houd u daaraan door herinneringen te maken.
- Luister echt, want u hebt nu AL het papier in uw huis gesorteerd en georganiseerd EN een systeem vastgesteld voor het omgaan met nieuwe papieren. U heeft officieel uw papierrommel overwonnen!
HOW TO ORGANIZE PAPERWORK BLOG SERIES
Before you go!
Voordat je gaat, wilde ik je nog even laten weten dat er over een paar weken een geweldig evenement plaatsvindt! Het heet Get Organized HQ, en het is een week lang online evenement dat je talloze stap-voor-stap oplossingen zal laten zien voor het organiseren en stroomlijnen van je leven en huis. Je zult in staat zijn om te leren van meer dan 20 “daar geweest, dat gedaan” experts over allerlei nuttige onderwerpen, waaronder maaltijdplanning, snel schoonmaken, digitale foto’s organiseren, thuisbeheer, financiën, thuisorganisatie, en nog veel meer!
Ik ga een les geven genaamd “Taper the Paper,” waar ik alles wat ik in de loop van de afgelopen 8 weken heb geleerd ga samenvatten in een eenvoudige presentatie die gemakkelijk te verteren is (en er is een GRATIS afdrukbaar werkboek om mee te gaan met de les!). Ik heb ook de line-up van sprekers op het evenement van dit jaar gezien; en mijn vriend, je zult dit echt niet willen missen.
Get Organized HQ gaat boordevol zo veel goede informatie zijn die je echt zal helpen om je herfst een productieve en georganiseerde start te laten maken! Lees meer en schrijf je in voor dit GRATIS evenement door hieronder te klikken:
Al goed mijn vrienden, dit is het laatste bericht in de serie Hoe organiseer ik papierwerk (yayayayayayay!!!!). Ik zal aanstaande vrijdag een korte samenvatting geven, maar daarna gaan we verder met andere leuke dingen zoals het inrichten van de voorraadkast en Henry’s slaapkamer make-over die ik eindelijk af heb! In de tussentijd heb ik een leuke post gepland voor dinsdag om te laten zien hoe mijn huis er echt uitziet deze dagen! Tot dan!
Geplaatst in Organisatie, Papierwerk Organisatie