10 modi semplici per migliorare la comunicazione sul lavoro
Una buona comunicazione è uno dei modi migliori per assicurarsi che tutti nel tuo team capiscano cosa ci si aspetta da loro. Quando la comunicazione non funziona, può causare confusione, frustrazione e una mancanza di fiducia tra i diversi livelli dell’organizzazione. Nel peggiore dei casi, la scarsa comunicazione può portare a un aumento del turnover, dell’assenteismo e a livelli più bassi di soddisfazione dei clienti.
Come migliorare la comunicazione sul lavoro?
La buona notizia è che ci sono innumerevoli modi per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro, nessuno dei quali richiede molto denaro o tempo per essere implementato. Alcuni prevedono di lavorare su come si comunica e di mettere in atto processi più formali, mentre altri si concentrano sulla creazione di un ambiente che permetta alle persone di comunicare più apertamente.
Tagliare il tempo per regolari 1-to-1s
Anche se avete una politica di “porte aperte” a disposizione del vostro team, alcune persone troveranno sempre più facile dire la loro opinione in un ambiente più privato. Sia che tu decida per un 1-to-1 settimanale o mensile, assicurati che sia impostato come un evento ricorrente nel tuo calendario.Va bene perdere un incontro occasionale, ma fallo sapere prima all’altra persona. Se continui a riprogrammare o a cancellare il tuo 1-to-1, trasmetti il messaggio che non dai valore al tempo o alle opinioni dei tuoi dipendenti, il che può erodere la fiducia e portare a una rottura della comunicazione.Non è necessario avere un’agenda rigida per i tuoi 1-to-1, ma è bene concentrarsi sulle priorità attuali, fissare obiettivi a breve termine e scoprire se il tuo team ha abbastanza tempo e risorse per raggiungere i loro obiettivi. È anche importante creare uno spazio in cui le persone possano esprimere qualsiasi preoccupazione che potrebbero avere e condividere nuove idee di progetto che potrebbero essere preziose per il team in generale.
Fissare riunioni settimanali del team
Le riunioni 1-to-1 sono importanti per capire le preoccupazioni individuali, ma è altrettanto importante assicurarsi che l’intero team sia allineato. Le riunioni settimanali del team sono il momento perfetto per le persone per condividere i loro obiettivi per la settimana, evidenziare gli ostacoli e scoprire su cosa stanno lavorando le altre persone del team. Il risultato è una maggiore trasparenza e più opportunità di collaborazione. Le riunioni del team sono anche il luogo perfetto per i manager per annunciare nuovi progetti, progressi sugli obiettivi del team e qualsiasi altra cosa che potrebbe essere rilevante. Alla fine dell’incontro, trova il tempo per una Q&A aperta dove le persone possono fare domande e dare voce alle preoccupazioni dell’intero team.In Peakon iniziamo la settimana con un incontro di squadra in cui tutti condividono l’obiettivo che vogliono raggiungere, insieme a qualsiasi altro progetto a cui stanno lavorando. Poi, alla fine della settimana, ci riuniamo tutti insieme per condividere i nostri successi e i nostri fallimenti, seguiti da una sessione aperta in cui possiamo discutere e condividere i nostri insegnamenti con il team.
Seguire con note e una chiara serie di aspettative
Questo non deve accadere dopo ogni riunione, ma è particolarmente utile per gli incontri 1-to-1 e le riunioni incentrate su un progetto specifico. Invece di concordare verbalmente le scadenze e le responsabilità, è molto più efficace che qualcuno prenda appunti e li condivida in seguito. Lo scopo non è quello di richiamare chiunque non raggiunga il suo obiettivo o non rispetti una scadenza, ma di assicurarsi che tutti capiscano cosa ci si aspetta da loro. Questo assicura che tutti nel team abbiano un focus chiaro e possano stabilire le priorità di conseguenza. È anche un ottimo modo per capire quando specifici compiti devono essere suddivisi ulteriormente o le scadenze devono essere aggiustate.Per mantenere le cose giuste, ruota la persona che prende appunti e li comunica in seguito. Mantenete anche le cose brevi. Chi fa cosa e quando. È necessario coinvolgere altre persone, o ci sono dipendenze che potrebbero influenzare la data di completamento?
Creare uno spazio sicuro per la tua squadra per comunicare
Per far sì che le riunioni di squadra siano efficaci, per prima cosa devi creare un senso di “sicurezza psicologica” nella tua squadra. È definito come “essere in grado di mostrare e impiegare se stessi senza paura di conseguenze negative sull’immagine di sé, lo status o la carriera”. È stato anche identificato come uno dei componenti principali di un team efficace in uno studio di due anni fatto da Google. Essenzialmente, è necessario creare un ambiente in cui le persone si sentono a proprio agio nell’esprimere le loro idee, esprimere critiche e fare domande “stupide”. Uno dei modi migliori per creare sicurezza psicologica è dare l’esempio. Interrogare le persone quando qualcosa non è chiaro. Ammetti quando hai fatto un errore o non hai la risposta alla domanda di qualcuno. Come manager devi anche controllare il flusso di una conversazione. Se qualcuno è troppo aggressivo o interrompe continuamente, devi creare spazio per gli altri per parlare.
Spiega perché stai chiedendo a qualcuno di fare qualcosa
Dare a qualcuno un compito senza alcuna spiegazione sul perché è importante o su come si inserisce nel quadro generale è un modo sicuro per frustrare le persone all’interno del tuo team. Affinché il nostro lavoro sia più significativo, abbiamo bisogno di sentire che stiamo contribuendo a qualcosa di più grande di noi stessi.Forse avete chiesto a qualcuno di aggiornare manualmente alcune centinaia di record CRM. Non è il compito più affascinante, ma cosa succede se spiegate che fa parte di un’iniziativa più grande per arricchire nuovi lead in modo che le vendite possano raggiungere il loro obiettivo trimestrale? Improvvisamente hai trasformato un compito un po’ insignificante in qualcosa che ha un valore reale per il business.Non sarai sempre in grado di rendere i compiti più significativi. A volte è meglio ammettere che qualcosa deve essere fatto e basta. L’onestà mostrerà ai tuoi dipendenti che puoi entrare in empatia con la loro situazione e aiuterà a costruire la fiducia per quando hai bisogno che si uniscano e lavorino su compiti meno glamour del solito.
Mantieni il feedback costruttivo
Le persone hanno bisogno di feedback per capire se stanno soddisfacendo le aspettative o no. Fatto male, può passare per un attacco personale, ma quando il feedback è costruttivo può aiutare i dipendenti a capire cosa stanno facendo bene e cosa deve essere fatto per migliorare.Ecco alcuni consigli per dare un feedback costruttivo:
- Basate il vostro feedback su osservazioni e fatti, non su giudizi. Usa esempi specifici dove possibile e usa verbi invece di aggettivi per descrivere uno scenario specifico. Es. “Ho notato che hai interrotto James prima che finisse di parlare per poter proporre la tua idea”, invece di “Puoi essere piuttosto maleducato nelle riunioni e ho notato che interrompi sempre le persone prima che abbiano finito di parlare”
- Dai alle persone del tuo team la possibilità di rispondere al feedback. L’obiettivo non è che le persone si difendano o giustifichino il loro comportamento, è quello di ottenere la loro prospettiva su una particolare situazione. Trasforma il feedback in una discussione, quando possibile, in modo da poter lavorare insieme per trovare una soluzione, invece di limitarti a prescrivere consigli.
- Immagina come ti sentiresti se ricevessi lo stesso feedback. Ferito? Arrabbiato? Sulla difensiva? Allora probabilmente avete bisogno di lavorare sulla vostra consegna. Il feedback è un’opportunità di crescita, assicurati solo di essere felice quando lo ricevi.
Ricorda che la comunicazione è un’attività a doppio senso
Come manager non è il tuo lavoro distribuire semplicemente ordini. La comunicazione deve essere bidirezionale, il che significa chiedere un feedback sulle tue idee al tuo team, dare agli altri la possibilità di parlare nelle riunioni e fare lo sforzo di ascoltare in cambio.Potresti avere un obiettivo specifico che vuoi che il tuo team raggiunga, ma avere una discussione con gli individui su come raggiungere esattamente questi obiettivi darà loro un maggiore senso di autonomia e responsabilità. Tutte cose che contribuiscono ad un migliore coinvolgimento.
Conoscere le persone a livello personale
La comunicazione non è solo assicurarsi che le persone giuste nell’organizzazione abbiano le informazioni giuste, ma è anche essere in grado di connettersi con le persone. Non puoi lodare le virtù della comunicazione in una riunione e poi subito dopo chiuderti in un ufficio d’angolo.Dai l’esempio. Cerca di conoscere il tuo team. Può essere semplice come chiedere del loro fine settimana, ricordare il nome del loro partner o trovare alcuni interessi comuni di cui si può parlare quando la conversazione non è focalizzata puramente su una questione di lavoro.Esci dall’ufficio ogni tanto. Essere in grado di trascorrere del tempo con i tuoi colleghi al di fuori di un ambiente di lavoro può aiutare a costruire amicizie reali, che possono risultare in una comunicazione più onesta e in un ambiente di lavoro molto più solidale e piacevole.
Non fare affidamento su Slack e altri strumenti di messaggistica
A meno che tutti i tuoi dipendenti lavorino in remoto, è bene tenere a mente che la comunicazione faccia a faccia può essere più efficace che chattare su Slack o anche saltare su una videochiamata. Si può cogliere il linguaggio del corpo e altri sottili spunti che altrimenti si potrebbero perdere.Le riunioni faccia a faccia sono un ottimo modo per praticare l’arte del lungo silenzio. Chiedi alle persone un’opinione onesta e dai loro tutto il tempo per rispondere. Osserva come rispondono fisicamente. Sono sulla difensiva? Eccitati? Disinteressati? Invece di limitarsi a fare le mozioni, presta attenzione a come le persone rispondono e scava più a fondo se pensi che ci sia qualcosa sotto la superficie.
Offri un modo per le persone di fornire un feedback anonimo
Anche in un mondo perfetto, ci sono ancora cose che le persone si sentono a proprio agio nell’esprimere in modo anonimo.offrendo al tuo team un modo per inviare un feedback anonimo, ti dà l’opportunità come manager di scoprire problemi nascosti che stanno influenzando il tuo team. Per le organizzazioni più piccole, è possibile utilizzare uno strumento come SurveyMonkey per raccogliere il feedback dei dipendenti su base regolare.
Una buona comunicazione richiede uno sforzo costante
La maggior parte di noi sa come comunicare con i propri amici, familiari e persone significative, ma perché è così difficile fare lo stesso al lavoro? I manager devono dare l’esempio al loro team dimostrando cosa significa essere un buon comunicatore. Questo significa praticare una buona capacità di ascolto, dare ai membri del team l’opportunità di parlare, stabilire aspettative chiare e fornire un feedback regolare.Cosa stai facendo in questo momento per migliorare la comunicazione sul lavoro?