Come adottare una versione leggera del Change Advisory Board di ITIL
Come forse già sapete, il Change Advisory Board (CAB) ispirato a ITIL consiste in un gruppo di persone che assistono il processo di change management nella valutazione, autorizzazione, prioritizzazione e programmazione dei cambiamenti.
Tuttavia, a volte ci sono delle difficoltà che ostacolano il funzionamento dei CAB, anche quando ci sono ruoli e responsabilità di change management ben definiti. Ma un CAB non ha bisogno di essere complicato – la vostra organizzazione potrebbe avere solo bisogno di una versione leggera del CAB.
Per aiutarvi, questo articolo offre una serie di semplici azioni che aiuteranno a fornire una versione leggera di un CAB in qualsiasi organizzazione.
Hai bisogno di un CAB?
Siete stanchi della sensazione che voi (e/o i vostri colleghi) avete perso il controllo del vostro processo di gestione dei cambiamenti e degli strumenti di gestione dei servizi IT (ITSM)?
Dovete fare uno sforzo enorme con tutte le richieste di cambiamento per non compromettere la fornitura del servizio di produzione? Oppure, d’altra parte, la vostra organizzazione, business unit o dipartimento non è sufficientemente strutturata o robusta per gestire un CAB?
In entrambe queste situazioni, ci sono una serie di passi fondamentali che possono aiutare. Attraverso i quali, anche se non avete una posizione di change manager potete implementare una funzione formale di CAB – incluso, per esempio, il coinvolgimento regolare di personale rappresentativo di tutte le aree tecniche e/o funzionali.
Continuate a leggere per il “come.”
Definire un insieme di personale specializzato per identificare quali modifiche devono essere approvate
Ogni volta che arriva una richiesta di modifica, solo un piccolo insieme di personale specializzato dovrebbe essere in grado di classificare e approvare questi “ordini di modifica” con lo stato “In attesa di approvazione”.
Dovrete identificare un insieme di personale adeguatamente qualificato per analizzare adeguatamente le modifiche ricevute.
Definire una serie di transizioni di stato degli ordini di modifica al fine di identificare un flusso di lavoro di approvazione o di rifiuto
Qui, consiglio un approccio molto semplice – i vostri ordini di modifica possono iniziare con lo stato “Richiesta di modifica” e, dopo una rapida analisi, possono essere spostati allo stato “In attesa di approvazione” per essere analizzati dal CAB.
I cambiamenti a basso rischio possono naturalmente essere concordati per essere trattati usando modelli di cambiamento approvati che eliminano la necessità di coinvolgimento del CAB.
Definire una frequenza temporale per tenere le riunioni del CAB
Questo dipenderà dalla vostra organizzazione e dai clienti, più il volume delle richieste di cambiamento. Nella mia esperienza, le aziende più complesse spesso eseguono meno riunioni CAB al mese.
In alcuni casi, avviene solo una volta al mese, il che significa una sola promozione della produzione al mese. Naturalmente, se avete ordini di modifica ogni settimana, probabilmente non sarà possibile tenere una sola riunione mensile.
Definire una frequenza temporale alla promozione della produzione
Un fattore chiave per mantenere stabilizzati gli ambienti dei vostri clienti è identificare uno o due giorni a settimana (per esempio, ogni lunedì e martedì) o mese per promuovere i vostri ordini di modifica approvati.
Questo ridurrà l’impatto e i rischi per la vostra azienda e gli ambienti dei clienti. Questa opzione ti permette anche di stimare il lavoro del tuo team e le consegne con più precisione, ma alla fine garantisce il pieno controllo su tutti gli ambienti.
Utilizza le funzionalità degli strumenti ITSM out-of-the-box per identificare e aiutare ad analizzare gli ordini di modifica aperti, approvati o rifiutati
Come forse sai, gli strumenti ITSM allineati a ITIL spesso includono funzionalità relative al processo CAB, ma tienilo semplice!
Usa le funzionalità out-of-the-box solo se necessario per creare questa versione leggera del CAB. Per esempio, se il vostro strumento ITSM ha un calendario dei cambiamenti, dovreste usarlo per visualizzare e capire meglio i cambiamenti per settimana, mese o anno.
Questa versione leggera del CAB permetterà alla vostra organizzazione di controllare meglio gli ordini di cambiamento. Ma, più di questo, è anche utile per visualizzare le informazioni sui cambiamenti e tracciare tutte le fasi del processo richieste.
IT Senior Profissional con 8+ anni di esperienza in progetti IT Service Management per Service Desk, Service Catalog, Workflow Processes e soluzioni di gestione CMDB e anche in progetti di Business Intelligence (soluzioni di Reporting e Dashboards) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction e TIBCO Jaspersoft. Altamente qualificato nel bundle Service Management dei prodotti CA Technologies.