Come organizzare le scartoffie | Parte 8: Gestire il flusso della carta in casa
All’inizio dell’estate, ho lanciato una serie di blog per aiutarvi a conquistare tutto il disordine della carta nella vostra casa. Fino ad oggi, abbiamo lavorato su file domestici, carte artigianali, documenti importanti, carte scolastiche dei bambini, carte della cucina, carte della spesa e carte sentimentali. Se avete seguito e tenuto il passo, a questo punto tutta la carta in casa vostra dovrebbe essere ordinata, epurata, valutata e contenuta in sistemi di archiviazione perfettamente adatti. Dovreste sapere dov’è ogni cosa, come è organizzata, cosa c’è sull’etichetta e come accedervi… e tutte le carte rimanenti dovrebbero essere state cestinate o distrutte da tempo. Tutte le carte della tua casa sono ora organizzate… o no? Nel tempo trascorso da quando hai iniziato questo viaggio, sono arrivate nuove carte? C’è una pila di posta sul bancone? Documenti di registrazione delle attività scolastiche di quest’anno ammucchiati sulla tua scrivania? Una ricetta che avete appena strappato da una rivista attaccata al frigorifero? È probabile. Perché anche se abbiamo lavorato a fondo su tutte le carte di casa tua, non abbiamo ancora parlato di come gestire le nuove carte che arrivano ogni giorno. Per avere veramente le carte sotto controllo e nei sistemi che avete lavorato così duramente per creare, è necessario impostare un sistema per gestire il flusso della carta in casa … cioè, come una carta arriva dalla porta a dove in definitiva appartiene. Lasciate che vi mostri il nostro sistema “Household Inbox” e vi accompagni nella creazione di un sistema simile a casa vostra!
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Nel corso degli anni, sono stato in qualche modo “conosciuto” per i miei centri di comando. Ne ho allestiti alcuni piuttosto belli nel corso degli anni, e c’è anche una buona possibilità che stiate leggendo il mio blog oggi a causa di caratteristiche dei miei centri di comando da qualche altra parte sul web. Ho sempre progettato i nostri “centri di comando” per essere il punto centrale della nostra famiglia per raccogliere non solo cappelli, borse e scarpe, ma anche documenti importanti, cose da fare, il nostro calendario familiare e altro. In ogni centro, ho sempre impostato un sistema di organizzazione della posta/carta super carino che di solito presentava file o divisori per ogni membro della famiglia così come altre categorie importanti come brandelli, spazzatura, file, cataloghi, ricevute, ecc.
Centro di comando Kansas | Centro di comando North Carolina 1 | Centro di comando North Carolina 2
Ma posso dirvi un segreto? Nonostante le migliori intenzioni di tenere il passo con i miei super adorabili file, non l’ho mai fatto. O i documenti in arrivo (dalla posta, dalle borse di scuola, ecc.) venivano messi nelle loro cartelle corrette e lì rimanevano, o i documenti non entravano mai nel sistema troppo noioso (e di conseguenza si accumulavano sul bancone). Alla fine, questi sistemi non sono mai ammontati a molto più che belle immagini e disordine inutilizzato nelle nostre case.
Guardando indietro a questi sistemi, non è che la loro impostazione o funzionalità fosse tutta sbagliata. Piuttosto, erano solo più complicati del necessario. Ho messo troppi passi tra la porta (dove i documenti entravano) e il loro posto finale (schedario, cestino, distruggidocumenti, ecc.). Invece di mettere i fogli direttamente nel cestino, venivano messi in una cartella “Cestino” o “Distruggi”. Poiché le cartelle erano così specifiche, non riuscivo mai a ricordare se l’iscrizione scolastica di Henry fosse stata messa nella cartella “Henry” o nella cartella “File”! Di conseguenza, le carte stavano in questi centri di comando ad accumularsi piuttosto che essere realmente trattate e infine organizzate e accessibili.
Ti suona familiare? Da qualche parte lungo la strada avete comprato un sistema carino di smistamento della posta ma non siete mai riusciti a farlo funzionare? C’è dentro una dozzina di fogli di un anno fa e nient’altro? O forse è vuoto? Va bene… l’ho fatto anch’io… diverse volte! Sistemiamolo in un sistema che funzioni e che venga usato!
Ridurre la carta
Prima di entrare nel merito della gestione della carta che entra in casa, lasciatemi parlare brevemente della riduzione della quantità di carta che dovete gestire. Sempre più cose stanno diventando disponibili in formato digitale, e vi suggerisco di abbracciarle quando possibile. Dagli estratti conto e dalle bollette, ai volantini della scuola e alle iscrizioni alle attività, ai documenti di viaggio e alle prenotazioni, alle ricevute e alla cronologia delle transazioni… quando avete la possibilità di iscrivervi alla fatturazione senza carta o alla comunicazione elettronica, fatelo semplicemente per ridurre la quantità di carta che alla fine dovrete gestire.
Passo 1: Creare un’unica casella di posta in casa
Anche con i vostri migliori sforzi per andare senza carta, ci saranno ancora documenti che entreranno in casa e dovrete capire come gestirli al meglio. Sapete tutti che ho avuto sentimenti molto, molto contrastanti sul libro di Marie Kondo, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Ma un concetto che mi ha veramente colpito, e che ho abbracciato con tutto il cuore da allora, è il concetto di una singola “Casella di posta elettronica” con solo due categorie super semplici: “Da agire” e “Da archiviare”. Quando si tratta di questo, qualsiasi carta che ha veramente bisogno di essere conservata dovrebbe essere archiviata per sempre (come in uno dei sistemi che abbiamo lavorato così duramente per creare) o agire in breve tempo (come una fattura che deve essere restituita). Non c’è davvero bisogno di ulteriori sottocategorie a questo punto. Incanalando tutte le carte in un punto centrale della vostra casa (e poi mettendole via da lì), risparmierete tempo e mal di testa sapendo sempre esattamente dove sono le nuove carte in ogni momento.
Nella nostra casa attuale, ho abbandonato lo schema “tradizionale” del centro di comando perché, come ho detto, molti dei sistemi su cui facevo affidamento in precedenza non sono mai stati utilizzati (potete vedere la nostra configurazione attuale della casa qui). Tuttavia, appena fuori dalla porta d’ingresso c’è il mio ufficio, che è il posto perfetto per il nostro “Household Inbox”. Ho semplicemente usato delle strisce di comando per fissare due di queste scatole di file appese al lato del mio scaffale IKEA Kallax. Le ho etichettate con il vinile e la mia Cricut Explore per indicare le due semplici categorie.
Step 2: Rendere accessibile il cestino
Quello che non si vede nella foto sopra, appena sotto le due cartelle sospese, è un cestino. Questa sembra una soluzione così ovvia, ma, ragazzi, fa la differenza per evitare che la carta si accumuli. Invece di mettere da parte i fogli per andare nel cestino, possiamo cestinare immediatamente tutto ciò che non rientra nelle categorie “Da agire” o “Da archiviare”. #gamechanger
Nello stesso modo, abbiamo voluto rendere anche le carte che devono essere distrutte un po’ più vicine alla loro destinazione finale. Così a circa 4 passi dalla sistemazione dei file/dei rifiuti c’è il nostro distruggidocumenti infilato in un armadietto nella mia scrivania. Lentamente ma sicuramente stiamo diventando più bravi a distruggere gli oggetti non appena arrivano, ma se non abbiamo il tempo (o abbiamo voglia di svuotare il distruggidocumenti!), abbiamo una scatola di file accanto al distruggidocumenti per prendere qualsiasi cosa per la prossima sessione di distruzione.
Avere una casella di posta, un cestino e un distruggidocumenti nelle immediate vicinanze è un modo sicuro per evitare che la carta si accumuli in posti indesiderati!
Step 3: Occuparsi della casella di posta regolarmente
Nell’angolo del mio ufficio, ora abbiamo una singola casella di posta per tutta la carta in arrivo, così come il cestino e il distruggidocumenti nelle vicinanze per lo smaltimento immediato della carta. Ma come qualsiasi altro sistema di organizzazione, funzionerà e continuerà a funzionare solo se viene regolarmente curato e mantenuto. Come tale, il prossimo passo della gestione del flusso di carta domestica è quello di occuparsi delle cartelle To Act e To File in modo MOLTO regolare.
Una volta alla settimana (vi consiglio di farlo quando state creando il vostro piano dei pasti o riempiendo il vostro pianificatore per la settimana), occupatevi di entrambe le cartelle della posta in arrivo domestica. Iniziate con tutti gli elementi che richiedono un’azione (perché quelli sono di solito più sensibili al tempo) e firmate, spedite o restituite qualsiasi cosa nella cartella. Poi, rimuovi tutti i contenuti della cartella “Da archiviare” e spostali nella loro destinazione finale, più permanente. Destinazione permanente? Sapete… tutti quei sistemi belli, snelli e funzionali che abbiamo già creato come le cartelle di casa, le scatole per la scuola, il raccoglitore dei documenti importanti, il raccoglitore della cucina, ecc. Poiché hai già fatto tutto il duro lavoro di creare sistemi di archiviazione perfetti per ogni tipo di carta, mettere via tutto ciò che trovi nella pila di fogli “Da archiviare” dovrebbe prenderti solo pochi minuti ogni settimana!
Si potrebbe sostenere che la cartella “Da archiviare” all’interno della Posta in arrivo domestica non sia affatto necessaria, lasciando solo una cartella “Da agire”. A seconda della vostra famiglia, questo potrebbe benissimo essere vero. Se i vostri sistemi cartacei più permanenti sono di facile e rapido accesso, potete certamente bypassare del tutto la cartella “Da archiviare” e mettere via gli oggetti da conservare non appena entrano in casa. Ma parte della creazione di un sistema di flusso di carta domestica che funzioni veramente è anche conoscere se stessi. Io so… per certo… che non ho intenzione di correre ad archiviare i documenti conservabili ogni giorno. Certo, il permesso di Henry verrà probabilmente messo nel raccoglitore delle attività familiari non appena arriva a casa. Ma in generale, tutto ciò che ha bisogno di essere conservato, rivisitato o archiviato in modo più permanente, si troverà in giro ovunque, a meno che io non gli dia una casa dedicata. Avendo una casella di posta centralizzata per la casa con una componente “da archiviare” e “da agire”, sono in grado di tenere i documenti importanti fuori dai miei banconi della cucina senza sentirmi come se stessi costantemente facendo la spola tra i documenti giorno dopo giorno.
Il punto qui… tenetelo semplice… davvero semplice… ma fate anche quello che ha più senso per voi, la vostra casa e la vostra famiglia!
Passo 4: Costruire abitudini intorno alla nuova routine
Anche se i miei precedenti sistemi di raccolta della carta erano un po’ troppo complicati, ammetto che ho saltato l’ultimo e più importante passo: costruire nuove abitudini intorno alla routine del flusso di carta. Questo passo finale non può essere trascurato perché anche con una casella di posta centrale, i vostri documenti finiranno per andare fuori controllo se non ve ne occupate regolarmente. Perciò, per avere veramente una presa sulla carta in casa e sconfiggere definitivamente il disordine cartaceo, DEVI costruire questi nuovi passi di archiviazione/cancellazione/distruzione/trattamento nella tua routine domestica settimanale. Per farlo: programmalo nella tua agenda, imposta un allarme sul tuo telefono, stabilisci dei trigger visivi (ad esempio se l’archivio è troppo pieno, devi passare un pomeriggio a svuotarlo). Qualunque cosa funzioni per voi… abituatevi a spostare i vostri documenti dalla vostra casella di posta domestica alle vostre soluzioni di archiviazione finale su base molto regolare. Inoltre, se avete una famiglia, avete bisogno di insegnare loro il vostro nuovo sistema e lavorarci insieme fino a quando tutti fanno la loro parte per archiviare, cestinare, distruggere e mettere via gli oggetti come necessario.
Come è il nostro flusso di carta domestica?
Quando la posta o qualsiasi altra carta casuale esce dalla mia borsa o dalla borsa di Greg, viene immediatamente portata in ufficio. Le carte che possono essere cestinate vengono eliminate immediatamente, e il resto viene archiviato come “Da archiviare” o “Da agire”. I fogli di scuola di Henry sono trattati in modo leggermente diverso. Tutto ciò che è importante viene infatti messo nella nostra casella di posta di casa, ma il suo lavoro scolastico completato viene immediatamente messo nel suo cestino dedicato alla “casella di posta” per essere ordinato e organizzato separatamente (potete vedere meglio come lo faccio qui). Ogni domenica, mentre metto insieme il nostro piano alimentare, ordino la spesa e aggiorno il nostro calendario per la settimana a venire, mi occupo di entrambi i file nella nostra casella di posta domestica. Gli oggetti d’azione vengono trattati per primi, e poi metto via tutto ciò che si trova nella cartella “To File”. Come per aver messo via tutto il bucato entro domenica sera, il mio obiettivo è sempre quello di iniziare il lunedì con la casella di posta vuota!
Prodotti per la casella di posta che amo
Questi sono i prodotti che ho usato (e che amo!) per assemblare la nostra casella di posta!
Ecco alcuni altri prodotti da considerare quando si stabilisce un flusso di carta per la tua casa!
Altre strategie per stabilire il flusso di carta in casa. Ogni famiglia ha esigenze e requisiti unici per controllare il flusso di carta. Come tale, ho raccolto alcuni dei migliori articoli e consigli che ho potuto trovare dai miei amici e colleghi blogger. Se avete bisogno di altre idee per gestire il flusso di carta, date un’occhiata a questi post qui sotto.
- Un’ottima panoramica di tutte le carte…da quando entrano dalla porta a quando trovano il loro deposito per sempre da Kaitlin a The Simply Organized Home.
- Un sistema simile al mio ma semplificato ancora di più da Jenn a Clean and Scentsible.
- Se avete bisogno di un posto dedicato per tenere traccia e pagare le bollette:
- Una semplice scatola di Jen di I Heart Organizing.
- Uno splendido “centro” per pagare le bollette di Toni di A Bowl Full of Lemons.
- Altri portadocumenti fai da te a muro:
- Adoro questi facili cestini della mia amica Karen di a House Full of Sunshine.
- Splendide versioni in legno di Jenn di Build Basic.
- Una semplice stazione da banco per ordinare tutte le cose di Becky di Clean Mama.
Compiti. So che molti di voi sono pronti a tuffarsi subito, quindi vi darò una sorta di “compito a casa” ogni settimana. Prendetevi i prossimi 6 giorni per realizzare tutto ciò che ho delineato qui per completare il vostro viaggio nell’organizzazione della carta!
Questa settimana:
- Esaminate qualsiasi sistema di organizzazione della carta che avete già impostato nella vostra casa. Dove sono? Funzionano? Cosa catturano? Cosa non stanno catturando? Come possono essere migliorati?
- Pensa a dove e come la carta entra in casa tua. Pensa a dove e come si accumulano le carte in casa tua. Pensa a dove e come potresti installare un’unica cassetta della posta domestica.
- Ordina/trova i materiali per assemblare una cassetta della posta domestica. Considera anche dove posizionare i contenitori per la spazzatura/stracciatura.
- Stabilisci un flusso di carta chiaramente definito per la tua casa. Insegnalo a chiunque viva con te.
- Identifica una data/ora regolare per occuparti della tua cassetta domestica e attieniti ad essa creando dei promemoria.
- Celebra perché ora hai ordinato e organizzato TUTTA la carta in casa tua E hai identificato un sistema per gestire i nuovi documenti. Hai ufficialmente conquistato il tuo disordine cartaceo!
COME ORGANIZZARE LA CARTA BLOG SERIES
Prima che tu vada!
Prima di andare, volevo essere sicuro di farvi sapere di un evento organizzativo davvero impressionante in arrivo tra poche settimane! Si chiama Get Organized HQ, ed è un evento online di una settimana che ti mostrerà innumerevoli soluzioni passo dopo passo per organizzare e ottimizzare la tua vita e la tua casa. Sarete in grado di imparare da più di 20 esperti “che ci sono stati, l’hanno fatto” su tutti i tipi di argomenti utili tra cui la pianificazione dei pasti, la pulizia veloce, l’organizzazione digitale delle foto, la gestione della casa, le finanze, l’organizzazione della casa, e altro ancora!
Insegnerò una classe chiamata “Taper the Paper,” dove ho intenzione di riassumere tutto ciò che ho insegnato nel corso delle ultime 8 settimane in una semplice presentazione facile da digerire (e c’è una cartella di lavoro stampabile GRATIS per andare con la classe!) Ho anche visto l’elenco dei relatori dell’evento di quest’anno; e amico mio, non vorrai davvero perdertelo.
Get Organized HQ sarà pieno zeppo di tante buone informazioni che ti aiuteranno davvero a far partire il tuo autunno in modo produttivo e organizzato! Scopri di più e iscriviti a questo evento GRATUITO cliccando qui sotto:
Va bene amici miei, questo è il post finale della serie How to Organize Paperwork (yayayayayay!!!!). Farò un rapido riassunto venerdì prossimo, ma poi passeremo ad altre cose divertenti come l’organizzazione della dispensa e il rifacimento della camera da letto di Henry che ho finalmente finito! Nel frattempo, ho in programma un post divertente per martedì per mostrarvi com’è la mia casa in questi giorni! Ci vediamo allora!
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