Cosa significa CC nelle e-mail, e quando usarlo
Quando l’e-mail ha sostituito le forme tradizionali di comunicazione in ufficio, ha assunto il linguaggio esistente dei memorandum su carta. Gli assistenti d’ufficio erano soliti digitare la corrispondenza su carta carbone in modo che una copia carbone fosse fatta automaticamente, che poteva poi essere inviata ad un secondo destinatario. Eliminava la necessità di digitare lo stesso documento più volte.
Il termine copia carbone – o più comunemente, “CC” – è ora parte integrante del gergo e-mail. E mentre non c’è un manuale su come e quando usarlo, ci sono alcune buone pratiche che vale la pena tenere a mente prima di riempire il campo CC e cliccare su “invia”.
Come usare CC in Gmail
Usare CC nel linguaggio corrente delle email significa che stai inviando una email non solo al destinatario primario nel campo “A”, ma anche a uno o più destinatari secondari. In Gmail, è possibile CC fino a 100 destinatari in qualsiasi e-mail.
Per completare il campo CC in Gmail:
- Clicca su Componi per aprire un nuovo messaggio.
- Completa il campo A inserendo l’indirizzo email del destinatario principale.
- Clicca CC in alto a destra del compositore di email.
- Inserisci gli indirizzi email dei destinatari secondari.
Una volta che hai cliccato su Invia, la tua email sarà inviata sia al tuo destinatario principale nel campo A, sia a tutti i destinatari email che hai incluso nel campo CC. Ogni destinatario sarà in grado di vedere tutti gli altri indirizzi email, quindi assicurati di avere il consenso a condividere i dettagli dei tuoi contatti.
Quando usare CC in un’email
Mentre CC è uno strumento utile sia per risparmiare tempo che per migliorare le comunicazioni, è spesso usato troppo liberamente, senza la giusta considerazione di alcune regole di base della comunicazione. Come tale, la nostra lista di quando usare CC è relativamente breve:
Quando vuoi tenere i destinatari nel giro
Usa cautela quando tieni le persone “nel giro”. Se lo usi in eccesso, rischi di inondare i tuoi destinatari con troppe email che semplicemente non leggeranno.
Pensa se ogni destinatario ha davvero bisogno di essere copiato. L’email contiene informazioni di cui hanno bisogno, o state solo aggiungendo un’altra email alla loro casella di posta?
Come regola generale, suggeriamo che le persone che devono essere tenute al corrente sono:
- Gestori o colleghi che chiedono specificamente di essere informati su tutte le comunicazioni o su comunicazioni specifiche.
- Membri di un team che hanno bisogno di essere tenuti al corrente di un progetto.
Quando stai presentando un contatto
Quando mandi un’email a qualcuno per presentargli un altro contatto, vuoi che entrambe le parti vedano l’email in modo che possano continuare la conversazione dopo. Sta a te decidere se aggiungere il nuovo contatto nel campo A o nel campo CC, anche se usare CC è perfettamente accettabile.
Quando non usare CC in un’email
Le caselle di posta ingombranti possono essere un vero problema per l’efficienza, ed è naturale per le persone dare priorità alle email più urgenti rispetto alla corrispondenza di cui sono semplicemente CC. Se si è routine di CC uno dei vostri contatti sulla vostra corrispondenza più ampia, prima o poi, smetteranno di leggere le e-mail del tutto. Questo potrebbe portarli a perdere alcune informazioni importanti lungo la strada.
Usa cautela con questa funzione in modo che tu non stia inutilmente CC’ing le persone e inondandole con più posta di quella di cui hanno bisogno.
Quando non hai il consenso appropriato
Quando si usa liberamente e senza pensare, CC’ing può causare problemi non voluti.
Si supponga che tu sia in comunicazione via email con un collega e poi improvvisamente decidi che un altro collega potrebbe beneficiare dall’essere incluso nel thread. Prima di metterlo semplicemente in CC nella vostra prossima risposta, assicuratevi di chiedere prima il permesso di entrambe le parti. Ci potrebbero essere informazioni sensibili nel thread esistente che il nuovo contatto non dovrebbe vedere.
Quando vi aspettate una risposta o un’azione
Considerate di mettere in CC solo i destinatari da cui non vi aspettate una risposta o un’azione diretta – infatti, la maggior parte dei destinatari di email assume automaticamente che non sia necessaria alcuna azione da parte loro se sono solo CC. Se vuoi che un destinatario risponda o agisca, allora tecnicamente dovrebbe essere messo nel campo A.
Prima di premere invio, guarda il tuo campo CC e pensa a cosa ti aspetti da ognuno di questi destinatari. A seconda delle tue risposte, considera invece di spostare i contatti appropriati nel campo A.
Quando vuoi mettere in imbarazzo qualcuno o dimostrare un punto
Non è insolito per le persone usare il campo CC per ragioni ciniche.
Potresti aver ricevuto una email arrabbiata da un collega con il tuo capo in copia. O potreste essere stati chiamati dal vostro manager per un’azione che avete intrapreso e siete stati tentati di dimostrare che erano già stati copiati nella corrispondenza in questione.
Utilizzare il CC per motivi passivo-aggressivi o di punteggio non è una buona pratica e dovrebbe essere lasciato stare.
Quando vuoi copiare molti destinatari
Sovrapporre il campo CC può essere estremamente distraente per qualsiasi destinatario che apre una nuova email, quindi idealmente mantieni il campo CC a non più di tre o quattro destinatari. Più di questo, e dovresti considerare di fare un mail merge o usare un software di newsletter come Mailchimp.
Lettura aggiuntiva: Come usare Bcc in modo appropriato nelle email
Perché CC’ing il tuo capo su ogni email erode la fiducia
Molti impiegati hanno avuto momenti in cui stavano lavorando attraverso le loro email per il giorno e CC il loro capo su un messaggio ad un collega. Non si tratta di cattiveria – stanno solo cercando di tenere tutti nel giro.
Cosa c’è di sbagliato in questo?
Secondo uno studio di 584 persone, 345 persone hanno detto che si fidavano meno del loro collega quando hanno aggiunto il loro capo ad una e-mail. Lo studio ha anche sottolineato che la fiducia nella cultura organizzativa è probabilmente bassa se questo accade frequentemente.
Con questo in mente, anche se avete buone intenzioni, pensate prima di copiare il vostro capo su un’email ad un collega. A meno che non sia stato richiesto o sia assolutamente necessario, il tuo collega potrebbe non apprezzarlo.
Controlla sempre due volte le discussioni per le risposte precedenti
L’ultima cosa che vuoi fare in una catena di e-mail è raddoppiare le tue risposte o riportare punti che sono già stati sollevati e discussi. Questo può essere una seccatura, specialmente perché i thread CC possono diventare ridicolmente lunghi.
Detto questo, una rapida scansione di ciò che è venuto prima può risparmiare tempo prezioso più avanti. Passiamo già così tanto tempo nella nostra casella di posta elettronica ogni giorno, quindi è importante fare la tua parte per ridurre le email ripetitive sia per te che per i tuoi colleghi.
I tipi di CC che dovresti evitare
Ci sono diversi tipi di CC che dovresti evitare – ecco una ripartizione:
Il bradipo sociale
Conosci il tipo. Ti mandano email che hanno a malapena un senso e includono solo poche parole. Il bradipo sociale non sa nemmeno che CC esiste. E qui sta il problema: le domande sono risposte o poste senza contesto. Questo modello di comunicazione è estremamente inefficiente e fa perdere tempo a tutti. Non essere quella persona. E se conoscete un Social Sloth, provate a educarli gentilmente sulle migliori pratiche per il CC’ing, e continuate a farlo se non lo capiscono subito.
Il Grande Capo
Il Grande Capo non è il vero capo – pensa solo di esserlo. Spesso guardano solo a se stessi e usano il CC come un’arma copiando tutti in ogni email – assicurandosi che tutti vedano tutto. Di nuovo, questa non è la migliore pratica, e dovresti evitare di usare CC in questo modo. Usalo saggiamente e solo quando è produttivo.
Il capo migliore amico
Il capo migliore amico è in realtà il capo, ma vuole essere tuo amico e che tu sappia che è solo parte della squadra. Questo diventa un problema quando tutti sono inclusi in ogni e-mail nel tentativo di promuovere lo spirito di squadra e assicurarsi che nessuno sia lasciato fuori. In realtà, questo porta tutti i membri del team a ricevere e-mail inutili e a perdere tempo nel cercare di smistarle tutte. Ci sono certamente modi efficaci per promuovere una cultura di lavoro collaborativa, ma un CC eccessivo non è uno di questi.
Utilizzalo con parsimonia
La maggior parte di noi va avanti con la nostra corrispondenza e-mail quotidiana senza pensarci troppo. Usiamo CC regolarmente per coprirci le spalle e per assicurarci che tutti siano tenuti “nel giro”, che ne abbiano bisogno o meno.
Ma la prossima volta che componi un’email, prenditi un minuto per considerare se CC-ing è utile o necessario. CC è uno strumento molto utile, ma solo se usato con parsimonia e con qualche considerazione. Dai un’occhiata al nostro post su come usare BCC nelle email se stai cercando di capire un’altra importante funzione di invio email.
Lettura aggiuntiva: Come inviare un’email a destinatari sconosciuti in Gmail
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