Cosa sono le spese variabili?

Cosa sono le spese variabili?

In ogni bilancio aziendale, troverete alcune spese che possono cambiare drasticamente di mese in mese. Queste sono le spese variabili, e costituiscono una grande parte della spesa delle piccole imprese (a differenza dei costi fissi, che rimangono gli stessi ogni mese). Gli importi fluttuanti dietro le spese variabili rendono la loro pianificazione nel budget aziendale difficile, ma non impossibile.

Il budget delle spese variabili non è una scienza esatta, ma ci sono alcuni trucchi che puoi usare per assicurarti che non facciano deragliare le finanze della tua azienda. Prima di entrare nel merito, però, diamo una solida definizione di spese variabili e chiariamo la differenza tra i tre tipi di spese che hanno un impatto sul budget aziendale: spese variabili, spese discrezionali e costi fissi.

Esempi di ogni tipo di spesa aziendale

Per aiutarti a capire meglio la differenza tra una spesa variabile e altri tipi di spese aziendali, guardiamo alcuni esempi. Questo aiuterà a chiarire cosa sono i costi fissi, la definizione di spese variabili, e vi permetterà di capire anche le spese discrezionali:

Costi fissi:

• Affitto
• Pagamenti assicurativi
• Pagamenti per prestiti
• Tasse e abbonamenti
• Salari annuali

Spese variabili:

• Pagamenti per le utenze
• Spese per l’uso dell’automobile, come carburante e manutenzione
• Forniture per ufficio
• Servizi professionali ad ore
• Pagamenti per dipendenti ad ore

Spese discrezionali:

• La maggior parte dei pasti e delle spese di intrattenimento
• Regali per i clienti
• Feste e bonus per il personale

Quindi, in parole povere, la definizione di spese variabili sono costi che cambiano; un costo fisso rimane lo stesso per un lungo periodo di tempo; e si può pensare alle spese discrezionali come i vostri “nice-to-have.”

Le spese variabili sono più dei costi operativi

Una cosa da notare è che gli elenchi di cui sopra si concentrano sui costi operativi, ma le spese variabili di solito influenzano il costo dei beni venduti più di ogni altra cosa. Se la tua azienda produce un prodotto, devi essere consapevole dei costi variabili di produzione.

Perché è importante? I tuoi costi variabili di produzione hanno un impatto diretto sul tuo punto di pareggio. Il punto di pareggio del tuo business è quanto denaro hai bisogno di fare per coprire i tuoi costi per il mese. Che, come proprietario di un’azienda, sai quanto sia importante fare più di quanto spendi.

Come le spese variabili influenzano il mio budget aziendale?

Ora che abbiamo una buona comprensione della definizione di spese variabili e degli altri tipi di spese aziendali, diamo un’occhiata a come le spese variabili influenzano il tuo budget aziendale.

La cosa bella delle spese variabili è che puoi facilmente regolare i tuoi costi variabili di produzione in risposta a una flessione delle vendite o della produzione… in realtà, di solito si regolano da soli, perché quando la produzione rallenta, smetti di sostenere quei costi. I costi variabili generali, come quelli elencati sopra, sono più difficili da regolare. Questo significa anche che sono più difficili da pianificare nel vostro budget.

Guardiamo un esempio di spese variabili a cui tutti possiamo riferirci: i costi dell’elettricità. A seconda di dove vivete e delle vostre opzioni per le fonti di riscaldamento, la vostra bolletta elettrica potrebbe variare da circa $100/mese nei mesi più miti dell’anno a più di $300/mese nelle parti più dure dell’estate e dell’inverno.

I cambiamenti delle condizioni climatiche influenzano anche queste spese già variabili. Si potrebbe avere un anno o due di tempo invernale molto mite, per poi essere colpiti di punto in bianco da un inverno che non finisce.

Anche se è possibile prendere provvedimenti – utilizzando un termostato intelligente – per ridurre l’importo che si paga per l’elettricità, questa spesa variabile è in gran parte fuori dal vostro controllo. Questo è frustrante, dal momento che una bolletta elettrica inaspettatamente grande può devastare il tuo budget, soprattutto se coincide con un crollo delle entrate. (E se stai producendo un bene sensibile alla temperatura, per esempio, non è che puoi semplicemente andare senza riscaldamento o raffreddamento per risparmiare denaro – e siamo sicuri che i tuoi lavoratori sarebbero d’accordo, non importa che tipo di lavoro fai.

5 modi per ridurre l’impatto delle spese variabili sul tuo bilancio

Nell’esempio di cui sopra, a volte puoi ridurre l’impatto delle spese variabili chiedendo al tuo fornitore di servizi di farti pagare un importo fisso ogni mese. (Questo importo fisso è basato sulla media delle vostre bollette dei 12 mesi precedenti. Molte aziende di servizi pubblici offrono questa opzione per aiutare i loro clienti a fare un budget, ma un’opzione di pagamento medio non sarà disponibile per ogni spesa variabile nel vostro budget.

Potete comunque usare questo concetto di pagamento medio per ridurre l’impatto delle spese variabili sul vostro budget. Ecco come:

• Determinate la media annuale per ogni spesa variabile nel vostro budget. Quando si determina la media annuale per una spesa variabile, evitare la tentazione di guardare solo gli ultimi 12 mesi. Prendetevi il tempo di esaminare la media di tre anni di spese variabili. Questo vi aiuterà a tenere conto delle anomalie che possono influenzare la vostra media per una spesa. A meno che non abbiate preso dei provvedimenti per ridurre permanentemente una spesa variabile, sbagliate dalla parte della prudenza e usate l’importo medio più alto.

• Aggiungete un buffer. Dopo aver determinato la media per ogni spesa variabile, aggiungete un buffer ad essa. Un buffer dal 3% al 5% dovrebbe essere più che sufficiente per coprire gli aumenti di prezzo e la maggior parte delle anomalie che risulteranno in un anno anomalo per la spesa. Se volete essere davvero prudenti – e se il vostro budget può reggerlo – costruite un buffer del 10%.

• Traccia la tua spesa effettiva. Ogni mese, confronta la tua spesa effettiva per ogni spesa variabile con l’importo preventivato. Nota se sei stato sopra o sotto il budget per ogni categoria di spesa. Se usate un software di contabilità aziendale, cercate un rapporto di confronto tra profitti e perdite e budget. Questo rapporto di solito può essere personalizzato per fare il calcolo dell’aumento o della diminuzione dell’importo in dollari per te, così puoi vedere a colpo d’occhio se sei stato sopra o sotto il budget senza dover fare i conti da solo.

• Imposta un conto di risparmio per le spese variabili. Questo è il passo cruciale in questo processo. Ogni mese che sei sotto il budget per una spesa variabile, sposta l’eccesso nel tuo conto di risparmio aziendale per le spese variabili. Questo creerà una riserva da cui potrete attingere nei mesi in cui le vostre spese saranno più alte del solito. Per esempio, diciamo che la vostra bolletta elettrica ha una media di 375 dollari al mese. State avendo un inverno mite, quindi la vostra bolletta elettrica effettiva è stata di 355 dollari a gennaio e 325 dollari a febbraio. Marzo arriva come un leone, però, e una settimana di temperature inaspettate sotto lo zero si traduce in una bolletta elettrica di marzo di 445 dollari, quando la bolletta di marzo è di solito più vicina a 245 dollari. La maggior parte dei proprietari d’azienda mette a bilancio le spese variabili in base alle spese effettive dell’anno precedente. Ma poiché avete preventivato una media di 375 dollari al mese per l’elettricità (130 dollari in più rispetto alla vostra solita bolletta elettrica di marzo) e poiché avete spostato il denaro in eccesso preventivato per la bolletta elettrica di gennaio (20 dollari) e febbraio (50 dollari) nel vostro conto di risparmio per le spese variabili, avete abbastanza denaro per la bolletta elettrica inaspettatamente alta del mese di marzo. Se aveste messo a bilancio solo 245 dollari per una bolletta elettrica “normale” per marzo, avreste dovuto trovare rapidamente altri 200 dollari. Per un’azienda molto piccola, o un’azienda che sta sperimentando un calo delle entrate, questo può essere molto difficile da fare.

Apri un conto di risparmio aziendale ora se non ne hai uno

• Rivaluta le tue spese variabili ogni anno. Potreste essere tentati di usare le stesse proiezioni di spese variabili nel vostro budget ogni anno, specialmente se avete risparmiato una somma decente nel vostro conto di risparmio per le spese variabili. Evitate questa tentazione. Dovreste rivalutare le vostre spese variabili ogni anno. Specialmente nelle categorie di spesa in cui si ha un po’ più di controllo rispetto alle utenze, come le spese per l’uso dell’automobile, esistono opportunità di fare cambiamenti strategici per controllare le spese.

Suggerimento utile: Catturare tutte le spese variabili nel tuo bilancio

La maggior parte dei modelli di bilancio sono progettati per corrispondere al piano dei conti di un tipico business. Questo significa che i costi fissi, le spese variabili e le spese discrezionali sono sparse in tutto il modello. Questo layout rende molto facile confrontare i numeri effettivi con quelli preventivati (ricordate il rapporto di confronto tra profitti e perdite e budget menzionato prima?), ma rende anche facile “sorvolare” sulle spese variabili e discrezionali quando si stabiliscono i numeri del budget.

Quando mettete insieme il vostro budget aziendale, iniziate a elencare le vostre spese per tipo (fisse, variabili e discrezionali). Dopo aver determinato l’importo appropriato per ogni spesa, puoi inserire questi importi nel tuo modello di budget in modo che sia pronto da usare per confrontare il tuo budget con i numeri effettivi ogni mese.

In breve, il modo migliore per assicurarsi di essere preparati a mitigare l’impatto delle spese variabili si riduce a prestare attenzione ai costi di queste spese nel passato, e prepararsi con un buffer o qualche risparmio per occuparsene in futuro. Le medie sono buoni indicatori di dove si potrebbe arrivare in modo da non essere sorpresi – e continuare a prestare attenzione in modo da non essere scioccati dai cambiamenti.

Ridurre le spese variabili effettive

Più sopra ci siamo concentrati sulla riduzione dell’impatto delle spese variabili sul vostro budget, ma cosa succede se siete in una situazione in cui avete bisogno di ridurre le vostre spese variabili effettive? Se il tuo business lotta con la mancanza di prevedibilità, o hai bisogno di tagliare i costi, potresti cercare di ridurre le tue spese variabili complessive.

Mentre abbiamo usato l’esempio dell’elettricità sopra, troverai che la maggior parte dei tuoi costi variabili sono intorno alla produzione effettiva del tuo prodotto. Si tratta della manodopera e dei materiali che ci vanno dentro, e se avete bisogno di tagliare i costi, dovete analizzare questo processo e vedere se ci sono modi in cui potete produrre un output simile anche dopo aver fatto dei cambiamenti economicamente vantaggiosi a questo processo. Gli esempi includono:

1. Lavoro. C’è qualcosa che può essere automatizzato o esternalizzato senza che la qualità ne risenta? Potete aumentare l’efficienza della vostra forza lavoro, ottenendo più produzione, fornendo loro certi strumenti o servizi?
2. Materiali. State usando i materiali più convenienti? Potete comprare all’ingrosso? Se comprassi materiali migliori, avresti meno problemi con il tuo prodotto lungo la strada?
3. Valutare il tuo prodotto o servizio. Molte aziende offrono diversi prodotti e servizi. Potresti vendere cose come un pacchetto, ma è solo una parte del pacchetto che sta veramente generando entrate. Dovresti eliminare certe caratteristiche? C’è un modo per fornire il tuo prodotto o servizio più velocemente?

Ricorda, solo perché qualcosa è sempre stato fatto in un certo modo non significa che sia il modo giusto. Quando le aziende crescono, si può essere sopraffatti e di solito non si ha il tempo di fare a pezzi i sistemi e i processi attuali quanto si vuole. Ma, dato quanto il mercato può cambiare e i costi possono evolvere, fare questo potrebbe davvero aiutare la vostra azienda a identificare aree per risparmiare sulle spese variabili.

Le spese variabili influenzano il vostro budget… ma non dovrebbero distruggerlo

È frustrante formulare un piano, solo per avere circostanze fuori dal vostro controllo che mandano quel piano fuori rotta. Questa è una delle ragioni per cui molti proprietari di piccole imprese evitano del tutto di fare bilanci. Specialmente se la maggior parte delle vostre spese aziendali sono variabili – come spesso accade nelle piccole imprese – cercare di elaborare un budget accurato può sembrare impossibile.

Ora che avete una chiara definizione delle spese variabili, con un po’ di pianificazione, anche le spese variabili più volatili possono essere contabilizzate nel vostro budget con facilità. Costruire un buffer in un conto di risparmio aziendale per portarvi attraverso i mesi in cui le vostre spese variabili sono più alte del previsto manterrà il vostro budget in pista e proteggerà il vostro flusso di cassa. Rivalutare il vostro budget per le spese variabili ogni anno vi aiuterà a identificare aree di risparmio e altri miglioramenti.