L’importanza di un Dipartimento Conti Fornitori – Simple Accounting Software For Entrepreneurs
Ogni azienda o organizzazione ha essenzialmente due flussi finanziari – entrate e spese. Si potrebbe anche guardare a questo in modo più semplicistico e definirli come soldi che entrano e soldi che escono.
I soldi che entrano sono, ovviamente, ciò che tiene a galla un business e gli permette di operare per un periodo prolungato. Tuttavia, una volta che il denaro entra in un’organizzazione, ci deve essere un modo sicuro per tracciare le spese e mantenere i costi minimi e gestibili. È qui che entra in gioco il dipartimento di contabilità debitori.
Che cos’è la contabilità debitori?
La contabilità debitori fa parte del dipartimento di contabilità generale, e la sua missione specifica è quella di gestire e supervisionare i “conti da pagare” o il denaro che fluisce fuori da un’azienda. A differenza del marketing e delle vendite, non c’è molta azione o attività che potrebbe essere interpretata come esaltante in questo dipartimento, ma questo non cambia il fatto che è una parte estremamente vitale di un business di successo.
Come ci si può aspettare, l’efficienza del vostro sistema di contabilità fornitori è direttamente collegata alla stabilità finanziaria e alla reputazione della vostra organizzazione. Se la vostra azienda impiega troppo tempo – o è troppo lenta – a pagare clienti e fornitori, ciò si rifletterà negativamente sulla reputazione del vostro marchio.
Va anche nell’altra direzione. I crediti perdono valore nel tempo, specialmente dopo che sono scaduti. Quando molti crediti sono in ritardo di 90 giorni o più, valgono solo il 20% del loro valore originale. È opportuno assicurarsi che tutte le fatture siano pagate e gestite il più presto possibile.
Pivotale per il buon funzionamento della contabilità fornitori è il sistema o il software che il dipartimento usa per gestire le finanze. Anche con la squadra più talentuosa a vostra disposizione, le inefficienze non solo causeranno problemi, ma influenzeranno anche il resto della vostra organizzazione.
Ecco perché mantenere il vostro dipartimento di contabilità fornitori organizzato ed efficiente è la priorità numero uno quando si tratta di gestire le spese e le prestazioni finanziarie.
Perché la contabilità fornitori è così importante?
A parte l’ovvio punto che qualcuno deve gestire il denaro che scorre fuori da un’azienda, ci sono diverse ragioni per cui un dipartimento di contabilità fornitori è necessario.
Per cominciare, la fatturazione è il processo con cui la maggior parte dei clienti e dei venditori sono pagati da un’azienda. Le fatture arrivano e qualcuno deve pagare il conto. Poi, la fattura deve essere elaborata e organizzata per un’appropriata archiviazione e riferimento in seguito.
Un processo manuale di monitoraggio, modifica e approvazione delle fatture è generalmente lento e lungo. Può essere reso molto più semplice e veloce implementando un sistema automatizzato, grazie a strumenti software avanzati. Il costo medio dell’elaborazione delle fatture con poca o nessuna automazione può essere 20 volte superiore al costo con servizi di alta automazione implementati.
Ma anche con un sistema automatizzato, qualcuno deve tenere d’occhio le operazioni regolari per essere sicuro che le cose siano in ordine. Indovinate chi si occupa di questo per l’intera organizzazione? Sì, è il dipartimento di contabilità, o più specificamente, il team dei conti fornitori.
In secondo luogo, il team dei conti fornitori è il canale di contatto con i clienti. Ogni volta che qualcuno ha un problema con i pagamenti, è confuso sui flussi finanziari o ha solo bisogno di far compilare una fattura, interagirà e si impegnerà con il reparto contabilità fornitori. Pensate a loro come al team di PR per le vostre interazioni finanziarie. Volete che il vostro team appaia professionale ai clienti e ai potenziali clienti, e volete che il processo sia fluido ed efficiente.
Raggiungere questi obiettivi significa mantenere un team ben fornito di lavoratori esperti che hanno competenze specifiche e conoscenza delle operazioni finanziarie. Ancora più importante, capiscono i pro e i contro del software e degli strumenti necessari e possono aiutare a facilitare le interazioni fluide con chiunque, dai partner ai potenziali clienti.
Conti passivi in tutte le aziende
Naturalmente, con un’organizzazione e un’azienda più grande, i conti passivi hanno molto senso. Ma che dire di un’azienda più piccola con meno risorse? È ancora un dipartimento benefico e necessario per le piccole e medie imprese, e ci sono diversi modi per organizzare e strutturare il dipartimento in modo che funzioni.
Alla fine, non c’è modo di ignorare la necessità di avere un team di contabilità fornitori sul posto e fornire loro il software appropriato e gli strumenti per svolgere il loro lavoro. Se volete che il vostro business abbia successo, questo è un processo cruciale che non potete trascurare.