Mistake-Proofing Mistakes
C’è una tradizione popolare fornita da Shigeo Shingo, secondo la quale il nome originale di error-proofing (Poka-Yoke) era “fool-proofing” (Baka-Yoke). Shingo rimproverò i manager della Panasonic per aver usato quest’ultimo termine, perché era irrispettoso nei confronti dei lavoratori, chiamandoli essenzialmente stupidi. Shingo sostituì la parola “errore” con “stupido”, perché, come ha giustamente notato, fare errori fa parte dell’umanità. “Gli errori sono inevitabili”, disse, “ma i difetti che ne derivano non lo sono.”
Nonostante gli ammonimenti del signor Shingo, tuttavia, sento ancora usare regolarmente il termine “a prova di idiota” e, occasionalmente, con un po’ più di veleno, “a prova di idiota”. Senza dubbio, questi termini dispregiativi, insieme ad altri come “screw-up” e i suoi derivati meno gentili, hanno dato un cattivo nome a uno degli strumenti più energizzanti, potenzianti e creativi della cassetta degli attrezzi TPS. Molte organizzazioni non escono mai dai blocchi con questa tecnica a causa di un ambiente apertamente offensivo e colpevolizzante. Chi vuole segnalare un errore, quando la ricompensa è il biasimo e il ridicolo? Come Mr. T, i manager tendono a dire le parole sbagliate quando si verificano degli errori. Le cattive abitudini sono dure a morire.
Ma anche per i manager più illuminati ci sono ancora alcuni ostacoli comuni per creare un sistema Poka-Yoke veramente potente. Qualche settimana fa ho tenuto un breve webinar per AME su Poka-Yoke, e mi è stata posta questa domanda da uno spettatore:
“Come posso assicurare l’efficacia nell’uso del dispositivo Poka-Yoke? La gente di solito non vuole continuare ad usarlo.”
Ecco, con qualche abbellimento, la mia risposta:
“La risposta generale a questa domanda del webinar di oggi è che se la gente non trova un particolare strumento utile, non lo usa. Più specificamente per il poka-yoke, ci sono sette ragioni per cui lo strumento non è visto come utile dai membri del team:
- A volte per assicurare la qualità, viene aggiunto un passo aggiuntivo all’operazione per prevenire o rilevare il difetto, ma questo passo non è considerato nel lavoro standardizzato, cioè, non viene concesso tempo supplementare. Se il dispositivo o il metodo richiede un passo in più che richiede più tempo (ad esempio l’uso di una lista di controllo o la corrispondenza dei pezzi con un modello), allora gli impiegati si sentiranno affrettati e pressati a scegliere tra la velocità e la qualità.
- Un corollario alla mancanza di lavoro standardizzato è la mancanza di comunicazione ai membri del team, ai team leader e ai manager. Uno standard non documentato e non formato non è uno standard.
- Se il dispositivo o il metodo causa tensione al dipendente non durerà. Sostituire Muri con Muda non è un buon compromesso.
- Per i dispositivi poka-yoke di tipo detect (cioè, un difetto viene creato, ma viene rilevato prima che possa passare all’operazione successiva), il concetto comporta lo swarming del difetto quando è intrappolato per capirne la causa principale. Vedo molti casi in cui i difetti sono intrappolati, ma non c’è un seguito. I difetti si accumulano, o sono raccolti occasionalmente dall’ingegneria o dalla qualità, e nessun feedback torna alla linea di produzione. Quando i problemi non vengono risolti, questo promuove il cinismo. Non è un poka-yoke, solo un selezionatore di rottami.
- A volte, come suggerito nella domanda sopra, un dispositivo viene messo in funzione, ma il difetto persiste. Questo potrebbe significare che il dispositivo non è usato dal membro del team, ma può anche significare che il dispositivo semplicemente non funziona. C’è bisogno di più PCDA. Se il dispositivo non funziona, i membri del team saranno i primi a saperlo. Dire loro di usare qualcosa che non funziona è irrispettoso e disimpegnato.
- Il termine Poka-Yoke è usato in modo troppo ampio per descrivere contromisure che non hanno nulla a che fare con l’errore umano, ma si riferiscono più alla fornitura di attrezzature e fissaggi adeguati ai membri del team. Per esempio, se un particolare lavoro richiede la capacità di un sensore super umano per essere completato (più Muri), creare attrezzature per rendere il lavoro fattibile non è una soluzione Poka-Yoke. Mio padre, che era un macchinista di professione e un artista per passione, poteva disegnare una linea retta a mano libera intorno a un’intera stanza. La maggior parte di noi vorrebbe una riga e una livella per completare quel compito. Il punto è che quando ci riferiamo a tali contromisure come “a prova di errore”, stiamo ancora una volta mancando di rispetto ai membri della squadra.
- Più importante, se il dipendente che usa il dispositivo non è incluso nella soluzione, c’è tipicamente poco impegno ad usarlo, specialmente se si applica uno qualsiasi dei punti da 1 a 6.
Questa è la risposta lunga alla domanda breve. La risposta breve a questa domanda è che la parte “tecnica” del poka-yoke non funziona se non è fondata su una cultura della qualità.”
Forse puoi pensare a qualche altro errore comune a prova di errore da condividere con i nostri lettori. Fatemi sapere.
O.L.D.
A proposito, qualche anno fa, GBMP ha fatto un DVD di formazione Lean sul poka-yoke chiamato “Achieving Zero Defects By Respecting Human Nature”. Se vuoi saperne di più sul poka-yoke e su come applicarlo nella tua organizzazione, guarda qui dove puoi leggere, vedere una clip del video e acquistarlo se vuoi.