Quali sono i diversi tipi di sistemi contabili? Opzioni spiegate
Ci sono due tipi di sistemi contabili: Il primo è un sistema a entrata singola in cui una piccola impresa registra ogni transazione come una voce in un libro mastro. L’altro è un sistema a doppia entrata, dove ogni transazione è registrata sia come debito che come credito in conti separati.
Un sistema a doppia entrata assicura l’equilibrio dei libri di un’azienda.
Ecco di cosa parleremo:
Qual è la differenza tra entrata singola e doppia entrata?
Quali sono i tipi di software di contabilità?
Quali sono i tipi di metodi contabili?
Quale metodo contabile dovrei usare?
NOTA: I membri del team di supporto di FreshBooks non sono professionisti certificati in materia di imposte sul reddito o contabilità e non possono fornire consigli in queste aree, al di fuori delle domande di supporto su FreshBooks. Se hai bisogno di consigli sull’imposta sul reddito, contatta un commercialista nella tua zona.
Qual è la differenza tra la registrazione singola e la registrazione doppia?
Un sistema di contabilità a registrazione singola è solitamente utilizzato da aziende molto piccole per la sua semplicità. Forse l’azienda non fa molte transazioni in un dato giorno, o è una ditta individuale e il proprietario non ha bisogno o tempo per una contabilità estesa. Un sistema a entrata singola è conveniente, semplice (non è necessario alcun addestramento formale) e fornisce risparmi sui costi in quanto non richiede un software complesso. Un piccolo imprenditore potrebbe eseguire un sistema di contabilità a entrata singola su un programma Excel, se lo desidera.
Ci sono degli svantaggi in un sistema a entrata singola. A causa della natura incompleta dei dati inseriti, è impossibile un corretto rapporto finanziario. Come tale, è difficile per l’imprenditore fare un’analisi finanziaria e pianificare le risorse per il futuro. È molto più probabile che gli errori passino inosservati e che il furto sia meno probabile da rilevare (perché non c’è un inventario dei beni). Le autorità fiscali non riconoscono un sistema di contabilità a entrata singola per scopi di reporting di qualsiasi tipo.
Un sistema a doppia entrata è un processo di contabilità molto più dettagliato, tipicamente usato da grandi aziende. Un sistema a doppia entrata fornisce registrazioni complete e permette la creazione di rendiconti finanziari adeguati. Gli errori sono anche più veloci da individuare. Un sistema di contabilità a doppia entrata dipinge un quadro molto più accurato delle finanze di un’azienda.
Un sistema a doppia entrata è costoso, spesso complesso e richiede tempo. È anche soggetto a errori, se un’intera transazione non è registrata non c’è modo per il sistema di saperlo.
Quali sono i tipi di software di contabilità?
Sistema a entrata singola
Un sistema a entrata singola non richiede un software complicato. Un foglio di calcolo Excel o qualcosa di simile è tutto ciò che serve per inserire le informazioni. Per esempio, una transazione del sistema a entrata singola potrebbe essere simile a questa:
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Data |
Descrizione |
Spesa |
Provento |
Tax |
Metodo di pagamento |
Saldo |
| Pen set | N/A | $85.80 | $5.80 | Cash | $7.800 |
Nota che la colonna ‘Spese’ è vuota. Poiché questa era una transazione di vendita, il pagamento da parte del cliente è considerato “Entrata”. Se questa azienda avesse invece pagato un fornitore, allora “spese” è dove sarebbe stato inserito l’importo da pagare.
Il “Saldo” si riferisce al saldo di cassa complessivo della società nel suo conto bancario aziendale, una volta che la transazione è stata aggiunta.
Sistema a doppia entrata
Un sistema contabile a doppia entrata richiede un software per gestirlo correttamente. Gli imprenditori dovrebbero cercare online un software che sia facile da capire (progettato per gli imprenditori, non per i contabili) e che fornisca un accesso immediato a una serie di rapporti, come ad esempio:
- Profitto &Rendiconto delle perdite
- Contabilità generale
- Piano dei conti
- Riassunto delle tasse sulle vendite
- Riassunto delle fatture
- Riassunto dei pagamenti
- Rapporti spese
Freshbooks, fondato nel 2003, offre tali caratteristiche per le imprese di tutte le dimensioni, compreso il supporto clienti via e-mail o helpline.
Quali sono i tipi di metodi contabili?
Ci sono due tipi di metodi contabili: Contabilità di cassa e contabilità per competenza:
Metodo della contabilità di cassa
La contabilità di cassa registra le entrate e le spese quando vengono ricevute e pagate (quando il denaro passa di mano).
Metodo della contabilità per competenza
La contabilità per competenza registra gli importi in dollari quando avviene una transazione (una fattura che esce o una che entra), non quando il denaro viene effettivamente scambiato. Un metodo di contabilità per competenza è richiesto dalla legge quando un’azienda supera i 5 milioni di vendite. Si crede che questo metodo di contabilità dia un quadro più accurato delle finanze di un’azienda.
Questi sono i due principali tipi di metodi di contabilità, anche se a volte alle aziende è permesso di usare un ibrido dei due, se vengono soddisfatte certe condizioni.
Quale metodo di contabilità dovrei usare?
Quale metodo di contabilità dovresti scegliere dipende dalle dimensioni del tuo business.
Come un sistema di contabilità a entrata singola, un metodo di contabilità di cassa è preferito dalle piccole imprese perché è semplice da implementare e fa risparmiare tempo. Poiché la transazione viene registrata quando il contante passa di mano, l’imprenditore ha un’idea migliore del flusso di cassa dell’azienda in qualsiasi momento.
La contabilità per competenza è preferita dalle aziende più grandi (e in alcuni casi, legalmente richiesta) perché dà all’organizzazione un quadro più chiaro del reddito e delle spese dell’azienda. Per esempio, se le vendite combinate di un’azienda ammontano a 1,2 milioni in dicembre, allora un sistema di contabilità per competenza mostrerebbe quell’importo negli estratti conto dell’azienda anche se i pagamenti dai clienti non arrivano fino all’inizio dell’anno successivo. Se l’alta direzione avesse invece adottato un metodo di contabilità di cassa, non sarebbe stata a conoscenza dell’importo di 1,2 milioni e avrebbe potuto prendere decisioni o politiche basate su informazioni incomplete.
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