Remote Work Policy for Employers (with PDF sample template)
Con l’aumento del lavoro da casa, sta diventando sempre più importante mettere per iscritto gli accordi, i requisiti e le responsabilità di ogni parte, come parte di una politica di lavoro a distanza o un accordo di “lavoro da casa”. Ma cosa dovrebbe essere incluso in uno di questi contratti e perché sono necessari?
Cos’è una politica di lavoro a distanza?
Una politica di lavoro a distanza può essere sia un documento a livello di organizzazione che cattura le regole e i regolamenti sul lavoro a distanza o un’aggiunta a un contratto di lavoro esistente, elencando nuovi requisiti e responsabilità quando un dipendente va a distanza.
Soprattutto il secondo caso è più rilevante che mai, poiché migliaia di organizzazioni migrano verso un ambiente di lavoro a distanza di fronte alla COVID-19 e ai suoi effetti a lungo termine sulla forza lavoro.
Come parte della politica ufficiale del lavoro a distanza, dovreste esaminare le modifiche all’orario di lavoro, la portata dell’accordo di lavoro, le responsabilità del lavoratore a distanza che dovrebbe mantenere durante le sue giornate di lavoro da fuori ufficio e le regole più importanti che escludono le aree grigie, come ciò che accade con le attrezzature aziendali o chi è responsabile dei costi legati all’ufficio.
Sono spesso un contratto sottile da firmare, raramente vanno oltre due pagine complete e sono quindi spesso trascurati. Potresti non averne bisogno, ma è meglio andare sul sicuro.
Perché dovrei avere una politica scritta sul lavoro a distanza?
Mentre una grande parte della politica sul lavoro a distanza riguarda la gestione delle aspettative e il chiarimento della portata – qualcosa che potrebbe potenzialmente essere fatto in un memo interno invece che in un contratto formale – l’altra metà è anche per la copertura legale.
Per esempio, è importante mettere per iscritto la politica dietro i trasferimenti e i piani di compensazione in quei casi. La gente ha bisogno di aderire a misure di sicurezza per assicurarsi che i dati interni non trapelino e anche l’organizzazione della proprietà intellettuale quando qualcuno lavora da casa senza orari rigidi dovrebbe essere regolata.
Inoltre, in molti contratti di lavoro esistenti, l’esecuzione del lavoro e la protezione della proprietà intellettuale e fisica è coperta solo in ufficio. Per tutti questi casi, è necessario aggiungere anche l’eccezione del lavoro a distanza come una strada possibile.
Cosa deve far parte di un accordo di lavoro da casa?
Un accordo di lavoro da casa può essere facilmente respinto nella maggior parte dei casi. Se vuoi proteggere te stesso e i tuoi dipendenti dai danni, questi pezzi dovrebbero essere inseriti nella politica.
Scope & Duration
Ci sono decine di varianti del lavoro a distanza. Si può avere un modello misto, dove la gente passa alcuni giorni alla settimana a casa. Si può avere una politica di lavoro da casa che permette alle persone di prendere una certa quantità di giorni di ufficio da casa. Potreste essere parzialmente remoti, con alcune persone in ufficio e un altro gruppo in remoto o, infine, potreste essere completamente remoti, senza alcun ufficio.
Inoltre, specialmente durante la pandemia, potreste voler avere un passaggio limitato al lavoro remoto per un po’. Potreste voler specificare che la gente può lavorare completamente a distanza per l’estate, per evitare il caldo dell’ufficio che non ha l’aria condizionata. Non ci sono limiti alle possibili configurazioni che potreste adottare.
Porre il tipo di lavoro a distanza che vorreste eseguire, i limiti di esso e le responsabilità che associate a ciò dovrebbe essere parte della vostra politica.
Relocalizzazione & Compensazione
Se gestite un’operazione completamente a distanza, è più che ragionevole per i dipendenti decidere di trasferirsi altrove, dove gli piace di più. Il tuo lavoro come datore di lavoro è quello di costruire una strategia di delocalizzazione e decidere se la compensazione complessiva è abbinata alla posizione di un dipendente. Potresti anche iniziare a pensare ai contratti internazionali e alla conformità.
Inoltre, è spesso previsto o addirittura regolato dalla legge che tu, come datore di lavoro, debba rimborsare i costi legati all’ufficio. Mentre le nostre case si trasformano in uffici, dove tracciate il confine? È comune coprire internet e l’elettricità, ma forse si potrebbe anche voler coprire parte dell’affitto o una scrivania fissa in ufficio?
Se ci si aspetta che i dipendenti viaggino verso una sede principale alcune volte all’anno, anche questo dovrebbe essere messo per iscritto. Si dovrebbe, per esempio, menzionare quanto è coperto durante quel periodo di viaggio e cosa deve essere coperto dal dipendente.
Requisiti del lavoro a distanza
Il lavoro a distanza non equivale al lavoro a distanza. Dovresti essere chiaro su cosa ci si aspetta dai tuoi nuovi lavoratori remoti e dov’è il limite. Per esempio, mentre prima si poteva usare il time tracking per registrare i tempi di lavoro, questo non è più fattibile quando si lavora da casa. Dopo tutto, a volte è difficile tracciare la linea tra lavoro e vita e le cose cominciano a fluire l’una nell’altra.
Come minimo, dovreste specificare i requisiti minimi per far funzionare questo set up: I dipendenti dovrebbero lavorare da un posto dove non sono distratti – davanti alla TV o su una spiaggia non è per lo più un posto fattibile per un lavoro concentrato. Una connessione internet stabile è un must, quindi deve essere organizzata o a casa o in un ufficio condiviso.
Le pause sono ancora cruciali per ricaricarsi, quindi evitare che la gente continui a lavorare per ore e ore, di notte o nei fine settimana. A meno che non si prendano i giorni liberi altrimenti, di solito non è una soluzione a lungo termine. Infine, assicuratevi che la comunicazione sia impostata in un modo che funzioni per tutti. O essere disponibili su Zoom e Slack durante l’orario di lavoro o implementare completamente la comunicazione asincrona.
Cambiamenti alle politiche esistenti
Se stai passando dal lavoro in ufficio a quello a distanza, potresti avere più politiche già in atto che stanno interferendo con il tuo passaggio al lavoro a distanza. Una politica comune è il tempo di presenza, per esempio. Se prima avevi una politica che i dipendenti devono essere in ufficio tra certe ore in una giornata di lavoro, questo non è più possibile. Lo stesso vale per certi benefici o codici di abbigliamento.
Vorrete anche specificare se una nuova politica sostituisce una vecchia. Per esempio, la vostra politica sulla proprietà intellettuale di solito sovrascrive quella già concordata nel contratto di lavoro. Potrebbero entrare in vigore nuove misure di sicurezza e ci saranno nuove regole sul portare l’attrezzatura a casa.
Attrezzatura &Sicurezza
Infine, il modo di gestire la tua attrezzatura cambia con il passaggio al lavoro a distanza. Tradizionalmente, tutto il lavoro fatto sui macchinari dell’ufficio appartiene all’azienda, ma dato che le persone lavorano da casa e possono mischiare lavoro e vita privata, questo può spesso tornare a colpirti.
Inoltre, devono essere messe in atto più misure di sicurezza. Spesso è una buona idea richiedere che il traffico dell’ufficio passi attraverso una VPN, usare un certo standard di password e avere delle politiche scritte sul furto o sulla perdita di dati.
Si può fare.