Richiedere ai dipendenti di sottoporsi agli esami di idoneità al servizio
Supponiamo che un dipendente immagazzini prodotti in arrivo nel retro di un negozio al dettaglio. Egli utilizza un carrello elevatore. Il supervisore ha recentemente notato che il dipendente si è quasi assopito in alcune occasioni mentre azionava il carrello elevatore, e sembra letargico in altre occasioni. Dopo che il dipendente ha quasi investito un altro lavoratore, il supervisore chiama le Risorse Umane e chiede se il dipendente può essere costretto a ottenere un’autorizzazione medica per lavorare.
Il datore di lavoro può sottoporre il dipendente a un esame di “idoneità al servizio”? La risposta dipende da varie questioni legali e strategiche.
Esami di idoneità al lavoro
Secondo l’Americans With Disabilities Act (ADA) e il California Fair Employment and Housing Act, un datore di lavoro non può richiedere a un dipendente in servizio di sottoporsi a un esame medico a meno che l’esame sia “legato al lavoro e coerente con la necessità aziendale”. La logica di questa regola è che gli esami medici non legati al lavoro servono solo a stigmatizzare un dipendente con una disabilità.
Il termine “esame medico”, secondo la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), è “una procedura o un test che cerca informazioni sulle menomazioni fisiche o mentali o sulla salute di un individuo”. L’EEOC considera fattori come il fatto che il test sia amministrato o interpretato da un operatore sanitario in un ambiente medico, lo scopo del test, l’invasività dell’esame e l’uso di attrezzature mediche.
Gli esami medici possono includere test della vista, screening della pressione sanguigna e test del colesterolo, analisi delle urine, della saliva e dei capelli per rilevare malattie o marcatori genetici, e test psicologici che sono progettati per identificare un disturbo mentale o una menomazione. Ma i test per determinare l’uso attuale di droghe, i test di forma fisica e di agilità, i poligrafi, e i test psicologici progettati per misurare l’onestà, ecc, non sono considerati esami medici.
Correlato al lavoro e coerente con la necessità del business
Un esame medico è “correlato al lavoro e coerente con la necessità del business” quando un datore di lavoro “ha una ragionevole convinzione basata su prove oggettive che (1) la capacità di un dipendente di svolgere funzioni lavorative essenziali sarà compromessa da una condizione medica; o (2) un dipendente rappresenterà una minaccia diretta a causa di una condizione medica.”
Una “ragionevole convinzione” che un dipendente non possa svolgere le funzioni lavorative essenziali o rappresenti una minaccia per la sicurezza “richiede una valutazione del dipendente e della sua posizione e non può essere basata su supposizioni generali.” Il datore di lavoro può soddisfare questo standard oggettivo quando un datore di lavoro è a conoscenza della condizione medica di un dipendente e ha osservato problemi di prestazioni che possono essere ragionevolmente attribuiti alla condizione (come nell’esempio del carrello elevatore di cui sopra). Inoltre, lo standard può essere soddisfatto quando un datore di lavoro è dato informazioni affidabili che un dipendente ha una condizione medica che sta influenzando la sua capacità di svolgere le funzioni lavorative essenziali o indica una minaccia diretta.
Per esempio, una visita medica per testare la vista di un autista di camion è legata al lavoro. Se un datore di lavoro sa che uno dei suoi autisti ha problemi di vista, e osserva che il dipendente ha problemi di vista, potrebbe essere ragionevole per il datore di lavoro credere che la vista del dipendente stia ostacolando la sua capacità di svolgere una funzione lavorativa essenziale – guidare. Un esame medico, quindi, può essere giustificato.
D’altra parte, se un datore di lavoro viene a sapere per vie traverse che una dipendente ha un cancro al seno, ma la sua prestazione lavorativa non è influenzata in alcun modo, un tentativo da parte del datore di lavoro di obbligare una visita medica violerebbe l’ADA.
Un dipendente è considerato una “minaccia diretta” se presenta un “rischio significativo di danno sostanziale alla salute o alla sicurezza del dipendente o di altri che non può essere eliminato o ridotto da una sistemazione ragionevole”. Una valutazione individualizzata della capacità del dipendente di svolgere in sicurezza le sue funzioni lavorative essenziali deve essere condotta per determinare se un dipendente presenta una minaccia diretta. I seguenti fattori sono rilevanti: (1) la durata del rischio; (2) la natura e la gravità del danno potenziale; (3) la probabilità che il danno potenziale si verifichi; e (4) l’imminenza del danno potenziale.
Brownfield contro la città di Yakima
La Corte d’Appello degli Stati Uniti per il Nono Circuito in Brownfield contro la città di Yakima ha considerato se la città poteva legalmente richiedere a Oscar Brownfield, un ufficiale di polizia, di sottoporsi a un esame di idoneità al servizio. Anni dopo essere tornato in servizio a seguito di un trauma cranico, la città ha richiesto a Brownfield di sottoporsi a un esame. La città ha ritenuto che l’esame fosse giustificato perché Brownfield ha usato un’imprecazione ed è uscito da una riunione con i colleghi; si è sentito “perdere il controllo” dopo essere stato schernito da un bambino durante un arresto del traffico; impegnato in una discussione dirompente con un collega; presumibilmente ha colpito la sua moglie alienata durante una discussione; e ha fatto commenti preoccupanti come, “Non importa come questo finisce.
Un medico ha diagnosticato a Brownfield un “disturbo dell’umore” che lo ha reso inadatto al servizio. La città lo ha licenziato dopo che si è rifiutato di sottoporsi ad un esame di idoneità al servizio. Brownfield ha poi intentato una causa sostenendo che il suo licenziamento ha violato l’ADA. Il tribunale ha concesso un giudizio sommario per la città, e Brownfield ha fatto appello.
Il Nono Circuito ha sostenuto che il tentativo della città di costringere un esame di idoneità al servizio era coerente con l’ADA. La corte ha notato che “lo standard di necessità aziendale è abbastanza alto e non deve essere confuso con la mera convenienza”. Tuttavia, la corte ha ragionato che “gli esami psicologici profilattici possono a volte soddisfare lo standard di necessità aziendale, in particolare quando l’impiegato è impegnato in un lavoro pericoloso”. La corte ha inoltre argomentato che la città “aveva una base oggettiva e legittima per dubitare della capacità di Brownfield di svolgere i compiti di un ufficiale di polizia.
Età di servizio dopo un congedo
Un datore di lavoro potrebbe voler sapere se un dipendente è medicalmente in grado di svolgere i suoi compiti dopo un congedo medico. Oltre al requisito di “attinenza al lavoro” dell’ADA, il datore di lavoro deve considerare il Family and Medical Leave Act (FMLA) e il California Family Rights Act (CFRA) nel decidere se tale esame sarebbe appropriato.
I datori di lavoro possono richiedere ai dipendenti di sottoporsi a esami di idoneità al servizio al ritorno dal congedo FMLA/CFRA. Il datore di lavoro, comunque, deve avere “una politica o una pratica applicata uniformemente che richiede a tutti i dipendenti simili (cioè, stessa occupazione, stessa grave condizione di salute) che prendono il congedo per tali condizioni di ottenere” una certificazione dai loro fornitori di assistenza sanitaria che siano idonei al servizio.
Un datore di lavoro che richiede un rapporto di idoneità al servizio al ritorno di un dipendente dal congedo FMLA/CFRA deve fornire un preavviso di tale requisito.
Poiché l’ADA può applicarsi anche alle condizioni mediche del dipendente, i datori di lavoro dovrebbero richiedere esami fisici di ritorno al lavoro solo quando la capacità fisica del dipendente è importante per il lavoro. I regolamenti FMLA danno degli esempi: “un avvocato non potrebbe essere obbligato a sottoporsi a un esame medico… solo perché le è stata amputata una gamba. Le funzioni essenziali del lavoro di un avvocato non richiedono l’uso di entrambe le gambe…n datore di lavoro può richiedere a un operaio di magazzino, la cui menomazione alla schiena influisce sulla capacità di sollevare pesi, di essere esaminato da un ortopedico…”
Sistemazione ragionevole
Se un esame di idoneità al servizio rivela che un dipendente sarà limitato dallo svolgere una parte o tutto il suo lavoro a causa di una disabilità, il datore di lavoro deve determinare se è possibile una sistemazione ragionevole. Cioè, il datore di lavoro deve determinare se le regolazioni dell’ambiente di lavoro, compreso il congedo medico, potrebbero migliorare le limitazioni identificate durante l’esame di idoneità al servizio. I datori di lavoro dovrebbero lavorare con il dipendente e il fornitore di assistenza sanitaria per determinare se la sistemazione delle restrizioni identificate è fattibile in modo che il dipendente possa svolgere la funzione essenziale del lavoro in modo sicuro, efficace e senza causare difficoltà eccessive.
Altre considerazioni
I datori di lavoro che richiedono esami di idoneità al servizio devono considerare una serie di altre questioni oltre alla legalità dell’esame stesso. Per esempio, la legge statale sulla riservatezza delle informazioni mediche (CMIA) limita le informazioni che un fornitore di assistenza sanitaria può rivelare al datore di lavoro senza una specifica autorizzazione da parte del datore di lavoro. Lo statuto permette la divulgazione delle “imitazioni funzionali” del dipendente piuttosto che la storia medica o diagnosi particolari. La Corte d’Appello della California molto tempo fa ha sostenuto, in Pettus v. Cole, che i medici che eseguono un esame di idoneità al servizio e il datore di lavoro potrebbero essere ritenuti responsabili quando troppe informazioni vengono divulgate.
In aggiunta alla CMIA, i dipendenti della California hanno un diritto costituzionale alla privacy nelle loro informazioni mediche. Il datore di lavoro deve avere un interesse sufficiente ad ottenere informazioni private per giustificare l’intrusione nell’aspettativa di privacy del dipendente.
I datori di lavoro possono anche voler considerare se richiedere un esame di idoneità al servizio è necessario in un caso particolare. Per esempio, se il datore di lavoro non ha saputo che il conducente del carrello elevatore nell’esempio di cui sopra ha una “disabilità”, il datore di lavoro probabilmente potrebbe tranquillamente disciplinare o licenziare il dipendente per essersi addormentato sul posto di lavoro, o per aver operato negligentemente il carrello elevatore e aver quasi causato un infortunio.
Similmente, se un dipendente senza storia di disabilità mentale si arrabbia o fa minacce contro gli altri, il datore di lavoro non deve “medicalizzare” il cattivo comportamento richiedendo una “nota del medico”. Può essere che un dipendente sia semplicemente un idiota piuttosto che una persona con un problema medico in buona fede. In assenza di un preavviso di disabilità, il datore di lavoro può semplicemente prendere provvedimenti coerenti con le sue politiche e qualsiasi contratto di lavoro che può esistere.
Tuttavia, se il datore di lavoro ha notato che un dipendente ha un disturbo del sonno, può essere pericoloso disciplinare il dipendente senza alcuna valutazione della possibilità di una sistemazione. L’esame di idoneità al servizio può essere parte di questo processo.
Conclusione
Come mostrato sopra, richiedere a un dipendente di sottoporsi a un esame medico richiede la considerazione di una serie di leggi e considerazioni concorrenti. Anche quando la legge permette ai datori di lavoro di condurre esami di idoneità al servizio, il datore di lavoro dovrebbe considerare se è saggio farlo. La responsabilità per i passi falsi può essere grave, non solo in base all’ADA o al FMLA/CFRA, ma anche in base agli statuti sulla privacy medica e ai principi della common law sulla privacy. Come sempre, raccomandiamo di consultare un consulente esperto in diritto del lavoro.