Usare un quadro decisionale: un’immersione profonda in RAPID®
Ho pensato molto all’efficienza operativa e a come costruire organizzazioni più efficienti ultimamente. La velocità del processo decisionale in un’organizzazione è al centro dell’efficienza complessiva dell’organizzazione stessa. Se si combina la velocità del processo decisionale con la chiarezza e la responsabilità richieste in tutto il processo decisionale, si finisce per prendere più decisioni buone più velocemente.
Più ho pensato a questo, più ho esplorato diversi modi di gestire le riunioni, scrivere documenti, definire il ritmo degli affari e altro. Una delle aree che è stata interessante per me è imparare un po’ di più sui quadri decisionali. Questi sono progettati per guidare la trasparenza nelle persone dietro le decisioni. Le strutture decisionali funzionano meglio in un ambiente dove ci sono più stakeholder e c’è bisogno di un equilibrio tra un processo decisionale partecipativo e la capacità di prendere queste decisioni rapidamente e chiaramente.
In generale, le strutture decisionali sono progettate per rendere chiari i proprietari delle decisioni e gli stakeholder fin dall’inizio. Durante il ciclo di vita di qualsiasi progetto, a volte non è chiaro chi possiede una decisione finale, chi è uno stakeholder critico e chi sta semplicemente fornendo un input. Man mano che le discussioni procedono, l’opinione di tutti diventa ugualmente valida anche se la responsabilità di ognuno non è la stessa.
All’interno dell’organizzazione di progettazione di VMware abbiamo esaminato molti framework decisionali, e ce ne sono molti, e siamo giunti all’utilizzo di RAPID®. Siamo all’inizio del suo sviluppo in tutta l’organizzazione. Altri framework decisionali sono altrettanto validi e potrebbero essere migliori per la vostra organizzazione. Detto questo, l’utilizzo di un quadro coerente è fondamentale per garantire che la tua organizzazione sia sulla stessa pagina mentre costruisci progetti in team.
RAPID® è l’abbreviazione di: Raccomandare, concordare, eseguire, inserire e decidere. E’ una struttura decisionale che identifica le persone chiave per ognuna di queste aree e assicura che tutte le persone coinvolte abbiano chiari i loro ruoli, capiscano il loro impatto e abbiano una chiara comprensione della loro proprietà e responsabilità e della proprietà e responsabilità degli altri nel progetto.
RAPID® è definito come segue:
- Raccomandare una decisione o un’azione: questa è la persona o il gruppo di persone che parteciperà nel raccomandare un’azione come parte del risultato atteso.
- Accettare la decisione o l’azione: questa è la persona o il gruppo di persone che devono essere d’accordo con la decisione o che il loro punto di vista, se non sono completamente d’accordo, dovrebbe essere riflesso nella proposta e/o nel risultato finale.
- Eseguire l’oggetto dell’azione: questa è la persona o il gruppo di persone responsabile dell’esecuzione dell’azione.
- Input: questa è la persona o il gruppo di persone che fornirà l’input. L’input può o non può essere riflesso nella proposta finale
- Decidere di prendere una decisione: questa è la singola persona che è il proprietario della decisione su questo. È davvero importante che ci sia un singolo proprietario della decisione e non un gruppo di proprietari della decisione. Se ti senti come se tendessi ad aggiungere più persone qui, probabilmente hai bisogno di valutare i tuoi progetti e potresti trovare utile dividere questi progetti di conseguenza.
Come sto iniziando ad usarlo
Sto iniziando ad usare RAPID® in molti contesti diversi. Per esempio, dato che facciamo esperienze end-to-end più grandi che abbracciano più prodotti e servizi diversi e includono molti stakeholder diversi, la definizione di RAPID® ha aiutato a garantire che gli stakeholder siano chiaramente definiti nei diversi livelli di RAPID®, pur avendo un chiaro decision maker.
Con questo in mente, è stato estremamente utile per determinare chi partecipa a quali riunioni e chi è richiesto per ogni conversazione. Per esempio, un decision owner può decidere di collaborare con coloro che rientrano nel gruppo di stakeholder “Agree” per assicurarsi che facciano parte della definizione del contesto e delle giuste raccomandazioni, mostrando il risultato finale solo al gruppo di persone che forniscono l’input.
Ho anche usato parti di RAPID® come appropriato per compiti più piccoli. Per esempio, se abbiamo un compito fuori da una conversazione della riunione del personale, abbiamo delineato le parti necessarie di RAPID® appropriate per quel compito evidenziando la lettera utilizzata.
Per esempio, abbiamo lavorato attraverso un progetto e avevamo bisogno di un chiaro proprietario della decisione e una chiara lista di chi doveva essere d’accordo sulla decisione. Quello che abbiamo fatto è stato mettere in grassetto le lettere di RAPID® necessarie come parte delle nostre note di riunione con RAPID® che significa il proprietario della decisione, e RAPID® che significa l’elenco delle persone che devono essere d’accordo con la decisione o avere le loro opinioni riflesse in essa.
Suggerimenti per usare RAPID®
L’uso del quadro decisionale RAPID® richiede disciplina e pratica. Perché sia efficace, è necessario costruire il muscolo e la disciplina di pensare attraverso RAPID® all’inizio di ogni progetto appropriato. Non tutte le decisioni richiedono di identificare chiaramente ogni aspetto di RAPID®.
Nota alcuni consigli sull’uso di RAPID®:
- Se stabilisci che RAPID® è necessario o se è richiesto come parte di un aggiornamento dello stato, per esempio, assicurati di identificare tutti gli aspetti di RAPID® prima che una decisione sia presa o sia necessaria. E’ importante che le persone siano identificate quando il progetto è al suo punto di partenza.
- Assicurati che le raccomandazioni, gli input e gli accordi siano chiaramente delineati. Qualcuno che deve essere d’accordo con una decisione potrebbe anche fare una raccomandazione o fornire un input. Dovrebbe essere chiaro quale livello di input stanno fornendo e in quale contesto.
- RAPID® è utile per organizzazioni e progetti più grandi. Ci sono decisioni che potrebbero beneficiare di parti di RAPID® (come la parte di proprietà della decisione) ma usarlo per ogni singola decisione è un eccesso che potrebbe avere l’effetto contrario.
Risorse
- Modellare lo stile e il comportamento decisionale – un buon articolo sui diversi stili decisionali e su quando usare RAPID®
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